Wie man eine Aufgabe erstellt

Diese Option kann Ihnen helfen, den Überblick über Ihre To-Dos zu behalten, indem Sie eine Aufgabe für etwas erstellen, das Sie selbst erledigen müssen. Ein Beispiel könnte sein: „Alle E-Mails beantworten“. Wenn Sie eine solche Aufgabe erstellen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Aufgabe für mich erstellen oben rechts im Fenster Meine Aufgaben.

Es öffnet sich ein „Neue Aufgabe“-Fenster und Sie können Ihren Titel, „Alle E-Mails beantworten“, das Fälligkeitsdatum eingeben und die Aufgabe sich selbst zuweisen, indem Sie „Zuweisen an“ auswählen. Wenn Sie Netzwerkadministrator sind, können Sie alle Personen in Ihrem Netzwerk sehen. Mit der Suchfunktion über der Namensliste in der mittleren Spalte können Sie nach sich selbst suchen und Ihren Namen auswählen. Falls Sie keine Administratorrechte haben, müssen Sie in der linken Spalte nach einer Gruppe suchen, der Sie angehören, und dann können Sie Ihren Namen in der mittleren Spalte finden.

Fügen Sie eine Beschreibung und ggf. Tags hinzu, dann sind Sie fertig und haben Ihre erste Aufgabe erstellt!

Der Prozess, um eine Aufgabe einer einzelnen Person oder mehreren Personen* zuzuweisen, die nicht gemeinsam in einer Gruppe sind, ist dem oben beschriebenen Vorgang zum Erstellen einer eigenen Aufgabe sehr ähnlich, aber stattdessen im Admin-Fenster. 

*nur am Desktop möglich!

Es kann sein, dass Sie einer bereits bestehenden Gruppe von Personen individuell eine Aufgabe zuweisen möchten. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht, dass alle Personen aus Ihrem Kaufhaus ihre Verfügbarkeit für Schichten eintragen, oder Sie möchten jedes Mitglied einer bestimmten Gruppe bitten, einen Vorschlag für den Start eines Projekts zu erarbeiten. 

Was auch immer Sie von jedem einzelnen Mitglied einer Gruppe benötigen, Sie können es allen gleichzeitig zuweisen, indem Sie die betreffende Gruppe in den „Empfänger auswählen“-Listen auf der linken Seite des Fensters auswählen. Sie haben auch die Möglichkeit, nur einige Personen innerhalb einer Gruppe auszuwählen oder bestimmte Gruppenmitglieder auszuschließen, indem Sie sie im zentralen Bereich des Fensters Empfänger auswählen nach Namen auswählen oder abwählen.

Sobald Sie eine oder mehrere Gruppen ausgewählt und auf „Zuweisen“ geklickt haben, gelangen Sie zurück ins Fenster „Neue Aufgabe“. Hier können Sie wieder eine Beschreibung und ggf. Tags hinzufügen. 

Beachten Sie, dass Sie folgende Meldung sehen werden:‘Es ist nicht möglich, für diesen Aufgabentyp Einzelpersonen hinzuzufügen oder zu entfernen. Bitte überprüfen Sie Ihre Auswahl, um dieses Kästchen anzukreuzen’, da die Option, dass die Aufgabe nur von einem Benutzer als erledigt markiert wird, deaktiviert ist. Dies ist nur möglich, wenn die Aufgabe einer gesamten Gruppe zugewiesen wird, ohne dass jemand anderes aus anderen Gruppen hinzugefügt oder ausgeschlossen wurde.

Bitte beachten: Wenn Sie einen Aufgabentyp mehreren Empfängern (mehreren Gruppen oder Personen) zuweisen möchten, müssen Sie dies im Web tun, da es auf Mobilgeräten nicht möglich ist. 

Immer wenn Sie möchten, dass eine Aufgabe von einer bestimmten Gruppe von Personen erledigt wird, es Ihnen aber nicht wichtig ist, wer sie erfüllt, oder Sie eine Gruppe bitten möchten, gemeinsam an einer Aufgabe zu arbeiten, können Sie eine Gruppenaufgabe zuweisen. Dies ist eine Aufgabe, bei der nur eines der Mitglieder angeben kann, dass die gesamte Gruppe ihre zugewiesenen Aufgaben erledigt hat.

Wenn Sie diese Art von Aufgabe zuweisen möchten, müssen Sie eine oder mehrere Gruppen auswählen, indem Sie wie oben beschrieben im Fenster „Empfänger auswählen“ vorgehen, und diesmal das Kontrollkästchen aktivieren, das „Von einem Mitglied jeder zugewiesenen Gruppe zu erledigen“ sagt.  

Wenn Sie dies tun, können Sie – im Gegensatz zur Zuweisung einer persönlichen Aufgabe – keine einzelnen Personen oder einige Personen innerhalb einer Gruppe auswählen, sondern nur ganze Gruppen. Sobald ein einzelnes Mitglied einer Gruppe die Aufgabe als erledigt markiert, bedeutet das, dass die ganze Gruppe die Aufgabe abgeschlossen hat und sie auch in ihrem eigenen Profil als erledigt sehen wird.

Es ist wichtig zu beachten, dass Sie, wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, keine einzelnen Personen innerhalb derselben oder anderer Gruppen entfernen oder hinzufügen können, sondern nur eine (oder mehrere) Gruppen auswählen können. Wenn Sie dies versuchen, sehen Sie diese Fehlermeldung:

Bitte beachten: Wenn Sie einen Aufgabentyp mehreren Empfängern (mehreren Gruppen oder Personen) zuweisen möchten, müssen Sie dies im Web tun, da es auf Mobilgeräten nicht möglich ist. 

Um Ihrer Aufgabe einen Titel zu geben, füllen Sie bitte das erste Textfeld mit der Bezeichnung Aufgabe aus. Es besteht die Möglichkeit, einer Aufgabe ein Fälligkeitsdatum in Form einer Deadline hinzuzufügen. Aufgaben, die in der Aufgabenliste erscheinen, werden standardmäßig nach Fälligkeitsdatum sortiert. Sie können ein Fälligkeitsdatum/Deadline hinzufügen, indem Sie auf das Kalendersymbol klicken und das gewünschte Datum auswählen. Wenn Sie keine Deadline hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Kreuz. Diese Aufgaben erscheinen dann am Ende der Aufgabenliste. 

Um Ihrer Aufgabe zusätzliche Informationen hinzuzufügen, verwenden Sie das Beschreibungsfeld. Sie können in diesem Feld auch Links (URLs) einfügen. 

Klicken Sie auf das „A“-Symbol unten im Aufgabenbeschreibungsfeld, um die Formatierungsoptionen zu sehen:

• Sie können Ihren Text fett machen
• Sie können Wörter kursiv schreiben
• Wichtige Dinge unterstreichen
• Sie haben die Möglichkeit, durchgestrichenen Text hinzuzufügen
• Sie können auch Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen erstellen, perfekt, um Handlungen aufzuschlüsseln und jeden Schritt zu erläutern!

Möchten Sie Ihrer Aufgabe einen Anhang hinzufügen, um sie effizienter zu machen? Lesen Sie den entsprechenden Artikel hier.