Artikelzusammenfassung: Diese Anleitung erklärt, wie man die Gruppenmitgliedschaften für aktive Benutzer verwaltet. Für bestehende Mitglieder können Administratoren den Einladungsprozess umgehen und sie direkt gleichzeitig mehreren Gruppen über die Netzwerkeinstellungen zuweisen oder den Prozess über User Sync automatisieren.
1. Hinzufügen vs. Einladen in eine Gruppe
Wenn ein Benutzer bereits ein aktives Mitglied Ihres Speakap-Netzwerks ist, müssen Sie ihm keine Einladung senden, um einer internen Gruppe beizutreten. Administratoren haben die Möglichkeit, sie direkt aus den Netzwerkeinstellungen gleichzeitig in eine oder mehrere Gruppen „einzufügen“ oder hinzuzufügen.
Dies stellt sicher, dass der Benutzer sofort Zugriff auf die Timeline und Ressourcen der Gruppe erhält, ohne die Einladung manuell annehmen zu müssen.
2. Manuelle Schritt-für-Schritt-Anleitung
Um ein aktives Benutzerkonto manuell gleichzeitig zu mehreren Gruppen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Melden Sie sich in Ihrem Speakap-Netzwerk an (https://name.speakap.com).
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts auf Ihrem Bildschirm, um zu den Netzwerkeinstellungen zu gelangen.
- Wählen Sie im linken Menü den Reiter Benutzer aus.
- Verwenden Sie die Suchleiste, um den spezifischen Benutzer zu finden, und klicken Sie auf seinen Namen, um sein Profil zu öffnen.
- Klicken Sie im Benutzerprofil-Modal auf den Reiter Gruppen.
- Klicken Sie in die Suchleiste mit der Bezeichnung Zu folgenden Gruppen hinzufügen.
- Suchen Sie nach der gewünschten(n) Gruppe(n) und klicken Sie darauf. Sie können diesen Schritt wiederholen, um so viele Gruppen wie nötig auszuwählen.
- Nachdem Sie alle notwendigen Gruppen ausgewählt haben, klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu bestätigen.
- Die Benutzer werden automatisch hinzugefügt, ohne eine Einladung annehmen zu müssen. Sie werden in die Gruppe aufgenommen.
3. Automatisierung der Gruppen-Zuweisungen via User Sync
Wenn Ihre Organisation die Funktion User Sync zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten nutzt, müssen Sie Benutzer nicht einzeln manuell zu Gruppen hinzufügen. Stattdessen können Sie diesen Prozess mit Hilfe von Gruppen-Mapping-Regeln automatisieren, wie in den User Sync-Artikeln erklärt.
Gruppen-Mapping-Regeln weisen Benutzer basierend auf ihren HR-Datenattributen automatisch bestimmten Speakap-Gruppen zu, wie z. B.:
- Abteilung (z. B. Vertrieb, Marketing)
- Rolle (z. B. Manager, Teamleiter)
- Standort (z. B. Amsterdam HQ, London Büro)
Es kann auch eine Kombination dieser sein.
Verwaltungsoptionen:
- Option A (Self-Service): Wenn Ihre Organisation direkten Zugriff auf die User Sync-Konfiguration hat, können Sie diese Gruppen-Mapping-Regeln selbst direkt in den Sync-Einstellungen einrichten oder anpassen.
- Option B (Speakap Support): Wenn Sie keinen direkten Zugriff auf User Sync haben oder Unterstützung bei komplexen logischen Ausdrücken benötigen, kann unser Team dies für Sie konfigurieren. Bitte kontaktieren Sie support@speakap.com mit Details zu den HR-Kriterien und den Zielgruppen, die Sie automatisieren möchten.