Zusammenfassung des Artikels: Wenn Ihre Organisation wächst oder umstrukturiert wird, muss Ihr digitaler Arbeitsplatz diese Änderungen widerspiegeln. Diese Anleitung erklärt, wie Sie bestehende Strukturen überprüfen, neue Geschäftseinheiten oder Abteilungen erstellen und Mitarbeiter entweder manuell oder automatisch mithilfe von User Sync-Gruppen-Mapping-Regeln zuweisen.
1. Überprüfen, ob die Gruppe bereits existiert
Bevor Sie eine neue Struktur erstellen, prüfen Sie, ob die Abteilung, Position oder Rolle bereits eine bestehende Gruppe in Ihrem Speakap-Netzwerk hat.
- Wenn die Gruppe bereits existiert: Sie müssen sie nicht neu erstellen. Sie können direkt mit dem manuellen Hinzufügen von Benutzern (Option A) oder dem Aktualisieren Ihrer User Sync-Regeln fortfahren, um den neuen HR-Wert auf diese bestehende Gruppe zu verweisen (Option B).
- Wenn die Gruppe nicht existiert: Sie müssen zuerst die leere Struktur erstellen, bevor Benutzer zugewiesen werden können (Fahren Sie mit Schritt 2 fort).
2. Erstellen Sie die neue Geschäftseinheit oder Abteilung (falls erforderlich)
Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Administratorrechte verfügen, bevor Sie beginnen.
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und navigieren Sie zu Organisationseinstellungen (wenn es sich um eine Geschäftseinheit oder Abteilung handelt) oder Gruppeneinstellungen (wenn es eine Gruppe werden soll).
- Für Geschäftseinheiten: Gehen Sie zum Tab Geschäftseinheit und klicken Sie auf die Schaltfläche + Geschäftseinheit, um diese zu erstellen. (Manchmal kann die Bezeichnung unterschiedlich sein, z. B. Division, Region, Standort oder Filiale)
- Für Abteilungen: Gehen Sie zum Tab Abteilung (manchmal als Abteilungen, Standort oder Division bezeichnet) und klicken Sie auf + Abteilung, um diese zu erstellen.
- Verknüpfung: Wenn die neue Abteilung unter einer bestimmten Geschäftseinheit angesiedelt ist, öffnen Sie diese Geschäftseinheit, navigieren Sie zum Tab Abteilung und fügen Sie die neu erstellte Abteilung durch Klicken auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ darunter hinzu.
3. Option A: Benutzer manuell hinzufügen
Wenn Sie keinen automatisierten User Sync verwenden, müssen Sie Benutzer manuell zur neuen oder bestehenden Gruppe hinzufügen:
- Öffnen Sie die Geschäftseinheit oder Abteilung, dort sehen Sie die Benutzerliste.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Hinzufügen.
- Suchen Sie Benutzer und wählen Sie diese einzeln aus oder wählen Sie mehrere Benutzer gleichzeitig aus.
- Wählen Sie in der Spalte Rolle aus, ob jeder Benutzer ein Standard-Mitglied oder ein Administrator dieser Gruppe ist.
- Tipp: Überprüfen Sie die Einstellungen, ob Mitglieder Inhalte posten dürfen oder nicht.
4. Option B: Benutzer automatisch über User Sync hinzufügen
Wenn Sie einen User Sync-Prozess eingerichtet haben, können Sie die Benutzerzuweisung basierend auf den neuen Daten aus Ihrem HR-System automatisieren.
So ordnen Sie den neuen HR-Wert einer Gruppe zu:
- Navigieren Sie zu Ihrem User Sync-Dashboard.
- Gehen Sie zum Abschnitt Gruppen-Mapping und klicken Sie auf das +-Symbol, um eine neue Regel hinzuzufügen.
- Gruppe auswählen: Finden und wählen Sie die neu erstellte oder bestehende Gruppe aus der Liste aus.
- Mapping-Regeln: Wählen Sie „Nur Benutzer, die bestimmten Regeln entsprechen“.
- Ausdruck hinzufügen: Erstellen Sie eine Regel, die dem spezifischen neuen Datenwert aus Ihrem HR-System entspricht. Zum Beispiel so einstellen, dass Benutzer, deren HR-Profil die neue Abteilung als Rolle angibt, automatisch dieser Gruppe hinzugefügt werden.
- Schließen Sie die Einrichtung ab, indem Sie die Rollen definieren und festlegen, ob die Gruppe Pflicht ist, und klicken Sie dann auf Neue Regeln erstellen.
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Führen Sie den User Sync aus. Von diesem Zeitpunkt an werden Mitarbeiter mit dem neuen HR-Wert automatisch der entsprechenden Abteilung zugewiesen.
Tipp: Überprüfen Sie die Einstellungen, ob Mitglieder Inhalte posten dürfen oder nicht.