Zusammenfassung: Dieser Leitfaden erklärt, was im Hintergrund passiert, wenn Inhalte dauerhaft aus Speakap gelöscht werden, warum gelöschte Elemente nicht wiederhergestellt werden können, welche Metadaten für Compliance-Zwecke im Audit-Log gespeichert werden und wie Sie dieses Log bei der Speakap-Unterstützung anfordern können. Verfasst für Netzwerkadministratoren, Compliance- und Datenschutzbeauftragte sowie neugierige Benutzer.
Der Vorgang der endgültigen Löschung
Wenn ein Autor oder Administrator Inhalte in Speakap löscht, einschließlich Feed-Updates, News-Elementen, einzelnen Kommentaren, Knowledge-Base-Artikeln oder hochgeladenen Dateien, führt die Plattform sofort eine „endgültige Löschung“ durch.
Es gelten zwei strenge Regeln:
- Vollständig irreversibel: Durch die endgültige Löschung werden die Inhalte dauerhaft aus der aktiven Speakap-Datenbank entfernt.
- Keine Wiederherstellung: Nach der Löschung werden die Inhalte von unseren Servern entfernt. Sie können weder von Netzwerkadministratoren noch von der Speakap-Unterstützung wiederhergestellt, rückgängig gemacht oder abgerufen werden.
Eine Kurzfassung dieser Antwort finden Sie unter Kann ein gelöschtes News-Element, Update oder Kommentar wiederhergestellt werden?.
Welche Informationen im Audit-Log gespeichert werden
Die Inhalte selbst (Text, Bilder und Anhänge) werden während einer endgültigen Löschung zerstört. Speakap führt jedoch ein sicheres, unveränderliches Audit-Log, das das Löschereignis aufzeichnet, damit Organisationen Compliance-Nachverfolgung und Kontrolle gewährleisten können.
Das Audit-Log ist in Speakap nicht verfügbar, und Netzwerkadministratoren können es nicht selbst öffnen. Um es einzusehen, wenden Sie sich an die Speakap-Unterstützung (siehe Audit-Log anfordern weiter unten).
Im Audit-Log werden ausschließlich Metadaten gespeichert. Es erfasst diese vier Datenpunkte:
- Art des Inhalts: Die Kategorie des gelöschten Elements: ein Feed-Update, ein News-Element, eine Datei oder ein Kommentar.
- Autor des Inhalts: Der ursprüngliche Ersteller des Beitrags, identifiziert durch seine XID (die eindeutige Benutzerkennung von Speakap; siehe XIDs verstehen und verwalten).
- Initiator der Löschung: Wer die Löschung tatsächlich durchgeführt hat. Das Log erfasst dessen XID und, falls verfügbar, die primäre E-Mail-Adresse. So können Compliance-Beauftragte feststellen, ob ein Autor seinen eigenen Beitrag gelöscht hat oder ob ein Netzwerkadministrator ihn entfernt hat.
- Datum der Löschung: Das genaue Datum und die genaue Uhrzeit, zu denen die Löschung verarbeitet wurde. Damit dies in globalen Netzwerken einheitlich bleibt, wird der Zeitstempel in der koordinierten Weltzeit (UTC) aufgezeichnet.
Audit-Log anfordern
Um Details aus dem Audit-Log zu gelöschten Inhalten zu erhalten, kann ein Netzwerkadministrator eine E-Mail an support@speakap.com senden mit:
- Name des Netzwerks
- Was gelöscht wurde (zum Beispiel ein News-Element oder eine Datei) und ungefähr wann
Die Speakap-Unterstützung sucht das Löschereignis heraus und sendet die aufgezeichneten Metadaten.
Häufig gestellte Fragen
Kann ein Netzwerkadministrator oder die Speakap-Unterstützung ein gelöschtes Update oder einen gelöschten Kommentar wiederherstellen?
Nein. Gelöschte Inhalte werden sofort und dauerhaft aus der Datenbank entfernt. Niemand kann sie wiederherstellen oder zurücksetzen, auch unser Support-Team nicht.
Wie kann ich nachverfolgen, wer ein bestimmtes News-Element oder eine bestimmte Datei gelöscht hat?
Wenden Sie sich an die Speakap-Unterstützung. Das Audit-Log ist in Speakap nicht sichtbar, aber ein Netzwerkadministrator kann es per E-Mail an support@speakap.com anfordern. Das Log erfasst die XID des Initiators der Löschung und, falls verfügbar, die primäre E-Mail-Adresse, sodass Sie bestätigen können, ob der ursprüngliche Autor oder ein Netzwerkadministrator den Beitrag entfernt hat.
Werden Textkopien oder hochgeladene Anhänge nach einer Löschung irgendwo archiviert?
Nein. Sobald eine endgültige Löschung durchgeführt wurde, werden alle zugehörigen Texte, Bilder und angehängten Dateien zerstört. Nur die Metadaten zum Ereignis werden im Audit-Log gespeichert.
Welchen Zeitstandard verwendet das Audit-Log für Löschdaten?
Jedes Datum und jede Uhrzeit einer Löschung im Audit-Log wird in der koordinierten Weltzeit (UTC) aufgezeichnet.
Kommen Sie trotzdem nicht weiter?
Senden Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit dem Namen Ihres Netzwerks und Ihrer Frage zu gelöschten Inhalten oder dem Audit-Log. Wir helfen Ihnen gerne weiter.