Zusammenfassung: Neu bei Speakap oder einfach nur neugierig, was ein Begriff bedeutet? Dieses Glossar behandelt die grundlegenden Kommunikationswerkzeuge, erweiterten Funktionen und administrativen Einstellungen der Plattform. Nützlich für Netzwerkadministratoren, lokale Manager und Mitarbeiter an vorderster Front gleichermaßen.
Kernkommunikationsfunktionen
- Feed: Ihr persönlicher Startbildschirm, auf dem Sie in Echtzeit Updates, Umfragen, Nachrichten und Ereignisse durchscrollen, die Ihnen basierend auf Ihren Gruppenmitgliedschaften angezeigt werden. Der Feed hieß früher Timeline.
- Updates: Standardbeiträge, die im Feed geteilt werden. Beim Verfassen eines Updates können Sie Text, Dateien, Bilder, GIFs und Videos hinzufügen. Standardmäßig lösen Updates eine Push-Benachrichtigung aus.
- Nachrichten: Werden für wichtige, unbedingt zu beachtende Informationen verwendet, die über die regulären Feed-Updates hinausgehen. Die Veröffentlichung eines Nachrichtenbeitrags löst automatisch eine Push-Benachrichtigung und eine E-Mail-Benachrichtigung an die ausgewählte Zielgruppe aus. Administratoren können auch eine Schaltfläche „Gelesen“ hinzufügen, um zu verfolgen, wer den Beitrag gelesen hat. Standardmäßig lösen Nachrichtenbeiträge E-Mail- und Push-Benachrichtigungen aus.
- Umfragen: Ein Beitragstyp, der verwendet wird, um Einblicke zu gewinnen und Entscheidungen zu treffen, indem Sie Ihre Kollegen eine Frage stellen. Umfragen können zwischen 2 und 25 Antwortoptionen haben.
- Veranstaltungen: Ein Werkzeug zur Organisation und Planung von Zusammenkünften. Veranstaltungen können öffentlich (Einladung ganzer Gruppen) oder privat (Einladung einzelner Personen) sein.
- Wissensdatenbank: Eine vollständig anpassbare, zentrale Bibliothek für die Ressourcen, Erkenntnisse und Lösungen Ihrer Organisation. Informationen sind in Artikeln organisiert und nach Kategorien und Unterkategorien sortiert.
- Private Nachrichten (Chat): Direktnachrichten, mit denen Sie 1-zu-1- oder Gruppengespräche mit Kollegen starten können.
- Gruppen: Dedizierte Räume für bereichsübergreifende Kommunikation oder spezifische Themen (zum Beispiel „Fotoclub“ oder „Filialleiter“). Gruppen können auf Öffentlich, Eingeschränkt, Privat oder Geheim gesetzt werden.
- Dateien: Ein zentraler Ort, an dem Dokumente und Dateien gesammelt und sortiert werden. Sie können netzwerkweite Dateien oder Dateien spezifisch für Ihre lokalen Gruppen abrufen.
Erweiterte und spezialisierte Funktionen
- Compass: Speakaps Analyse- und Reporting-Dashboard. Es liefert detaillierte Daten, die Ihnen helfen, die Netzwerkleistung zu verfolgen. Die kostenlose Version bietet Aktivierungs- und Nutzungsraten sowie Informationen zur Geräteverwendung. Compass Premium ist eine kostenpflichtige erweiterte Version, die außerdem Nutzeraktivitätstrends, Inhaltsinformationen und Engagement-Werte (Updates, Nachrichten, Veranstaltungen, Umfragen) sowie Aufgaben-Nutzung bereitstellt. Es verfügt auch über einen „Spotlight“-Bereich, der Ihnen hilft, Ihre leistungsstärksten Abteilungen oder Gruppen basierend auf Interaktion und Bindung zu identifizieren.
- Aufgabenverwaltung: Eine kostenpflichtige Funktion zur Verwaltung und Zuweisung von Verantwortlichkeiten im gesamten Netzwerk. Administratoren können Aufgaben einzelnen Personen oder ganzen Gruppen zuweisen, Fälligkeitsdaten festlegen und Tags für eine einfache Sortierung hinzufügen. Mitarbeiter können verfolgen, was ihnen zugewiesen wurde, was in Bearbeitung ist und was abgeschlossen wurde.
- Journeys: Ein kostenpflichtiges Lern- und Entwicklungstool, das für Onboarding, Sicherheitsschulungen und Mitarbeiterschulungen verwendet wird. Journeys gliedern Wissen in verdauliche Seiten und können am Ende Quizfragen enthalten, um das Verständnis des Lesers zu testen.
- KI-Assistent (@AI Speakap): Ein automatisierter Bot, den Sie über Private Nachrichten (Chat) erreichen. Sie können dem KI-Assistenten spezifische Fragen stellen, und er generiert sofort Antworten basierend auf den Informationen in der Wissensdatenbank Ihres Netzwerks. Wenn die Antwort nicht in der Wissensdatenbank vorhanden ist, teilt der Assistent Ihnen dies mit.
- Automatische Übersetzungen: Ein kostenpflichtiges Premium-Add-on, das Feed-Inhalte automatisch in die bevorzugte Sprache des Nutzers übersetzt (basierend auf den Speakap-Desktop-Einstellungen oder den Spracheinstellungen des mobilen Geräts). Es ist standardmäßig nicht aktiviert; die Aktivierung erfolgt über Ihren Customer Success Manager (csm@speakap.com).
Einstellungen und Administration
- Netzwerkeinstellungen: Das zentrale Verwaltungszentrum, in dem Sie Benutzereinladungen verwalten, Rollen erstellen und zuweisen, das Erscheinungsbild der Plattform (Branding) steuern und Widgets konfigurieren.
- Organisationseinstellungen: Hier verwalten Sie die strukturelle Hierarchie Ihres Unternehmens. Hier definieren Sie Geschäftseinheiten (zum Beispiel Regionen, Filialen oder Abteilungen) und Abteilungen (zum Beispiel Teams oder spezifische Rollen innerhalb eines Standorts).
- Persönliche Einstellungen: Ihr individuelles Einstellungsmenü, in dem Sie Ihre Kontaktdaten aktualisieren, Benachrichtigungseinstellungen anpassen (einschließlich der Einrichtung eines „Nicht stören“-Zeitplans) und Datenschutzeinstellungen verwalten (wie das Verbergen Ihrer primären E-Mail-Adresse). Auf dem Desktop klicken Sie dazu auf Ihr Avatarbild, dann auf das Zahnrad (Einstellungen) und anschließend auf Persönliche Einstellungen.
- Widgets: Kleine Anwendungsmodule, die zu den Netzwerkeinstellungen für das Erscheinungsbild hinzugefügt werden können, um auf dem Dashboard angezeigt zu werden, wie das Geburtstags-/Feier-Widget oder die letzten Dateien.
- Support: Führt Sie zu unserem Support-Portal mit Tutorials und FAQs.
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