Zusammenfassung: Die Wissensdatenbank ist der zentrale Ort Ihres Unternehmens, um Informationen wie Richtlinien, Anleitungen, Handbücher und SOPs zu speichern und zu organisieren. Diese Übersicht erklärt, wie Sie sich darin zurechtfinden, Berechtigungen festlegen, Zielgruppen ansprechen, sie an Ihre Marke anpassen und Inhalte über die Suche oder den KI-Assistenten finden können.
Was ist die Wissensdatenbank?
Betrachten Sie die Wissensdatenbank als das interne Wiki oder Handbuch Ihres Unternehmens. Sie verlagert statische Informationen aus dem schnelllebigen Feed in eine strukturierte Bibliothek aus Kategorien, Unterkategorien und Artikeln. So bleiben wichtige Ressourcen wie Onboarding-Anleitungen und Sicherheitsprotokolle jederzeit verfügbar und leicht auffindbar – sowohl am Desktop als auch mobil.
Berechtigungen und Verwaltung
Für das Erstellen oder Ändern von Inhalten sind bestimmte Berechtigungen erforderlich. Ohne diese können Nutzer nur die Inhalte sehen, die für ihre Zielgruppe bestimmt sind.
- Berechtigungen erteilen: Netzwerkadministratoren können Nutzern die Möglichkeit geben, Kategorien, Unterkategorien und Artikel hinzuzufügen. Gehen Sie zu Netzwerkeinstellungen > Rollen > öffnen Sie die jeweilige Rolle > klicken Sie auf das Thema Wissensdatenbank und schalten Sie die Berechtigung ein.
- Was jemand mit Wissensdatenbank-Berechtigungen außerdem tun kann:
- Den Namen der Wissensdatenbank ändern.
- Die Funktionsbeschreibung aktualisieren.
- Titelbilder hochladen und ändern.
- Den „Highlight“-Status von Kategorien verwalten.
Zugriff und Navigation
Jeder kann die Wissensdatenbank nutzen, wobei die Navigation je nach Plattform leicht variiert:
- Am Desktop: Öffnen Sie die Wissensdatenbank über das Hauptmenü links. Eine Seitenleiste listet Ihre Kategorien auf. Klicken Sie auf eine Kategorie, um zuerst deren Artikel und anschließend alle verschachtelten Unterkategorien zu sehen. Verwenden Sie die Akkordeons, um Abschnitte zu öffnen oder zu schließen.
- Mobil: Tippen Sie im Menüfeld unten rechts in der Speakap-App, um die Wissensdatenbank zu finden. Die Startseite zeigt eine „Willkommen“-Überschrift, gefolgt von den Neueste Artikel. Um das Thema zu wechseln, tippen Sie oben auf das Startsymbol, um die Liste Kategorie wählen zu öffnen.
Zielgruppenansprache
Beim Erstellen einer Kategorie können Sie bestimmte Geschäftsbereiche, Abteilungen und/oder Gruppen auswählen, sodass nur die richtige Zielgruppe diese Inhalte sieht. Dies lässt sich auch für Unterkategorien und Artikel weiter verfeinern. Zum Beispiel: Machen Sie eine allgemeine „HR“-Kategorie für alle sichtbar, beschränken Sie aber eine Unterkategorie „Management-Verfahren“ auf die Manager-Gruppe.
Hinweis: Die Zielgruppe einer Unterkategorie kann nur gleich oder kleiner sein als die der übergeordneten Kategorie.
Anpassung an Ihre Unternehmenskultur
Um die Nutzung zu fördern, sollte sich die Wissensdatenbank wie ein Teil Ihrer Organisation anfühlen:
- Eigenständige Umbenennung: Nutzer mit Berechtigung für die Wissensdatenbank können das Zentrum nach den Begriffen Ihres Unternehmens umbenennen, z. B. „The Hub“, „Mitarbeiterbibliothek“ oder „Service-Wiki“. Keine Anfrage nötig, es ist Self-Service.
- Funktionsbeschreibung: Fügen Sie eine individuelle Willkommensnachricht und Beschreibung (bis zu 300 Zeichen) hinzu, damit Nutzer wissen, was sie erwartet.
- Titelbilder: Aktualisieren Sie Titelbilder, um Ihre Markenidentität widerzuspiegeln und Inhalte einladender zu gestalten.
- Hervorheben von Inhalten: Heben Sie bis zu 10 Kategorien oder Unterkategorien hervor, damit besonders wichtige Informationen ins Auge fallen.
Verwaltung von Kategorien
Logische Kategorien halten Ihre Bibliothek skalierbar:
- Erstellen einer Kategorie: Klicken Sie am Desktop im Navigationsmenü neben „Start“ auf das +-Zeichen.
- Kategoriedetails: Beim Erstellen einer Kategorie können Sie die Zielgruppe festlegen, eine Farbe und ein Symbol aus einer umfangreichen Bibliothek wählen, um sie optisch hervorzuheben, und eine kurze Beschreibung hinzufügen, was darin enthalten ist.
- Hervorgehobene Kategorien: Nutzen Sie das Karussell Hervorgehobene Kategorien auf der Startseite, um wichtige Themen (wie „HR“ oder „Sicherheit“) prominent neben einzelnen Artikeln zu platzieren.
Zum Bearbeiten und Löschen von Kategorien und Artikeln siehe Bearbeiten und Löschen in der Wissensdatenbank. Für Textformatierung, Bilder und Anhänge siehe Formatierung und Anhänge in der Wissensdatenbank.
Suche und KI-Assistent
Mit wachsender Bibliothek findet die integrierte Suchleiste Inhalte sofort. Die Suche durchsucht sowohl Artikeltitel als auch Textkörper, sodass selbst tief verschachtelte Informationen über die richtigen Stichwörter auftauchen.
Integration des KI-Assistenten: Mit dem aktivierten KI-Assistenten von Speakap müssen Ihre Mitarbeitenden nicht mehr manuell suchen. Sie können einfach eine Frage stellen und erhalten eine direkte Antwort mit Verweisen auf die vollständigen Artikel. Der Assistent nutzt ausschließlich die Wissensdatenbank als Quelle und beantwortet nur basierend auf Inhalten, die der Nutzer sehen darf. Möchten Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie Ihren Customer Success Manager unter csm@speakap.com.
Hinweis: Das Erstellen und Bearbeiten von Wissensdatenbank-Inhalten wird derzeit nur in der Desktop-Browser-Version unterstützt.
Immer noch unsicher?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit Ihrem Netzwerknamen und was Sie einrichten möchten, und wir helfen Ihnen gerne weiter.