Zusammenfassung: Die Wissensdatenbank ist der zentrale Ort Ihres Unternehmens zum Speichern und Organisieren von Informationen wie Richtlinien, Anleitungen, Handbüchern und SOPs. Diese Übersicht erklärt, wie Sie darin navigieren, Berechtigungen festlegen, Zielgruppen bestimmen, sie an Ihre Marke anpassen und Inhalte über die Suche oder den KI-Assistenten finden.
Was ist die Wissensdatenbank?
Stellen Sie sich die Wissensdatenbank als das interne Wiki oder Handbuch Ihres Unternehmens vor. Sie verschiebt statische Informationen aus dem dynamischen Feed in eine strukturierte Bibliothek aus Kategorien, Unterkategorien und Artikeln. So bleiben wichtige Ressourcen wie Einarbeitungsleitfäden und Sicherheitsprotokolle jederzeit verfügbar und leicht auffindbar – auf Desktop und Mobilgeräten.
Berechtigungen und Administration
Zum Erstellen oder Ändern von Inhalten sind bestimmte Berechtigungen erforderlich. Ohne diese Berechtigungen können Benutzer nur die für ihre Zielgruppe bestimmten Inhalte anzeigen.
- Berechtigungen erteilen: Netzwerkadministratoren können Benutzern die Möglichkeit geben, Kategorien, Unterkategorien und Artikel hinzuzufügen. Gehen Sie zu Netzwerkeinstellungen > Rollen > öffnen Sie die entsprechende Rolle > klicken Sie auf das Thema Wissensdatenbank und aktivieren Sie die Berechtigung.
- Was Personen mit Berechtigungen für die Wissensdatenbank außerdem tun können:
- Den Namen der Wissensdatenbank ändern.
- Die Beschreibung der Funktion aktualisieren.
- Titelbilder hochladen und ändern.
- Den Status „Hervorgehoben“ von Kategorien verwalten.
Zugriff und Navigation
Jeder kann die Wissensdatenbank verwenden, auch wenn sich die Navigation je nach Plattform leicht unterscheidet:
- Auf dem Desktop: Öffnen Sie die Wissensdatenbank über das Hauptmenü auf der linken Seite. Eine Seitenleiste listet Ihre Kategorien auf. Klicken Sie auf eine Kategorie, um zuerst ihre Artikel und anschließend alle verschachtelten Unterkategorien anzuzeigen. Verwenden Sie die Akkordeons, um Bereiche zu öffnen oder zu schließen.
- Auf Mobilgeräten: Tippen Sie im unteren rechten Bereich der Speakap-App auf das Menüfeld, um die Wissensdatenbank zu finden. Die Startseite zeigt eine Überschrift „Willkommen“, gefolgt von den neuesten Artikeln. Um das Thema zu wechseln, tippen Sie oben auf das Home-Symbol, um die Liste Kategorie auswählen zu öffnen.
Zielgruppenbestimmung
Beim Erstellen einer Kategorie können Sie bestimmte Geschäftsbereiche, Abteilungen und/oder Gruppen auswählen, sodass nur die richtige Zielgruppe diese Inhalte sieht. Sie können dies für jede Unterkategorie und jeden Artikel weiter verfeinern. Beispiel: Machen Sie eine allgemeine Kategorie „HR“ für alle sichtbar, beschränken Sie jedoch eine Unterkategorie „Managementverfahren“ auf die Gruppe „Manager“.
Hinweis: Die Zielgruppe einer Unterkategorie kann nur der Zielgruppe ihrer übergeordneten Kategorie entsprechen oder kleiner sein.
Anpassung an Ihre Unternehmenskultur
Damit die Wissensdatenbank aktiv genutzt wird, sollten Sie sie wie einen Teil Ihrer Organisation wirken lassen:
- Selbst umbenennen: Benutzer mit der Berechtigung für die Wissensdatenbank können den Namen an die Terminologie Ihres Unternehmens anpassen, zum Beispiel „Das Hub“, „Mitarbeiterbibliothek“ oder „Service-Wiki“. Es ist keine Anfrage erforderlich – die Anpassung kann selbst vorgenommen werden.
- Beschreibung der Funktion: Fügen Sie eine individuelle Willkommensnachricht und Beschreibung (bis zu 300 Zeichen) hinzu, damit Benutzer wissen, was sie erwartet.
- Titelbilder: Aktualisieren Sie Titelbilder passend zu Ihrer Markenidentität, um Inhalte ansprechender zu gestalten.
- Inhalte hervorheben: Heben Sie bis zu 10 Kategorien oder Unterkategorien hervor, damit besonders wichtige Informationen auffallen.
Kategorien verwalten
Logisch aufgebaute Kategorien sorgen dafür, dass Ihre Bibliothek skalierbar bleibt:
- Eine Kategorie erstellen: Klicken Sie auf dem Desktop im Navigationsmenü neben „Home“ auf das Zeichen +.
- Kategoriedetails: Beim Erstellen einer Kategorie können Sie ihre Zielgruppe festlegen, eine Farbe und ein Symbol aus einer umfangreichen Bibliothek auswählen, damit sie sich visuell unterscheidet, und eine kurze Beschreibung ihres Inhalts hinzufügen.
- Hervorgehobene Kategorien: Verwenden Sie das Karussell Hervorgehobene Kategorien auf der Startseite, um besonders wichtige Themen wie „HR“ oder „Sicherheit“ gemeinsam mit einzelnen Artikeln prominent zu platzieren.
Informationen zum Bearbeiten und Löschen von Kategorien und Artikeln finden Sie unter Bearbeiten und Löschen in der Wissensdatenbank. Informationen zur Textformatierung sowie zu Bildern und Anhängen finden Sie unter Formatierung und Anhänge in der Wissensdatenbank.
Suche und der KI-Assistent
Wenn Ihre Bibliothek wächst, findet die integrierte Suchleiste Inhalte sofort. Die Suche in der Wissensdatenbank sucht nach Ihren Schlüsselwörtern in Artikeltiteln und im Textkörper von Artikeln, sodass auch tief verschachtelte Informationen über die passenden Schlüsselwörter gefunden werden.
Die Suche in der Wissensdatenbank überprüft nicht die Namen von Kategorien oder Unterkategorien. Wenn Sie beispielsweise nach dem Namen einer Kategorie wie „HR“ suchen, werden nur Artikel angezeigt, die „HR“ in ihrem Titel oder Textkörper enthalten. Um alle Inhalte einer Kategorie zu durchsuchen, öffnen Sie die Kategorie stattdessen über die Navigation der Wissensdatenbank.
Die Suchergebnisse der Wissensdatenbank berücksichtigen Zielgruppenbestimmung und Berechtigungen. Benutzer sehen nur Artikel, auf die sie Zugriff haben. Wenn ein Artikel auf einen Geschäftsbereich, eine Abteilung oder eine Gruppe beschränkt ist, der bzw. die der Benutzer nicht angehört, wird dieser Artikel nicht in den Suchergebnissen des Benutzers angezeigt, selbst wenn die Schlüsselwörter übereinstimmen.
Integration des KI-Assistenten: Wenn der KI-Assistent von Speakap aktiviert ist, müssen Ihre Mitarbeiter nicht manuell suchen. Sie können einfach eine Frage stellen und erhalten eine direkte Antwort mit Verweisen auf die vollständigen Artikel. Der Assistent verwendet ausschließlich die Wissensdatenbank als Quelle und antwortet nur auf Grundlage von Inhalten, die der Benutzer sehen darf. Möchten Sie mehr erfahren? Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager unter csm@speakap.com.
Hinweis: Das Erstellen und Bearbeiten von Inhalten der Wissensdatenbank wird derzeit nur in der Desktop-Browserversion unterstützt.
Sie kommen nicht weiter?
Schreiben Sie uns unter support@speakap.com eine E-Mail mit dem Namen Ihres Netzwerks und einer Beschreibung dessen, was Sie einrichten möchten. Wir helfen Ihnen gerne weiter.