Zusammenfassung: Diese Anleitung erklärt, wie Administratoren die Gruppenmitgliedschaften für aktive Benutzer verwalten. Für bestehende Mitglieder können Sie den Einladungsprozess überspringen und sie direkt über die Netzwerkeinstellungen mehreren Gruppen gleichzeitig zuweisen oder den Prozess über User Sync automatisieren.
Hinzufügen vs. Einladen zu einer Gruppe
Wenn ein Benutzer bereits aktives Mitglied Ihres Speakap-Netzwerks ist, müssen Sie ihm keine Einladung senden, um einer internen Gruppe beizutreten. Administratoren können ihn direkt aus den Netzwerkeinstellungen zu einer oder mehreren Gruppen gleichzeitig hinzufügen.
So erhält der Benutzer sofort Zugriff auf die Timeline und Ressourcen der Gruppe, ohne eine Einladung manuell annehmen zu müssen.
Manuelle Schritte
Um ein aktives Benutzerkonto manuell gleichzeitig zu mehreren Gruppen hinzuzufügen:
- Melden Sie sich in Ihrem Speakap-Netzwerk an (https://name.speakap.com).
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts auf Ihrem Bildschirm, um zu den Netzwerkeinstellungen zu gelangen.
- Wählen Sie den Tab Benutzer im linken Menü aus.
- Verwenden Sie die Suchleiste, um den spezifischen Benutzer zu finden, und klicken Sie auf seinen Namen, um sein Profil zu öffnen.
- Klicken Sie im Benutzerprofil auf den Tab Gruppen.
- Klicken Sie in die Suchleiste mit der Bezeichnung Zu folgenden Gruppen hinzufügen.
- Suchen Sie nach der/dem spezifischen Gruppe(n), zu der/denen Sie den Benutzer hinzufügen möchten, und klicken Sie darauf. Sie können diesen Schritt wiederholen, um so viele Gruppen wie nötig auszuwählen.
- Nachdem Sie alle notwendigen Gruppen ausgewählt haben, klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu bestätigen.
- Die Benutzer werden automatisch der Gruppe hinzugefügt, ohne eine Einladung annehmen zu müssen.
Automatisierung der Gruppen-Zuweisungen über User Sync
Wenn Ihre Organisation die Funktion User Sync zur Verwaltung der Mitarbeiterdaten verwendet, müssen Sie Benutzer nicht einzeln zu Gruppen hinzufügen. Stattdessen können Sie dies mit Gruppen-Mapping-Regeln automatisieren, wie in den User Sync-Artikeln erklärt.
Gruppen-Mapping-Regeln weisen Benutzer basierend auf ihren HR-Datenattributen automatisch bestimmten Speakap-Gruppen zu, wie zum Beispiel:
- Abteilung (zum Beispiel Vertrieb, Marketing)
- Rolle (zum Beispiel Manager, Teamleiter)
- Standort (zum Beispiel Amsterdam Hauptsitz, London Büro)
Es kann auch eine Kombination dieser sein.
Verwaltungsoptionen
- Option A (Self-Service): Wenn Ihre Organisation direkten Zugriff auf die User Sync-Konfiguration hat, können Sie diese Gruppen-Mapping-Regeln selbst direkt in den Sync-Einstellungen einrichten oder anpassen.
- Option B (Speakap-Support): Wenn Sie keinen direkten Zugriff auf User Sync haben oder Hilfe bei komplexen logischen Ausdrücken benötigen, kann unser Team dies für Sie konfigurieren. Kontaktieren Sie support@speakap.com mit den HR-Kriterien und den Zielgruppen, die Sie automatisieren möchten.
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit Ihrem Netzwerknamen, den betreffenden Benutzer(n) und den Gruppen, zu denen Sie sie hinzufügen möchten. Wir helfen Ihnen gerne weiter.