Zusammenfassung: Speakap bietet vier Gruppentypen zur Organisation von Zusammenarbeit, sozialen Interessen oder Projektteams. Diese Anleitung erklärt die Datenschutzeinstellungen, die Sichtbarkeit von Inhalten und die Beitrittsbedingungen für öffentliche, eingeschränkte, private und geheime Gruppen, damit Sie die passende Option für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens auswählen können.
Schnellvergleich
Die folgende Tabelle zeigt, wie sich Sichtbarkeit und Zugriffskontrolle bei den vier Gruppentypen unterscheiden.
| Gruppentyp | Können Nicht-Mitglieder die Gruppe sehen? | Wer kann Gruppeninhalte ansehen? | Wer kann Beiträge verfassen und teilnehmen? | Wie treten neue Mitglieder bei? |
| Öffentlich | Ja | Jeder | Jeder | Selbsteinschreibung über den Beitreten-Button |
| Eingeschränkt | Ja | Jeder | Nur Mitglieder | Jeder kann anfragen; Admin muss genehmigen oder einladen |
| Privat | Ja | Nur Mitglieder | Nur Mitglieder | Jeder kann anfragen; Admin muss genehmigen oder einladen |
| Geheim | Nein | Nur Mitglieder | Nur Mitglieder | Nur auf Einladung durch Admin |
1. Öffentliche Gruppen
Eine öffentliche Gruppe ist komplett offen und für alle in der Organisation zugänglich. Diese Einstellung fördert spontane Kommunikation und uneingeschränkten Zugriff auf geteilte Ressourcen.
- Am besten geeignet für: Organisationsweite Ankündigungen, soziale Clubs, Firmenveranstaltungen und allgemeine Diskussionsforen, in denen abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gefördert wird.
- Sichtbarkeit der Inhalte: Jeder im Netzwerk kann Beiträge, Kommentare, Dateien und Medien ansehen, unabhängig davon, ob er offiziell der Gruppe beigetreten ist oder nicht.
- Beitrittsmethode: Nutzer können jederzeit sofort beitreten, indem sie auf den Beitreten-Button klicken.
2. Eingeschränkte Gruppen
Eingeschränkte Gruppen bieten eine kontrollierte Umgebung für Gespräche, die eine gewisse strukturelle Privatsphäre oder Moderation benötigen, dabei aber weiterhin auffindbar bleiben.
- Am besten geeignet für: Abteilungsaktualisierungen oder spezialisierte Ausschüsse, bei denen Nicht-Mitglieder informiert bleiben sollen, die Inhaltserstellung aber reguliert werden muss.
- Sichtbarkeit der Inhalte: Jeder im Netzwerk kann die Inhalte der Timeline durchsuchen und lesen, aber nur aktive Mitglieder können Beiträge verfassen oder kommentieren.
- Beitrittsmethode: Nicht-Mitglieder können eine Beitrittsanfrage stellen, die von einem Gruppenadministrator geprüft und genehmigt werden muss. Admins können auch direkte Einladungen senden.
3. Private Gruppen
Eine private Gruppe bietet eine sichere, vertrauliche Umgebung für konzentrierte Teamarbeit und hält die alltäglichen Aktivitäten vor dem Rest des Netzwerks verborgen.
- Am besten geeignet für: Arbeitsgruppen an bestimmten Standorten, aktive Projektteams, (regionale) Managergruppen oder Fachabteilungen, die operative Daten austauschen.
- Sichtbarkeit der Inhalte: Nur bestätigte Mitglieder können die Timeline-Updates, Medien und Anhänge sehen oder daran teilnehmen. Der Gruppenname und Details bleiben jedoch für Nicht-Mitglieder im allgemeinen Gruppenverzeichnis sichtbar.
- Beitrittsmethode: Nicht-Mitglieder können den Gruppennamen finden und eine Beitrittsanfrage stellen, die eine Genehmigung durch den Gruppenadministrator benötigt. Alternativ können Admins Nutzer direkt einladen.
4. Geheime Gruppen
Geheime Gruppen bieten die höchste Stufe an Privatsphäre und Sicherheit auf der Plattform. Sie sind für jeden, der nicht ausdrücklich zur Gruppe hinzugefügt wurde, vollständig unsichtbar.
- Am besten geeignet für: Vorstände, hochsensible Unternehmensprojekte, rechtliche Diskussionen oder HR-Restrukturierungsplanungen, bei denen absolute Diskretion erforderlich ist.
- Sichtbarkeit der Inhalte: Nur bestätigte Mitglieder haben Zugriff auf die Timeline, Ressourcen oder Kommunikationskanäle. Für Nicht-Mitglieder erscheint die Gruppe weder in Suchergebnissen noch in Verzeichnislisten.
- Beitrittsmethode: Es gibt keine öffentliche Anfrageoption. Neue Mitglieder können nur beitreten, wenn ein Gruppenadministrator ihnen eine direkte, private Einladung sendet.
Immer noch unsicher?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit dem Namen Ihres Netzwerks und der Gruppeneinrichtung, die Sie im Sinn haben. Wir helfen Ihnen gerne weiter.