Zusammenfassung: Die Dateien-Funktion bietet Ihrem Netzwerk einen zentralen Ort zum Teilen von Dokumenten und Medien. Diese Anleitung erklärt die drei Dateien-Tabs, wer welche Dateien sehen kann und wie man Dateien und Ordner erstellt, hochlädt, umbenennt, verschiebt und löscht.
Navigation im Bereich Dateien
Klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf Dateien, um die Dateiansicht zu öffnen. Es gibt drei Tabs:
- Alle Dateien — Zeigt alle Ordner an, auf die Sie Zugriff haben, sortiert nach Herkunft: Geschäftseinheiten, lokale/globale Abteilungen, Gruppen und den organisationsweiten Help Center-Ordner. Jeder Eintrag hier ist ein Ordner; öffnen Sie einen, um die darin enthaltenen Dateien zu sehen.
- Meine Gruppen — Zeigt nur die Ordner der Gruppen und Geschäftseinheiten an, bei denen Sie aktives Mitglied sind. Organisationsweite Ordner sind hier ausgeschlossen.
- Zuletzt — Zeigt eine flache Liste der einzeln hochgeladenen Dateien (keine Ordner) in einer Tabelle mit Spalten für Speicherort (in welchem Ordner die Datei liegt), Typ, Größe, Hochladedatum und Hochgeladen von. Dies ist eine Abkürzung zu kürzlich hinzugefügten Dateien aus allen Ihren Ordnern, kein Ort zum Durchsuchen nach Ordnern.
Suche nach Dateien
Mit der globalen Suchleiste oben auf der Plattform können Sie Dokumente schnell finden, indem Sie relevante Schlüsselwörter eingeben, wie z. B. den Dateinamen. Die Suchergebnisse werden automatisch basierend auf Ihren aktiven Mitgliedschaften und dem Datenschutzlevel des Speicherorts der Datei eingeschränkt.
Gut zu wissen: Die Suche bezieht sich nur auf den Titel der Datei, nicht auf den Inhalt der Datei. Wenn Sie ein Dokument nicht finden, indem Sie nach einem darin vorkommenden Ausdruck suchen, suchen Sie stattdessen nach (einem Teil) des Dateinamens.
Wer kann welche Dateien sehen
Die folgende Tabelle zeigt, wer Dateien ansehen und durchsuchen kann, basierend auf dem Speicherort des Uploads:
| Upload-Speicherort | Wer kann auf die Dateien zugreifen / sie ansehen |
| Geschäftseinheit / lokale oder globale Abteilung | Aktive Mitglieder dieser Einheit/Abteilung |
| Beschränkte, private und geheime Gruppen | Aktive Mitglieder dieser spezifischen Gruppe |
| Öffentliche Gruppen | Jeder im Netzwerk |
| Profil-Feed | Jeder im Netzwerk |
| Netzwerk-Feed | Jeder im Netzwerk |
Einschränkung für externe Benutzer
Externe Gastbenutzer haben strengere Sichtbarkeitsregeln. Sie können nur Dateien sehen und durchsuchen, die innerhalb der spezifischen Geschäftseinheiten, lokalen/globalen Abteilungen und regulären Gruppen hochgeladen wurden, bei denen sie aktives Mitglied sind.
Wie man einen Ordner erstellt und eine Datei hochlädt
Sie können eine Datei nur hochladen oder einen Ordner nur innerhalb eines bestimmten Ordners erstellen.
Klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf Dateien.
- Öffnen Sie den Ordner, zu dem Sie hinzufügen möchten (z. B. einen Geschäftsbereichs- oder Gruppenordner) aus dem Tab Alle Dateien oder Meine Gruppen.
- Klicken Sie oben rechts auf die blaue Schaltfläche + Neu hinzufügen.
- Wählen Sie Ihre Aktion aus dem Dropdown-Menü:
- Um eine Datei hochzuladen: Wählen Sie Datei hochladen, durchsuchen Sie Ihren Computer, um das Dokument auszuwählen, und klicken Sie auf Öffnen, um den Upload zu starten.
- Um einen Ordner zu erstellen: Wählen Sie Ordner erstellen. Eine Zeile „Neuer Ordner“ erscheint mit bereits ausgewähltem Namensfeld — geben Sie Ihren Ordnernamen ein und drücken Sie Enter, um zu speichern.
Verwaltung vorhandener Dateien und Ordner
Jede Datei oder jeder Ordner hat rechts neben der Zeile ein Drei-Punkte-Menü. Klicken Sie darauf, um:
- Umbenennen — den Namen der Datei oder des Ordners zu bearbeiten.
- Verschieben — die Datei oder den Ordner an einen anderen Ort zu verschieben.
- Löschen — die Datei oder den Ordner dauerhaft zu entfernen. Ein Bestätigungs-Popup erscheint („Sind Sie sicher, dass Sie diese Datei löschen möchten? Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“) — klicken Sie auf Löschen zur Bestätigung oder Abbrechen, um abzubrechen.
Häufig gestellte Fragen
Warum kann ich keine Dateien aus verschiedenen Speicherorten gleichzeitig auswählen?
Dateien in verschiedenen Ordnern gehören zu unterschiedlichen Bereichen im Netzwerk, und jeder Bereich hat eigene Berechtigungen und Besitzer. Aktionen wie Verschieben oder Löschen funktionieren nur innerhalb eines einzelnen Speicherorts, daher ist eine Auswahl über zwei verschiedene Ordner hinweg nicht möglich.
Warum sehe ich keinen Button „Neu hinzufügen“?
Der + Neu hinzufügen-Button erscheint nur, wenn Sie einen bestimmten Ordner geöffnet haben — er ist im Tab Alle Dateien, Meine Gruppen oder Zuletzt nicht verfügbar. Wenn Sie einen Ordner geöffnet haben und ihn trotzdem nicht sehen, ist die Dateiverwaltung an Ihre Berechtigungen gebunden: Sie müssen entweder Administrator dieser spezifischen Gruppe, Geschäftseinheit oder dieses Speicherorts sein oder Ihr Profil muss eine benutzerdefinierte netzwerkweite Berechtigung zum Hochladen von Dateien besitzen. Wenden Sie sich an Ihren Speakap-Netzwerkadministrator, um Ihre Rollen-Einstellungen anzupassen.
Kann ich das Löschen rückgängig machen?
Nein. Das Löschen einer Datei oder eines Ordners ist endgültig, sobald Sie im Popup bestätigt haben.
Immer noch Probleme?
Fragen Sie zuerst Ihren eigenen Netzwerkadministrator, da die meisten Datei-Probleme auf Berechtigungen zurückzuführen sind. Wenn das nicht hilft, senden Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit Ihrem Netzwerknamen und einem Screenshot von dem, was Sie sehen, und wir helfen Ihnen weiter.