Zusammenfassung: Die Funktion Dateien bietet Ihrem Netzwerk einen zentralen Ort zum Teilen von Dokumenten und Medien. Diese Anleitung erklärt, wie Sie nach Dateien suchen, wer welche Dateien sehen kann und wie Sie Ordner erstellen, Dateien hochladen und entfernen.
Nach Dateien suchen
Mit der globalen Suchleiste oben auf der Plattform können Sie Dokumente schnell finden, indem Sie relevante Schlüsselwörter eingeben, z. B. den Dateinamen. Die Suchergebnisse werden automatisch basierend auf Ihren aktiven Mitgliedschaften und dem Datenschutzlevel des Ortes, an dem die Datei gespeichert ist, gefiltert.
Gut zu wissen: Die Suche berücksichtigt nur den Titel der Datei, nicht den Inhalt der Datei. Wenn Sie ein Dokument nicht finden können, indem Sie nach einem darin enthaltenen Begriff suchen, versuchen Sie es stattdessen mit (einem Teil) des Dateinamens.
Wer welche Dateien sehen kann
Die folgende Tabelle zeigt, wer Dateien basierend auf dem Upload-Ort ansehen und durchsuchen kann:
| Upload-Ort | Wer Zugriff auf die Dateien hat / sie ansehen kann |
| Geschäftseinheit / Lokale oder Globale Abteilung | Aktive Mitglieder dieser Einheit/Abteilung |
| Beschränkte, private und geheime Gruppen | Aktive Mitglieder dieser spezifischen Gruppe |
| Öffentliche Gruppen | Jeder im Netzwerk |
| Profil-Timelines | Jeder im Netzwerk |
| Netzwerk-Feed | Jeder im Netzwerk |
Einschränkung für externe Benutzer
Externe Gastbenutzer haben strengere Sichtbarkeitsregeln. Sie können nur Dateien ansehen und durchsuchen, die innerhalb der spezifischen Geschäftseinheiten, lokalen/globalen Abteilungen und regulären Gruppen hochgeladen wurden, bei denen sie eine aktive Mitgliedschaft haben.
Wie man einen Ordner erstellt und eine Datei hochlädt
Um Ihre Dokumente zu organisieren:
- Klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf Dateien.
- Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Netzwerk-Tab befinden, und klicken Sie dann auf die + Schaltfläche oben rechts auf dem Bildschirm.
- Wählen Sie Ihre Aktion aus dem Dropdown-Menü:
- Um einen Ordner zu erstellen: Wählen Sie Ordner erstellen, geben Sie den Namen Ihres neuen Ordners ein und drücken Sie Enter auf Ihrer Tastatur, um ihn zu speichern.
- Um Dateien hochzuladen: Wählen Sie Dateien hochladen, durchsuchen Sie Ihren Computer, um die Datei(en) auszuwählen, und klicken Sie auf Öffnen, um den Upload zu starten.
Dateien oder Ordner entfernen
Wenn ein Dokument oder Ordner veraltet ist, können berechtigte Benutzer es entfernen:
- Klicken Sie im Hauptnavigationsmenü auf Dateien.
- Klicken Sie im Netzwerk-Tab oben rechts auf die + Schaltfläche.
- Markieren Sie die Kontrollkästchen, um eine oder mehrere Dateien oder Ordner auszuwählen, die Sie löschen möchten.
- Klicken Sie auf das Pfeilsymbol direkt links neben der + Schaltfläche.
- Wählen Sie aus der Optionsliste Entfernen aus.
- Ein Bestätigungs-Popup erscheint; klicken Sie auf Entfernen, um die ausgewählten Elemente dauerhaft zu löschen.
Häufig gestellte Fragen
Warum kann ich keine Dateien hochladen oder Ordner erstellen?
Die Dateiverwaltung ist an Ihre Berechtigungen gebunden. Wenn die Upload-Optionen ausgegraut oder nicht vorhanden sind, haben Sie nicht die erforderlichen Zugriffsrechte. Um Dateien zu verwalten, müssen Sie entweder Administrator der jeweiligen Gruppe, Geschäftseinheit oder des Standorts sein oder Ihr Profil muss eine benutzerdefinierte netzwerkweite Berechtigung zum Hochladen von Dateien besitzen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie sich nicht im Neueste-Tab befinden, wenn Sie versuchen hochzuladen; das Hochladen ist in diesem Tab nicht möglich. Wenden Sie sich an Ihren Speakap-Netzwerkadministrator, um Ihre Rollen-Einstellungen anzupassen.
Immer noch Probleme?
Überprüfen Sie zuerst mit Ihrem eigenen Netzwerkadministrator, da die meisten Datei-Probleme auf Berechtigungen zurückzuführen sind. Wenn das nicht hilft, senden Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit dem Namen Ihres Netzwerks und einem Screenshot von dem, was Sie sehen, und wir helfen Ihnen weiter.