Erstellen Ihrer Organisationsstruktur

Zusammenfassung: Jede Organisation hat ihre eigene Hierarchie. Speakap ermöglicht es Ihnen, Ihre reale Organisationsstruktur mit Geschäftseinheiten und Abteilungen abzubilden, sodass Mitarbeiter relevante Kommunikation sehen und Zugriff auf die richtigen Ressourcen haben. Diese Anleitung behandelt die Gestaltung Ihrer Struktur, die Anpassung der Terminologie sowie den Aufbau und die Verwaltung von Geschäftseinheiten und Abteilungen.

1. Voraussetzungen und struktureller Überblick

Um die Hierarchie Ihrer Organisation zu verwalten und diese Einstellungen zu konfigurieren, benötigen Sie:

• Account-Stufe: Ein Enterprise Speakap-Konto.
• Benutzerberechtigung: Eine Rolle als Netzwerkadministrator.

Indem Sie Ihr physisches Unternehmenslayout in Speakap abbilden, behalten Sie die volle Kontrolle darüber, auf welche Kommunikationskanäle Ihre Mitarbeiter zugreifen können und welche Inhalte für bestimmte Teile Ihrer Belegschaft zugänglich sind.

2. Gestaltung der Struktur und Anpassung der Begriffe

Standardmäßig kategorisiert Speakap strukturelle Einheiten in Geschäftseinheiten und Abteilungen. Da Einzelhandelsgeschäfte ihre Strukturen anders benennen als Fertigungsbetriebe oder Unternehmenszentralen, können Sie diese Bezeichnungen an die im Unternehmen gebräuchliche Terminologie anpassen.

So passen Sie Ihre Bezeichnungen an:

1. Melden Sie sich in Ihrem Netzwerk an.
2. Klicken Sie auf Ihr Avatar oben rechts und wählen Sie Organisationseinstellungen.
3. Wählen Sie in den Feldern zur benutzerdefinierten Beschriftung Ihre bevorzugten Bezeichnungen für Geschäftseinheiten und Abteilungen aus.

Hinweis: Sobald Sie diese Bezeichnungen aktualisieren und speichern, gilt die Änderung plattformweit. Ihr Navigationsmenü auf der linken Seite und der Visualisierer Beispiel Ihrer Organisation werden sofort aktualisiert, um Ihre benutzerdefinierten Begriffe widerzuspiegeln (z. B. Änderung von Geschäftseinheit zu Region und Abteilung zu Standort).

3. Erstellen einer Geschäftseinheit

Eine Geschäftseinheit ist der primäre Baustein auf oberster Ebene Ihrer Netzwerkstruktur und repräsentiert oft eine Filiale, einen Standort, ein regionales Gebiet oder eine Unternehmensdivision.

1. Gehen Sie über Ihr Avatar oben rechts zu Organisationseinstellungen.
2. Klicken Sie im Konfigurationsbereich auf Geschäftseinheit.
3. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche + Geschäftseinheit.
4. Geben Sie den Namen Ihrer neuen Einheit ein.
5. Optional, einer bestehenden Gruppe zuweisen: Verwenden Sie dieses Feld, wenn Sie bereits eine eigenständige Benutzergruppe in Ihrem Netzwerk haben und die Historie sowie Mitgliedschaften dieser bestehenden Gruppe direkt in diese neue offizielle Geschäftseinheit migrieren möchten. Beachten Sie dabei folgende Migrationsregeln:

• Datenaufbewahrung: Die Migration verschiebt die bestehende Gruppe und deren Daten in die neue Struktur.
• Nur in eine Richtung: Sie können nur von einer Gruppe zu einer Struktureinheit migrieren, nicht umgekehrt.
• Einmalige Aktion: Eine Migration kann nur einmal für eine bestimmte Geschäftseinheit, Abteilung oder lokale Abteilung unter einer Geschäftseinheit durchgeführt werden.

6. Optional, Posten in der Timeline deaktivieren: Aktivieren Sie dieses Kästchen, wenn der Feed dieser Einheit nur von oben nach unten und ausschließlich für Ankündigungen genutzt werden soll, sodass normale Mitarbeiter keine Text-Updates posten können.
7. Klicken Sie auf Erstellen.

4. Verwalten und Konfigurieren von Geschäftseinheiten

Sobald eine Geschäftseinheit existiert, können Sie deren Details verfeinern, das Personal verwalten und Funktionen über fünf Verwaltungstabellen anpassen.

Um die Verwaltungsansicht zu öffnen, gehen Sie zu Organisationseinstellungen > Geschäftseinheiten im linken Menü und klicken Sie auf den Namen der Einheit.

• Allgemein-Tab: Aktualisieren oder ändern Sie den öffentlichen Namen der Einheit. In diesem Tab befindet sich auch das Feld Externe Identifikation. Wenn Ihre Belegschaft automatisch über eine automatisierte HR-Benutzersynchronisation verwaltet wird, geben Sie hier den genauen externen Identifikationscode ein. Speakap verwendet diese eindeutige ID, um Benutzer automatisch dieser Einheit hinzuzufügen oder zu entfernen. Der Code kann auch zur Referenzierung der Einheit in Erweiterungen von Drittanbieter-Anwendungen genutzt werden.
• Benutzer-Tab: Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um Netzwerkmitglieder manuell zu dieser Einheit hinzuzufügen. Geben Sie den Namen der Person ein, weisen Sie ihre einheitsspezifische Rolle zu und wählen Sie aus, zu welchen Abteilungen sie gehört.
• Abteilungen-Tab: Fügen Sie lokal untergeordnete Gruppen unter dieser spezifischen Einheit hinzu. Wenn Sie Ihre Abteilungen bereits erstellt haben, wählen Sie diese hier einfach aus, um sofort einen „lokalen Abteilungs“-Zweig unter der Geschäftseinheit zu erstellen, in der Sie sich befinden. (Wenn Sie Ihre Abteilungen noch nicht erstellt haben, folgen Sie zuerst den Einrichtungshinweisen in Abschnitt 5 unten.)
• Präferenzen-Tab: Steuern Sie die Posting-Rechte im Feed. Standardmäßig können alle Mitglieder des Netzwerks, die dieser Einheit zugewiesen sind, Beiträge im Feed der Einheit veröffentlichen. Sie können dies bei Bedarf hier deaktivieren. Admins dürfen unabhängig von dieser Einstellung immer posten.
• Widgets-Tab: Steuern Sie den Inhalt der Seitenleiste. Von hier aus können Sie aktive Desktop-Widgets neben dem Feed dieser Einheit hinzufügen, entfernen oder in der Anzeigereihenfolge verschieben.

5. Erstellen einer Hauptabteilung

Abteilungen sind sekundäre organisatorische Komponenten, die Sie unter Ihren Geschäftseinheiten verschachteln können (z. B. Kassierer, Manager oder spezialisierte technische Unterteams).

1. Gehen Sie über Ihr Avatar oben rechts zu Organisationseinstellungen.
2. Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Abteilungen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Abteilung.
4. Geben Sie den Namen der Abteilung ein.
5. Optional, einer bestehenden Gruppe zuweisen: Wählen Sie dies aus, wenn Sie eine ältere, bereits bestehende Gruppe in diese neue offizielle Hauptabteilung migrieren. Die gleichen Migrationsregeln gelten wie für Geschäftseinheiten: Die Gruppendaten werden in die neue Struktur verschoben, Migration funktioniert nur von einer Gruppe zu einer Struktureinheit (nicht umgekehrt), und sie kann pro Abteilung nur einmal durchgeführt werden.
6. Klicken Sie auf Erstellen.

Sobald Ihre Hauptabteilung erstellt ist, kann sie unter einer Geschäftseinheit zugewiesen werden. Öffnen Sie die Geschäftseinheiten in den Organisationseinstellungen und klicken Sie auf Abteilungen, um sie dort lokal hinzuzufügen. Dadurch wird die Abteilung zu einem lokalen Abteilungszweig unter Ihrer Geschäftseinheit. Wiederholen Sie diesen Vorgang für weitere Abteilungen und für jede Geschäftseinheit.

Hinweis: Wenn Ihre Organisation Hunderte oder Tausende von Geschäftseinheiten und Abteilungen hat, können wir diese auch für Sie importieren. Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com für Unterstützung.

Immer noch Fragen?

Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit dem Namen Ihres Netzwerks und einer kurzen Beschreibung der Struktur, die Sie aufbauen möchten, und wir helfen Ihnen gerne weiter.