Zusammenfassung: Diese Anleitung richtet sich an Administratoren sowie Datenschutz- oder Rechtsteams, die den Offboarding-Prozess von Mitarbeitern überwachen. Sie erklärt, was mit den Inhalten eines ehemaligen Mitarbeiters passiert, wenn dessen Konto gelöscht wird, den Unterschied zwischen den Einstellungen Löschen und Löschen & Anonymisieren sowie wie Sie diese Einstellung für Ihr Netzwerk ändern können.
DSGVO- und CCPA-Konformität
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, legen Datenschutzbestimmungen wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der California Consumer Privacy Act (CCPA) strenge Regeln für die Aufbewahrung personenbezogener Daten fest. Standardmäßig entfernt Speakap die persönlichen Profildaten eines ausgeschiedenen Mitarbeiters (wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Profilbilder), behält jedoch dessen Namen an historischen Beiträgen bei, damit Gespräche ihren Kontext behalten.
Da das Beibehalten des Namens eines ehemaligen Mitarbeiters je nach Rechtsgebiet eine rechtliche Grauzone darstellen kann, bietet Speakap zwei Einstellungen zur Kontolöschung an:
| Art der Löschung | Verhalten bei der Datenaufbewahrung | Visuelle Auswirkung im Feed |
| Löschen (Standard) | Entfernt alle persönlichen Kontaktdaten, Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Der Name des Mitarbeiters bleibt erhalten. | Historische Beiträge, Kommentare und Chatverläufe zeigen weiterhin den Namen des ehemaligen Mitarbeiters neben dessen alten Inhalten an. |
| Löschen & Anonymisieren | Löscht dauerhaft alle persönlichen Daten einschließlich des Namens des Mitarbeiters. | Der Name wird rückwirkend auf der gesamten Plattform durch einen generischen Platzhalter „Gelöschter Benutzer“ ersetzt. |
Hinweis: Ein gelöschtes Konto durchläuft zunächst eine 30-tägige suspendierte Kulanzphase, in der es noch reaktiviert werden kann, entweder durch erneute Einladung derselben E-Mail-Adresse oder in User Sync Netzwerken über den XID-Anker. Siehe Was passiert mit einem Konto, wenn ein Benutzer gelöscht wird.
So ändern Sie die Lösch-Einstellung Ihres Netzwerks
Wenn Ihre Rechtsabteilung verlangt, dass die Namen ehemaliger Mitarbeiter vollständig entfernt werden, können Netzwerk-Administratoren die netzwerkweite Einstellung in einem Desktop-Webbrowser ändern:
- Melden Sie sich in Ihrem Speakap-Netzwerk an.
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild und gehen Sie zu Netzwerkeinstellungen.
- Wählen Sie in der Seitenleiste Präferenzen aus.
- Klicken Sie auf den Tab Benutzerverwaltung.
- Unter der Überschrift Kontolöschung wählen Sie Löschen & Anonymisieren aus.
- Klicken Sie auf Speichern und anwenden.
Warnung: Diese Änderung ist rückwirkend und dauerhaft. Der Wechsel von Löschen zu Löschen & Anonymisieren wirkt wie ein globaler Bereinigungsvorgang. Die Plattform anonymisiert sofort und dauerhaft alle zuvor gelöschten Konten in der Historie Ihres Netzwerks. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
Wie Inhalte nach der Anonymisierung aussehen
Auch wenn ein Konto anonymisiert wird, bleiben die von der Person erstellten Inhalte (wie Schichtprotokolle oder Richtlinien) oft wichtig für Ihr Unternehmen. Speakap behält die Inhalte bei, ändert jedoch die Darstellung des Autors.
Updates, Kommentare und News-Beiträge
Bei Beiträgen im Feed und in Gruppen wird der Name des Autors entfernt und durch einen standardisierten Platzhalter ersetzt, der anzeigt, dass der ursprüngliche Autor aus dem Netzwerk gelöscht wurde. Ihre verbleibenden Mitarbeiter können die Inhalte weiterhin lesen, während die Identität des Autors geschützt ist.
Private 1-zu-1-Chats
Der 1-zu-1-Chatverlauf bleibt für den verbleibenden Teilnehmer zugänglich, da er oft nützliche Übergaben enthält. Die Seite des ehemaligen Kollegen in der Unterhaltung ist als gelöschtes Konto markiert, und der Chat wird dauerhaft schreibgeschützt: Es können keine neuen Nachrichten in diesem Gespräch gesendet werden.
Gruppengespräche
In Gruppenchats kennzeichnet ein deutlich sichtbares Symbol alle Nachrichten, die vom gelöschten Mitarbeiter gesendet wurden. Die verbleibenden Gruppenmitglieder können das Gespräch und den Dateiaustausch ohne Unterbrechung fortsetzen.
Häufig gestellte Fragen
Wenn ich auf Löschen & Anonymisieren umstelle, werden dann die Gruppenchats meines Teams gelöscht?
Nein. Gruppenchats, Feed-Beiträge und Kommentarstränge bleiben erhalten. Nur der Name und die Identität des ausgeschiedenen Mitarbeiters werden gelöscht und durch einen generischen Platzhalter ersetzt, sodass das Gespräch weiterhin lesbar bleibt.
Kann ein Manager einen anonymisierten privaten 1-zu-1-Chat wieder öffnen, um eine Frage zu stellen?
Nein. Sobald ein Konto gelöscht wurde, wird das 1-zu-1-Gespräch zu einem schreibgeschützten Archiv. Der verbleibende Mitarbeiter kann alte Nachrichten und Datei-Uploads durchsuchen, aber das Texteingabefeld wird entfernt.
Wie handhabt User Sync diese Lösch-Einstellungen?
User Sync folgt der Einstellung Ihres Netzwerks. Wenn Ihre Synchronisation die Löschung eines ausgeschiedenen Mitarbeiters verarbeitet, wird das Konto gemäß der derzeit unter Benutzerverwaltung gespeicherten Regel (Löschen oder Löschen & Anonymisieren) behandelt.
Immer noch Fragen?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit dem Namen Ihres Netzwerks und Ihrer Frage zu Lösch- oder Anonymisierungseinstellungen, und wir helfen Ihnen gerne weiter.