Zusammenfassung: Arbeits- und Datenschutzvorschriften variieren je nach Region, daher stellt Speakap keine generischen, universellen Compliance-Vereinbarungen bereit. Stattdessen können Netzwerkadministratoren bis zu drei Arten lokalisierter rechtlicher Dokumente direkt in der Plattform erstellen, anpassen und pflegen: Allgemeine Geschäftsbedingungen, eine Datenschutzerklärung und ein Impressum.
1. Die drei Arten rechtlicher Dokumente
Die Plattform bietet Plätze für bis zu drei separate rechtliche Dokumente. Diese verhalten sich unterschiedlich bei der Benutzerregistrierung und Plattformbenachrichtigungen:
| Dokumenttyp | Bei Registrierung erforderlich? | Erneute Zustimmung bei Aktualisierung erforderlich? | Hauptzweck und Anwendungsfall |
| Allgemeine Geschäftsbedingungen (Nutzungsbedingungen) | Ja | Ja | Legt aktive Benutzerrechte, Pflichten, Sicherheitsregeln der Plattform und betriebliche Verantwortlichkeiten fest. |
| Datenschutzerklärung (Privacy Policy) | Ja | Nein | Dokumentiert formell, wie Ihre Organisation Mitarbeiterdaten sammelt, verarbeitet, speichert, teilt und schützt. |
| Impressum (Legal Notice) | Nein | Nein | Zeigt Handelsregistereinträge, Umsatzsteuerdaten und Unternehmensinformationen an (rechtlich vorgeschrieben für digitale Tools in Ländern wie Deutschland, Österreich und der Schweiz). |
2. Erstellen und Anpassen Ihrer Inhalte
Wenn Ihr Rechts- oder Compliance-Team den Text finalisiert hat, können Sie die Dokumente direkt in der Plattform erstellen:
- Klicken Sie auf Ihr Avatar-Symbol oben rechts in der Desktop-Oberfläche und dann auf das Zahnrad (Einstellungen).
- Gehen Sie zu Netzwerkeinstellungen > Rechtliche Einstellungen.
- Verwenden Sie den integrierten Rich Text Editor, um Ihren rechtlichen Text zu verfassen oder einzufügen. Der Editor ermöglicht es Ihnen, Ihren Text zu formatieren mit:
- Überschriften und normalen Absätzen
- Textformatierungen (fett, kursiv und unterstrichen)
- Listen (nummeriert oder mit Aufzählungszeichen)
- Externe Web-Hyperlinks
Benennung Ihrer Dokumente
Sie können die standardmäßigen technischen Titel mit eigenen Anzeige-Namen überschreiben (zum Beispiel „Allgemeine Geschäftsbedingungen“ in „Unser Verhaltenskodex der Community“ ändern).
- Ansicht für Endbenutzer: Mitarbeiter sehen Ihren individuellen Titel während der Registrierung und in ihrem Einstellungsbereich.
- Ansicht für Administratoren: Die Administrationsbildschirme zeigen weiterhin die standardmäßigen Systemtitel, damit die Einstellungen übersichtlich bleiben.
3. Veröffentlichen und Verwalten von Aktualisierungen
Speichern vs. Aktivieren
Das sind zwei unterschiedliche Vorgänge, und die Unterscheidung ist wichtig:
- Entwurf speichern: Durch Klicken auf Speichern werden Ihre Änderungen gesichert, ohne sie live zu schalten. Neue Benutzer bei der Registrierung oder bestehende Benutzer im Feed sehen das aktualisierte Dokument nicht.
- Dokument aktivieren: Das Dokument wird erst live geschaltet und fordert Benutzer auf, sobald Sie es explizit auf Aktiviert umstellen.
Updates an aktive Benutzer ausgeben
Wenn Sie ein aktives Allgemeine Geschäftsbedingungen- oder Datenschutzerklärung-Dokument aktualisieren, können Sie eine optionale Benachrichtigungsfunktion aktivieren. Diese Benachrichtigung fordert aktive Benutzer auf, den geänderten Text einzusehen. Je nach Dokumenttyp verlangt das System entweder eine Zustimmung durch Klick oder zeigt eine Information zur Kenntnisnahme an.
Einzelne Dokumente deaktivieren
Wenn Sie ein Dokument aus Ihrem Onboarding-Prozess entfernen müssen, gehen Sie im Bereich Einstellungen unter Rechtliches, um Dokumente einzeln zu deaktivieren.
Compliance-Hinweis: Wenn ein Dokument deaktiviert wird, können neue Benutzer die Registrierung abschließen, ohne die Richtlinien Ihrer Organisation zu prüfen oder zu akzeptieren. Das Deaktivieren dieser Dokumente kann zu Compliance-Lücken oder rechtlichen Risiken führen. Speakap übernimmt keine Verantwortung für fehlende regulatorische Abdeckung aufgrund deaktivierter Einstellungen.
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit dem Namen Ihres Netzwerks und dem Dokument, an dem Sie arbeiten. Wir helfen Ihnen gerne weiter.