Zusammenfassung: Aktivitätsprotokoll und Kontrolle hilft Netzwerkadministratoren zu sehen, wann und wie lange Nutzer auf Speakap aktiv waren, und eine tägliche Zeitbegrenzung festzulegen, damit Mitarbeiter nicht zu oft online sind. Diese Anleitung behandelt das Aktivieren der Funktion, das Überprüfen der Aktivitätsprotokolle pro Nutzer, das Festlegen eines täglichen Schwellenwerts mit einer benutzerdefinierten Nachricht und die Auswahl der Mitarbeiter, für die dies gilt.
1. Das Aktivitätsprotokoll-Tool
Das Aktivitätsprotokoll ist ein internes Protokoll, das die Plattformaktivität einzelner Nutzer verfolgt. Es zeichnet auf, wann ein Nutzer online war, wie lange und auf welcher Geräteplattform er seine Sitzung gestartet hat. Mit diesem Protokoll können Sie leicht sehen, wie viel Gesamtzeit einzelne Nutzer an einem Tag oder über einen bestimmten Zeitraum auf Speakap verbracht haben.
Datenschutzgarantie: Wenn das Aktivitätsprotokoll aktiviert ist, überwacht die Plattform streng die aktiven Netzwerkverbindungsmetriken, wie Zeitstempel und Sitzungsdauer. Das System verfolgt, protokolliert oder überwacht niemals, welche spezifischen Aktionen, Nachrichten, Dateien oder Inhalte der Nutzer während der Nutzung der Plattform verwendet.
So aktivieren Sie die Aktivitätsaufzeichnung
Nur Netzwerkadministratoren können das Tracking aktivieren:
- Gehen Sie zu Ihren Netzwerkeinstellungen.
- Klicken Sie auf den Bereich Rechtliches.
- Wählen Sie den Tab Aktivitätskontrolle aus.
- Aktivieren Sie den Hauptschalter Aktivitätskontrolle.
Bitte beachten Sie, dass die Datenerfassung ab dem Moment der Aktivierung beginnt. Die Plattform kann keine rückwirkenden oder historischen Protokolle für Zeiträume vor der Aktivierung der Funktion erstellen, und das Tracking endet sofort, wenn der Schalter deaktiviert wird.
2. Überprüfung der Nutzeraktivitätsprotokolle
Sie können die Aktivität einzelner Nutzer direkt aus der Nutzerliste überprüfen:
- Gehen Sie zu Netzwerkeinstellungen und wählen Sie den Bereich Nutzer.
- Scrollen Sie durch die Nutzerliste oder verwenden Sie die Suchleiste, um den Mitarbeiter zu finden.
- Klicken Sie auf die Zeile des Nutzers in der Tabelle, um den Profil-Dialog zu öffnen.
- Klicken Sie auf den Tab Aktivität, um die Verbindungsverlauf einzusehen.
Das finden Sie dort:
- Datumsbereich-Filter: Filtern Sie das Protokoll mit integrierten Voreinstellungen: Letzte 7 Tage, Letzte Woche, Letzte 2 Wochen und Letzter Monat.
- Sitzungsübersicht: Die Ansicht zeigt die Gesamtzeit, die der Nutzer an jedem Tag im ausgewählten Zeitraum verbracht hat. Klicken Sie auf einen einzelnen Tag im Diagramm, um die Ansicht zu erweitern und die Details der täglichen Sitzungen einzusehen, einschließlich Gerätetypen, genaue Sitzungsstart- und Endzeiten sowie Dauer.
- Zeitzonenbehandlung: Sitzungen werden immer in der eigenen Zeitzone des Mitarbeiters angezeigt. Wenn die Zeitzone seines Geräts von Ihrer lokalen Region abweicht, markiert das Protokoll den Eintrag mit einem Sitzungssymbol, um Verwirrung zu vermeiden.
Tipp: Sie können das Aktivitätsprotokoll eines Nutzers als CSV herunterladen, um es weiter zu analysieren.
3. Grenzen setzen mit Aktivitätskontroll-Schwellenwerten
Die Aktivitätskontrolle hilft Ihrer Organisation, die Zeit zu begrenzen, die Mitarbeiter auf Speakap verbringen, indem ein täglicher Schwellenwert durchgesetzt wird. Sobald ein Nutzer diese Grenze überschreitet, wird ihm sofort ein verpflichtendes Benachrichtigungsbanner angezeigt.
So konfigurieren Sie einen Schwellenwert:
- Gehen Sie zu Netzwerkeinstellungen > Rechtliches.
- Öffnen Sie den Tab Aktivitätskontrolle.
- Aktivieren Sie den Schalter "Frage den Nutzer um Zustimmung".
- Geben Sie den täglichen Schwellenwert in Minuten ein.
- Schreiben Sie die Richtlinie Ihrer Organisation in das Textfeld für die benutzerdefinierte Nachricht.
- Klicken Sie auf Speichern, um den Schwellenwert im gesamten Netzwerk anzuwenden.
Für jede neue Sitzung, die der Nutzer über seinen täglichen Schwellenwert hinaus startet, blockiert das System den Zugriff, bis er Ihre benutzerdefinierte Benachrichtigungsnachricht überprüft und bestätigt hat.
4. Auswahl der Mitarbeiter, für die die Aktivitätskontrolle gilt
Verschiedene Mitarbeitertypen arbeiten unter unterschiedlichen vertraglichen Vereinbarungen, daher gilt die Aktivitätskontrolle möglicherweise nicht für die gesamte Belegschaft. Sie können genau festlegen, welche Nutzer ein- oder ausgeschlossen werden, auf drei Arten:
- Während der Einarbeitung: Wenn Sie manuell neue Einladungen versenden, aktivieren Sie vor dem Versand der E-Mail-Einladung das Kontrollkästchen "Gilt für Aktivitätskontrolle".
- Für bestehende Nutzer: Gehen Sie zu Netzwerkeinstellungen > Nutzer, suchen Sie die Person, klicken Sie auf den Tab Nutzertyp und aktivieren oder deaktivieren Sie die Option "Gilt für Aktivitätskontrolle".
- Automatisch über User Sync: Wenn Ihr Netzwerk unsere automatisierte User-Sync-Verbindung nutzt, kann dieses Flag basierend auf einer spezifischen Reihe interner Geschäftsregeln automatisch aktiviert werden. Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com, um diese Verbindung einzurichten.
Häufig gestellte Fragen
Wie kann ich Anmeldezeiten verfolgen und das Sitzungsdauerprotokoll eines Mitarbeiters überprüfen?
Gehen Sie zu Netzwerkeinstellungen > Nutzer, suchen Sie das Profil und öffnen Sie den Tab Aktivität. Klicken Sie auf eine einzelne Tageszeile, um die genaue Anmeldedauer, den Gerätetyp und die Sitzungszeitstempel zu sehen.
Kann ich dies zur Unterstützung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen oder einer Work-Life-Balance-Nachricht verwenden?
Ja. Durch die Aktivierung der Zustimmungsoption für Schwellenwerte unter dem Tab Rechtliches können Sie verhindern, dass Mitarbeiter die Plattform außerhalb der Schichtzeiten übermäßig nutzen. Sie behalten die volle Kontrolle über die benutzerdefinierte Compliance-Nachricht, die den Nutzern angezeigt wird, wenn sie ihre täglichen Minuten überschreiten.
Wie kann ich das Aktivitätsprotokoll eines Nutzers als CSV-Datei herunterladen?
Im Tab Aktivität des einzelnen Nutzers klicken Sie auf das Export-Symbol in der Aktivitätsprotokollansicht und wählen die Option Als CSV herunterladen, um die Rohdaten auf Ihrem Computer zu speichern. Die vollständigen Zeitzonen-Metadaten sind automatisch in diesem Export enthalten. In diesem Export finden Sie das Aktivitätsprotokoll des Nutzers.
Kann ich Aktivitätskontroll-Zuweisungen mit der User Sync API automatisieren?
Ja. Wenn Ihr Netzwerk die automatisierte Speakap User Sync Integration verwendet, können Sie das Aktivitätskontroll-Flag basierend auf Ihren internen HR-Datenbank-Geschäftsregeln automatisch übergeben. Um diese Automatisierung einzurichten, konfigurieren Sie Ihre Nutzerbereitstellungsdaten, um Nutzerparameter umzuschalten, oder schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com für schrittweise Unterstützung.
Kann ich die von einem Mitarbeiter pro Abrechnungszeitraum in Sekunden verbrachte Zeit für Gehaltsabrechnungszwecke abrufen?
Ja, wir haben Endpunkte verfügbar, mit denen Sie die verbrachte Zeit abrufen und für Gehaltsabrechnungszwecke nach Belieben verwenden können.
Noch Fragen?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit Ihrem Netzwerknamen und dem, was Sie einrichten möchten, und wir helfen Ihnen gerne weiter.