Zusammenfassung: Diese Anleitung zeigt Netzwerkadministratoren, wie sie druckbare Einladungen für Mitarbeiter aktivieren, erstellen und verwalten können, die keine Arbeits-E-Mail-Adresse haben oder bei denen das Teilen von E-Mail-Adressen aus rechtlichen Gründen eingeschränkt ist.
1. Was sind druckbare Einladungen?
Standardmäßig benötigt Speakap eine E-Mail-Adresse, um Benutzer einzuladen und die Passwortwiederherstellung zu ermöglichen. Wenn Ihre Organisation keine E-Mail-Adressen der Mitarbeiter bereitstellen kann, ermöglicht der Ablauf für druckbare Einladungen das Erstellen physischer Aktivierungsbriefe mit einzigartigen, temporären Zugangsdaten. Mitarbeiter verwenden diese, um ihre Konten manuell zu aktivieren.
User Sync Integration: Ihre automatisierte User Sync kann ebenfalls diesen Ansatz verwenden, wobei die Synchronisation die Benutzernamen- und temporären Passwortwerte definiert (zum Beispiel Benutzername = Mitarbeiter-ID und temporäres Passwort = Nachname).
Neben der Ausgabe einzelner Aktivierungsbriefe können Sie auch ein Firmenposter oder Handout mit QR-Codes für die mobilen Apps verwenden, sowie klare Anleitungen, die erklären, wie Benutzer ihre Zugangsdaten ermitteln können (z. B. Benutzername = Mitarbeiter-ID, Passwort = Nachname + Mitarbeiter-ID).
2. Aktivierung des Ablaufs für druckbare Einladungen
Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert und muss zunächst von einem Netzwerkadministrator aktiviert werden.
- Gehen Sie zu Netzwerkeinstellungen.
- Öffnen Sie den Abschnitt Präferenzen.
- Wählen Sie den Reiter Benutzerverwaltung.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Druckbare Einladungen für Benutzer ohne E-Mail-Adresse aktivieren.
- Lesen Sie die Sicherheitshinweise und klicken Sie auf Ich habe verstanden, um zu bestätigen.
Sicherheitshinweis: Die Aktivierung dieses Ablaufs bringt eine Sicherheitsverantwortung mit sich, da Ihr Verwaltungsteam physisch Zugangscodes an Ihre Belegschaft aushändigt.
3. Erstellen von druckbaren Einladungen
Sobald die Funktion aktiviert ist, können Sie die Aktivierungsdaten auf der Einladungsseite generieren.
- Gehen Sie zu Netzwerkeinstellungen > Einladungen.
- Klicken Sie auf den Reiter Druckbare Einladungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Mitglieder einladen.
- Füllen Sie die Details aus:
- Benutzertyp: interner oder externer Benutzer.
- Name: Geben Sie die Namen der Benutzer ein (mehrere Benutzer durch Komma trennen).
- Netzwerkrolle: Wählen Sie eine Rolle aus dem Dropdown-Menü (Mitglied ist die Standardeinstellung).
- Organisationseinheiten (optional): Weisen Sie die Benutzer bestimmten übergeordneten Geschäftseinheiten oder untergeordneten Abteilungen zu.
- Gruppen (optional): Weisen Sie die Benutzer bestimmten eigenständigen Gruppen zu.
- Persönliche Nachricht (optional): Fügen Sie maßgeschneiderte Anweisungen oder eine Willkommensnotiz hinzu, die direkt auf dem Brief gedruckt wird.
- Klicken Sie auf Einladung(en) erstellen.
4. Verwalten und Verteilen von Einladungen
Nach der Erstellung der Einladungen können Sie diese herunterladen, überprüfen und aushändigen.
| Aktionsebene | Befehl | Beschreibung |
| Einzelaktionen (finden Sie den Benutzer in der Liste und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol) | Einladung herunterladen | Erzeugt den offiziellen PDF-Aktivierungsbrief für den jeweiligen Benutzer. |
| Passwort neu generieren | Verwenden Sie dies, wenn ein Brief verloren geht; es macht die alten Zugangsdaten sofort ungültig und erstellt ein neues Passwort, das einen erneuten Download erfordert. | |
| Details anzeigen | Zeigt genau an, welchen Gruppen, Abteilungen oder Geschäftseinheiten der Benutzer bei der Aktivierung automatisch beitritt. | |
| Einladung löschen | Entfernt die ausstehende Einladung dauerhaft. | |
| Massenaktionen (wählen Sie mehrere Benutzer über die Kontrollkästchen links aus) | Herunterladen / Neu generieren | Führt den ausgewählten Befehl für die gesamte Gruppe der markierten Benutzer gleichzeitig aus. |
Technischer Hinweis: Für die beste Leistung führen Sie Massenaktionen jeweils für Gruppen von 100 Benutzern oder weniger aus.
5. Zurücksetzen von Passwörtern für Benutzer ohne E-Mail
Diese Benutzer haben keine E-Mail-Adresse hinterlegt, daher funktionieren automatisierte "Passwort vergessen"-Anfragen nicht. Als Administrator setzen Sie deren Passwort manuell zurück:
- Gehen Sie zu Netzwerkeinstellungen > Benutzer.
- Suchen Sie den gesperrten Benutzer und wählen Sie ihn aus.
- Öffnen Sie den Reiter Passwort zurücksetzen in den Kontoeinstellungen.
- Klicken Sie auf Neues Passwort generieren und bestätigen Sie.
- Laden Sie das neue Dokument herunter und übergeben Sie den physischen Brief zum Zurücksetzen des Passworts. Beim nächsten Login wird der Benutzer automatisch aufgefordert, ein neues dauerhaftes Passwort festzulegen.
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit Ihrem Netzwerknamen und dem, was Sie versuchen zu tun, und wir helfen Ihnen gerne weiter.