Zusammenfassung: Diese Anleitung erklärt, wie man die dezentrale Benutzerverwaltung in Speakap aktiviert und verwendet. Organisationen mit einer zentralisierten Mitarbeiterdatenbank verlassen sich in der Regel auf unsere automatisierte Benutzersynchronisation, aber Unternehmen mit Franchise- oder dezentralen Strukturen benötigen mehr Flexibilität. Mit dieser Einrichtung können Netzwerkadministratoren lokalen Administratoren erlauben, Benutzer innerhalb ihrer eigenen Geschäftseinheiten oder lokalen Abteilungen einzuladen und zu entfernen.
1. Wann dezentrale Benutzerverwaltung verwenden
Für Unternehmen mit einer zentralisierten Datenbank ihrer Mitarbeiter ist die Funktion Benutzersynchronisation oft alles, was sie benötigen, um ihre Speakap-Benutzer automatisch zu verwalten. Wenn Sie jedoch keine solche Datenbank haben oder mit vielen Franchises arbeiten, ist ein zentraler Ansatz möglicherweise nicht möglich.
Für diese Fälle ermöglicht Ihnen Speakap, die Benutzerverwaltung zu dezentralisieren, sodass lokale Manager die Aufnahme und das Ausscheiden ihrer eigenen Teammitglieder direkt verwalten.
2. Rolle konfigurieren (für Netzwerkadministratoren)
Bevor ein Administrator einer Geschäftseinheit oder lokalen Abteilung Benutzer verwalten kann, muss ein Netzwerkadministrator der Rolle die richtige Berechtigung geben:
- Gehen Sie zu Ihren Netzwerkeinstellungen.
- Wählen Sie im Menü den Abschnitt Rollen aus.
- Öffnen Sie die Rolle, die Sie bearbeiten möchten, oder erstellen Sie eine neue Rolle.
- Gehen Sie zum Tab Netzwerkeinstellungen innerhalb der Rollenkonfiguration.
- Aktivieren Sie die Berechtigung „Benutzer und Einladungen innerhalb verwalteter Organisationsgruppen verwalten“.
- Klicken Sie auf Speichern, um die Rolle zu aktualisieren.
Rolle zuweisen: Um diese Rolle dem richtigen lokalen Administrator bzw. den richtigen lokalen Administratoren zuzuweisen, kehren Sie zum Rollenbildschirm zurück, fahren Sie mit der Maus über die Rolle, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol auf der rechten Seite, wählen Sie Mitglieder hinzufügen und klicken Sie auf Speichern.
Weitere Informationen zu Rollen und Berechtigungen finden Sie unter Erstellen und Verwalten von Rollen & Berechtigungen.
3. Neue Benutzer einladen (für lokale Administratoren)
Sobald ein Administrator einer Geschäftseinheit oder lokalen Abteilung die richtige Berechtigung hat, kann er neue Benutzer per E-Mail in seine Geschäftseinheit und die darunterliegenden Abteilungen einladen:
- Gehen Sie zu Ihren spezifischen Organisationseinstellungen (z. B. Ihre Geschäftseinheit oder lokale Abteilung).
- Wählen Sie den Abschnitt Einladungen aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Einladen.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse(n) der Benutzer ein, die Sie einladen möchten. Hinweis: Sie können mehrere E-Mail-Adressen gleichzeitig kopieren und einfügen, getrennt durch Leerzeichen oder Kommas.
- Wählen Sie die Geschäftseinheit und/oder die lokale(n) Abteilung(en) aus, denen der Benutzer zugewiesen werden soll, und legen Sie fest, ob er Administrator ist oder nicht.
- (Optional) Fügen Sie der Einladungs-E-Mail eine persönliche Nachricht hinzu.
- Klicken Sie auf Einladen, um zu senden.
Wichtiger Hinweis zum Netzwerkzugang: Mit dieser Berechtigung laden lokale Administratoren neue Benutzer in das gesamte Speakap-Netzwerk ein, nicht nur in die lokale Gruppe. Eingeladene Benutzer können auch Nachrichten sehen und darauf reagieren, die im Hauptnetzwerk-Feed gepostet werden.
4. Benutzer entfernen (für lokale Administratoren)
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder den Standort wechselt, muss sich auch sein Zugang ändern. Als lokaler Administrator mit den richtigen Berechtigungen sehen Sie beim Entfernen eines Benutzers aus Ihrer Geschäftseinheit oder lokalen Abteilung zwei Optionen:
- Aus Geschäftseinheit entfernen: Entfernt den Benutzer aus Ihrer spezifischen Geschäftseinheit oder lokalen Abteilung, aber nicht von der Speakap-Plattform. Der Benutzer kann sich weiterhin anmelden, netzwerkweite Feed-Beiträge lesen und auf andere Gruppen zugreifen, in denen er Mitglied ist. Verwenden Sie dies für Mitarbeiter, die an einen anderen Unternehmensstandort wechseln.
- Aus Netzwerk entfernen: Entfernt den Benutzer vollständig aus dem Speakap-Netzwerk. Der Benutzer kann sich nicht mehr anmelden oder auf Unternehmensinformationen zugreifen. Verwenden Sie dies, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen vollständig verlässt.
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit Ihrem Netzwerknamen und der betreffenden Rolle oder Geschäftseinheit, und wir helfen Ihnen gerne weiter.