Zusammenfassung: Dieser Leitfaden hilft Netzwerkadministratoren dabei, einen sicheren Bereich für Drittpartner wie Auftragnehmer, Lieferanten, Franchiseinhaber oder Berater einzurichten, ohne die Netzwerksicherheit aufzugeben. Er behandelt, was externe Benutzer tun können und was nicht, und wie Speakap unternehmenssensible Informationen vor versehentlicher Offenlegung schützt.
1. Ihre Arbeitsumgebung sicher halten
Die Einschränkung des Zugriffs für Dritte bedeutet, dass externe Benutzer effizient mit Ihrem Team kommunizieren können, ohne die unternehmensweiten sensiblen Informationen zu sehen.
Schutz vor versehentlicher Offenlegung: Wenn ein interner Mitarbeiter beginnt, ein Update in einer Gruppe zu schreiben, die externe Mitglieder enthält, zeigt Speakap eine deutliche Warnmeldung direkt im Textfeld an. Diese Echtzeitwarnung erinnert den Verfasser daran, seinen Text zu überprüfen und zu vermeiden, dass interne Dokumente, Finanzberichte oder sensible Daten in diesem gemeinsamen Bereich veröffentlicht werden.
Um externe Benutzer einzuladen, siehe Wie man Benutzer einlädt.
2. Was externe Benutzer KÖNNEN
Innerhalb ihrer zugewiesenen Gruppen erhalten externe Benutzer dieselbe reibungslose Erfahrung wie Ihre eigene Belegschaft. Innerhalb der Gruppen können sie:
- Updates posten: Beiträge teilen, Anerkennungen geben und an offenen Gruppengesprächen teilnehmen. Nur wenn in den Gruppeneinstellungen aktiviert.
- Teammitglieder sehen: die Namen und Profile anderer Mitglieder derselben Gruppe ansehen.
- Gespräche starten: Direktnachrichten senden oder Gruppenchats mit Nutzern beginnen, die dieselbe Gruppenmitgliedschaft teilen. Nur wenn in den Berechtigungen aktiviert.
- Inhalte lesen: gruppenspezifische Nachrichtenartikel lesen und offene geteilte Dokumentenordner oder Dateien öffnen.
- Suchen: suchen und auf Ergebnisse zugreifen, die streng auf ihre eigene Gruppe beschränkt sind.
3. Was externe Benutzer NICHT können
Zum Schutz der Privatsphäre Ihres Netzwerks gelten strenge Beschränkungen für alle externen Kontotypen. Externe Benutzer sind vollständig blockiert von:
- Dem Kollegenverzeichnis: Globale Unternehmensprofilinformationen sind für externe Benutzer verborgen.
- Gruppenübersichten: Sie können nicht die vollständige Liste aller Unternehmensgruppen im Entdeckungs- oder Übersichtsbereich sehen.
- Gruppenübergreifender Kommunikation: Sie können keine Gruppenchats starten oder Direktnachrichten an Mitarbeiter außerhalb ihrer zugewiesenen Gruppen senden.
- Inhalten außerhalb ihrer Gruppen: Sie können keine Nachrichtenartikel sehen, keine Suchergebnisse anzeigen oder Ordner öffnen, die zum Netzwerk, zu Geschäftseinheiten, Abteilungen oder Gruppen gehören, denen sie nicht angehören.
- Dem Beitreten oder Verlassen von Gruppen: Externe Benutzer können Gruppen im Unternehmen nicht eigenständig beitreten oder verlassen.
Häufig gestellte Fragen
Wie verhindert Speakap, dass Mitarbeiter unternehmenssensible Informationen mit externen Benutzern teilen?
Die Plattform zeigt eine automatische Echtzeit-Warnung an, sobald ein regulärer Benutzer beginnt, ein Update in einer Gruppe mit externen Partnern zu posten, sodass der Verfasser seinen Text auf sensible Daten vor der Veröffentlichung überprüft.
Können externe Benutzer einen Gruppenchats mit beliebigen Personen im Unternehmensverzeichnis starten?
Nein. Externe Benutzer können nur Kollegen Nachrichten senden, die Mitglieder derselben Gruppe sind. Der Rest des Organisationsverzeichnisses bleibt für sie vollständig unsichtbar.
Dürfen externe Benutzer Gruppen eigenständig beitreten oder verlassen?
Nein. Externe Benutzer können Gruppen nicht eigenständig beitreten oder verlassen. Das Hinzufügen und Entfernen muss von einem autorisierten Netzwerkadministrator durchgeführt werden.
Was kann ein externer Benutzer innerhalb seiner zugewiesenen Gruppe sehen?
Sie können Nachrichtenartikel lesen, geteilte Dateien herunterladen, Gruppenmitglieder sehen, sich an Unterhaltungen in Updates beteiligen und innerhalb der Gruppe suchen, solange die Inhalte direkt in der Gruppe veröffentlicht wurden, der sie angehören.
Immer noch Fragen?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit dem Namen Ihres Netzwerks und was Sie für Ihre externen Benutzer einrichten möchten, und wir helfen Ihnen gerne weiter.