Zusammenfassung: Ein erfolgreicher Rollout von Speakap basiert auf einer gut geplanten Implementierung der Benutzersynchronisation. Dieser Leitfaden skizziert den typischen 6-Wochen-Zeitrahmen, um die Benutzersynchronisation einzurichten, zuzuordnen, zu implementieren und zu testen, und erläutert, was wir in jeder Phase voneinander benötigen.
Einführung: Verwaltung des Zeitplans
Der untenstehende Zeitplan stellt ein indikatives, ideales Szenario dar. Da die Benutzersynchronisation direkt mit Ihrer internen HR- oder Gehaltsabrechnungsplattform verbunden ist, hängt die tatsächliche Geschwindigkeit der Bereitstellung stark von der Bereitschaft Ihres Teams, der technischen Zusammenarbeit und den spezifischen HR-IS- oder Gehaltsabrechnungssystemen ab, die Sie verwenden.
Wichtig: Eine schnelle Kommunikation und das zügige Bereitstellen der angeforderten Daten sind entscheidend. Fehlende oder verzögerte Strukturinformationen werden die Implementierung direkt verzögern, da bestimmte automatisierte Konfigurationen ohne Basisdaten nicht aufgebaut werden können.
Phase 1: Woche 1, Einrichtung
Bevor die technische Konfiguration beginnt, stimmen sich beide Teams über die strukturellen Parameter Ihrer Mitarbeiterdaten ab. In dieser ersten Woche definieren wir:
- Die genauen Datenfelder, die in Ihren Mitarbeiterdatensätzen enthalten sind.
- Sichere Übertragungsmethoden zum Zugriff auf Ihre Datensätze (über einen API-Connector oder sicheren SFTP).
- Eine Übersicht über die physische und funktionale Struktur Ihrer Organisation (Standorte, Geschäftseinheiten und Abteilungen).
- Die automatisierte Ausführungsfrequenz der Synchronisation.
- Alle einzigartigen Profilregeln oder organisatorischen Ausnahmen von der allgemeinen Synchronisationslogik.
Was wir in Woche 1 voneinander benötigen:
| Wer | Was |
| Sie | Ein Beispieldatenauszug mit 1 oder 2 Test-Mitarbeiterdatensätzen. |
| Sie | Eine strukturelle Übersicht, die alle Standorte und Abteilungen abbildet. |
| Sie | Gültige HR-IS-API-Zugangsdaten oder die spezifischen Whitelist-IP-Adressen, von denen Sie Daten hochladen werden (bei Verwendung von SFTP). |
| Speakap | Sichere Login-Daten für Ihren dedizierten SFTP-Ordner (bei Verwendung von SFTP). |
Phase 2: Woche 2, Zuordnung
Basierend auf den strukturellen Dokumenten aus Woche 1 erstellt Speakap das zugrundeliegende logische Framework. Wir erstellen die benötigten Zielgruppen innerhalb Ihres Netzwerks und ordnen sie direkt den entsprechenden Feldern aus Ihrem eingehenden HR-Datenauszug zu.
Während dieser Phase sind mehrere Feedbackrunden zu erwarten. Speakap liefert einen Konzeptentwurf der Zuordnung, basierend auf Ihren Mitarbeiterdaten und der Unternehmensstruktur, Sie prüfen diesen und geben Feedback, und Speakap finalisiert die Zuordnung. Schnelles Feedback zu den Konzeptentwürfen hält Ihre Termine im Zeitplan.
Phase 3: Wochen 3 und 4, Implementierung
Sobald die finale strukturelle Zuordnung genehmigt ist, beginnt Speakap mit der Aufbauphase. Alle vereinbarten Unternehmensregeln werden in die Synchronisationskonfiguration eingebettet:
- Regeln zum Auslösen von Kontoeinladungen oder Profilaktivierungen.
- Vorausgefüllte Felder mit Standard-Profilinformationen (Namen, Titel, Kontaktdaten).
- Logik, die steuert, wie Benutzer automatisch zu bestimmten Gruppen hinzugefügt oder daraus entfernt werden.
- Offboarding-Regeln für die sichere Entfernung von ausgeschiedenen oder ehemaligen Mitarbeitern aus dem Netzwerk.
- Logik zur automatischen Zuweisung der korrekten Plattform-Berechtigungsrollen basierend auf den Job-Eigenschaften.
Hinweis: In den Wochen 3 und 4 wird nichts von Ihrem Team benötigt.
Phase 4: Wochen 5 und 6, Test und Freigabe
Bevor die automatisierte Synchronisation auf Ihrer Live-Plattform aktiviert wird, führt Speakap umfassende Tests in einer isolierten, simulierten Umgebung durch. Wir spiegeln Ihre Netzwerkstruktur auf einen Entwicklungsserver und verarbeiten Ihre tatsächlichen Mitarbeiterdatensätze, um zwei wichtige Prüfungen durchzuführen:
- Aktivierungsprüfung: Überprüfung, dass jeder Benutzer korrekt eingeladen wird, zu den exakten Strukturgruppen geleitet wird, mit Daten vorausgefüllt ist und die richtigen Rollen zugewiesen bekommt.
- Tägliche Synchronisationskonsistenz: Simulation eines mehrtägigen Zyklus, um zu bestätigen, dass Neueinstellungen sofort Einladungen erhalten, geänderte Profildetails nahtlos aktualisiert werden und ehemalige Mitarbeiter sauber aus dem Netzwerk entfernt werden.
Hinweis zum Datenschutz: Zum Schutz sensibler Unternehmensdateien werden alle personenbezogenen Daten vor Ausführung dieser Testscripte vollständig anonymisiert. Nach Abschluss und Verifizierung des Validierungszyklus werden das simulierte Testnetzwerk und alle anonymisierten Datensätze dauerhaft von unseren Entwicklungsservern gelöscht.
Am Ende dieser Phase aktiviert Speakap die finalisierte Benutzersynchronisation vollständig auf Ihrem Live-Produktionsnetzwerk.
Weiteres Vorgehen: Verwaltung von Änderungen nach dem Start
Organisationen sind dynamisch, und Ihre Synchronisationseinrichtung kann mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitwachsen.
- Kleine Anpassungen: Routinemäßige Updates, wie das Hinzufügen weniger neuer Standortnamen oder das Anpassen spezifischer Attributfelder, können in der Regel innerhalb von 48 Stunden nach Ihrer Anfrage erledigt werden. Dies ist als Richtwert zu verstehen, nicht als garantierte Bearbeitungszeit.
- Strukturelle Neukonfigurationen: Groß angelegte Änderungen (wie die Migration auf eine komplett neue HR-IS-Plattform oder eine organisatorische Umstrukturierung) erfordern sorgfältige Planung. Als Richtlinie strebt Speakap an, komplexe strukturelle Änderungen innerhalb von 14 Tagen zu bearbeiten und bereitzustellen.
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit Ihrem Netzwerknamen, Ihrem HR-System und dem Stand der Implementierung, und wir helfen Ihnen weiter.