Zusammenfassung: Die automatisierte Benutzerverwaltung in Speakap basiert auf dem Zugriff auf die Mitarbeiterdaten Ihrer Organisation. Diese Anleitung beschreibt, wie Sie Ihre Mitarbeiterdatenfelder strukturieren, wie Sie zwischen einer API- und einer SFTP-Verbindung wählen und wie Sie die Synchronisationshäufigkeit festlegen.
Um Ihre Belegschaft innerhalb von Speakap automatisch zu verwalten, benötigt die Plattform direkten Zugriff auf Ihre unternehmensinternen Mitarbeiterdaten. Speakap verwendet die Informationen aus diesem Hauptdatensatz, um Ihre Mitarbeiter sicher einzuladen, zu entfernen und im Netzwerk zu verwalten.
1. Strukturierung Ihres Mitarbeiterdatensatzes
Damit neue Benutzer erfolgreich bereitgestellt und Ihrem Netzwerk hinzugefügt werden können, muss Ihr Mitarbeiterdatensatz bestimmte Pflichtdaten sowie sehr empfohlene optionale Felder enthalten.
| Feldtyp | Datenfeld | Zweck & Technische Anforderungen |
| Pflichtfeld (für Einladungen & Löschungen) | Mitarbeiter-ID | Dient zur eindeutigen Identifizierung einzelner Benutzer in Ihren internen Aufzeichnungen und zur genauen Zuordnung zu Benutzerprofilen in Speakap. Dieser Wert muss für jede Person eindeutig sein. |
| Optional (für Gruppenverwaltung) | Standort(e) | Dient dazu, den Benutzer automatisch in die richtigen lokalisierten Geschäftsbereichsgruppen innerhalb von Speakap einzufügen. Dies kann eine Beschreibung oder ein Code sein. |
| Optional (für Gruppenverwaltung) | Abteilung(en) | Dient dazu, den Benutzer automatisch in die richtigen strukturellen Abteilungsgruppen innerhalb von Speakap einzufügen. Dies kann eine Beschreibung oder ein Code sein. |
| Optional | Name | Wird verwendet, um den Anzeigenamen des Mitarbeiters vorab auszufüllen. Diese Daten sollten idealerweise in separate Vorname- und Nachname-Felder aufgeteilt werden. |
| Optional | Berufsbezeichnung | Wird verwendet, um das Feld für den Berufstitel im öffentlichen Profil Ihres Mitarbeiters vorab auszufüllen. Dieses Feld kann auch verwendet werden, um die Rolle eines Benutzers im Netzwerk dynamisch zu bestimmen. |
| Optional | Telefonnummer | Wird verwendet, um das Kontaktfeld für die Telefonnummer im Profil Ihres Mitarbeiters vorab auszufüllen. |
| Optional | UPN | Dieses Feld ist verpflichtend, wenn Ihre Organisation Single Sign-On (SSO) verwendet. |
2. Technische Methoden zum Zugriff auf Datensätze
Speakap unterstützt zwei standardmäßige technische Lösungen für den Zugriff auf Ihre externen Mitarbeiterdateien.
Methode A: API-basierte Verbindung
Viele moderne HR-Management-Tools verfügen über eine integrierte API oder einen Connector, der es Drittanbietern wie Speakap ermöglicht, Ihre Mitarbeiterdaten programmatisch abzurufen. Zum Beispiel unterstützt die HR-Plattform AFAS dies über ihren nativen "Get Connector".
Bei dieser Methode stellt Ihre Organisation gültige Anmeldedaten für Ihr spezifisches HR-Tool oder den Connector bereit, damit Speakap auf die Daten zugreifen kann.
Methode B: SFTP-Verbindung
Wenn Ihr HR-Tool keine aktive API hat oder die API für Ihre Implementierung nicht verwendet werden kann, stellt Speakap einen sicheren SFTP-Server für die Datensynchronisation bereit.
- Authentifizierungsoptionen: Speakap kann für Sie ein SFTP-Konto mit sicherer Schlüsselauthentifizierung einrichten, oder Ihre Organisation kann Speakap Anmeldedaten bereitstellen, um direkt auf einen intern gehosteten SFTP-Standort zuzugreifen und die Daten abzurufen.
- Dateiformate: Der Mitarbeiterdatensatz kann in mehreren gängigen Dateiformaten geliefert werden, von .xls über .csv bis hin zu .xml-Dateien.
- Formatvorlagen: Sie können Ihr Datenmodell an unseren Beispielvorlagen für Mitarbeiterdatensätze (CSV und XLS) orientieren: [LINK BENÖTIGT: Download der Mitarbeiterdatensatzvorlage].
Bei einer SFTP-Verbindung ist die Aufteilung der Verantwortlichkeiten einfach. Sie stellen die spezifische(n) IP-Adresse(n) bereit, von der/dem aus die SFTP-Verbindung Ihres Systems initiiert wird, und laden regelmäßig den aktuellen Mitarbeiterdatensatz auf den SFTP-Server hoch. Speakap generiert und stellt die einzigartigen Anmeldedaten für Ihr zugewiesenes SFTP-Konto bereit.
3. Alternative Lösungen und Synchronisationshäufigkeit
- Alternative kundenspezifische Lösungen: Wenn weder die API-Verbindung noch die SFTP-Server-Methode mit Ihrer IT-Infrastruktur kompatibel sind, arbeitet Speakap mit Ihnen zusammen, um alternative Methoden zur Datenfreigabe zu erkunden. Zum Beispiel könnten Sie Dateien manuell in Speakap User Sync hochladen. Bitte beachten Sie, dass die Entwicklung einer alternativen Lösung erhebliche Auswirkungen auf Ihre Zeitpläne haben kann; siehe User Sync Implementierungszeiten.
- Verarbeitungsfrequenz: Sobald Speakap Zugriff auf Ihren Mitarbeiterdatensatz hat, muss eine fortlaufende Verarbeitungsfrequenz vereinbart werden. Speakaps technische Präferenz ist eine Synchronisation täglich. Wenn Ihre Abläufe jedoch eine häufigere oder seltenere Verarbeitung erfordern, teilen Sie dies bitte unserem Team mit, und wir passen die User Sync-Konfiguration entsprechend an.
Immer noch Fragen?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an technicalimplementations@speakap.nl mit Ihrem Netzwerknamen, Ihrem HR-System und Ihrer bevorzugten Verbindungsmethode (API oder SFTP), und wir helfen Ihnen gerne weiter.