Zusammenfassung: Über die Datenzuordnung hinaus bietet User Sync Sicherheitseinstellungen, anpassbare Einladungsnachrichten und eine Echtzeit-Übersicht der Organisation. Diese Anleitung erklärt, wie Sie Ihre Synchronisierungskonfiguration abschließen, Einladungen an bestimmte Zielgruppen anpassen und automatisierte Updates planen.
1. Globale Optionen von User Sync
Der Optionen-Tab enthält die Umschalter, die steuern, wie Speakap mit Datenanomalien und Sicherheit umgeht.
- Sicherheitsmechanismus (Abbruch bei zu vielen Änderungen): Legen Sie einen Prozentwert als Schwelle fest (zum Beispiel 10 %). Wenn die Synchronisierung Änderungen erkennt, die diesen Grenzwert überschreiten, wird sie automatisch abgebrochen. Dies verhindert versehentliche Massenlöschungen oder Einladungen, die durch eine fehlerhafte HR-Datei verursacht werden.
- XID-Verwaltung: Die Aktivierung von Erlaube XID-Änderung bei Reaktivierung ermöglicht es dem System, einen zurückkehrenden Mitarbeiter mit seinem alten Konto zu verbinden, auch wenn sich seine Kennung geändert hat.
- Organisatorische Flexibilität:
- Erlaube Benutzer ohne BU: Nützlich für Mitarbeiter der Zentrale, die keiner bestimmten Einzelhandelsfiliale oder Niederlassung angehören.
- Erlaube keine Benutzer ohne Gruppen: Stellt sicher, dass jeder synchronisierte Benutzer mindestens ein soziales oder funktionales Ziel im Netzwerk hat.
- Datenbereinigung und Konten:
- Zusammenführen doppelter XIDs: Gibt dem System Flexibilität im Umgang mit potenziellen doppelten Datensätzen.
- Leere Name/E-Mail zulassen: Erlaubt unvollständige HR-Datensätze, solange Benutzer durch andere Kennungen verwaltet werden können.
- Benutzernamen und temporäres Passwort generieren: Nützlich für die Einarbeitung von Mitarbeitern an vorderster Front, die keine Firmen-E-Mail-Adresse haben. Dies generiert automatisch Benutzernamen und Passwörter. Hinweis: In der Spaltenzuordnung können Sie den Benutzernamen und das Passwort auch basierend auf den HR-Daten festlegen.
- Single Sign-On (Identity Provider verwenden): Für Netzwerke, die SSO verwenden (zum Beispiel Okta oder Azure AD), aktivieren Sie die Option Identity Provider verwenden und geben Sie den eindeutigen Namen Ihres Providers ein. Dadurch wird sichergestellt, dass synchronisierte Benutzer auf die Anmeldeseite Ihrer Organisation weitergeleitet werden, anstatt die Standard-Speakap-Anmeldedaten zu verwenden.
2. Angepasste Einladungsnachrichten
Sie können die Standard-Willkommensnachricht im Abschnitt Einladungsnachrichten anpassen.
- Standardnachricht: Die Standardbegrüßung, die an alle neuen Benutzer gesendet wird.
- Ausdrucksbasierte Einladungen: Klicken Sie auf Einladungsnachricht hinzufügen und verwenden Sie den Ausdruckseditor, um bestimmte Zielgruppen anzusprechen. Zum Beispiel: Erstellen Sie eine spanischsprachige Willkommensnachricht für Benutzer, bei denen division == "Spain" ist, oder eine spezielle Onboarding-Notiz für Benutzer in der Abteilung "Management".
- Nachrichtenvorschau: Sie können den vollständigen Text der Einladung bearbeiten, damit Ihr Tonfall mit Ihrer Marke übereinstimmt.
3. Automatisierte Zeitplanung
Der Abschnitt Zeitplanung definiert, wann und wie oft Ihr Netzwerk aktualisiert wird.
- Aktiver Zeitplan: Nach der Aktivierung zeigt das Dashboard eine klare Zusammenfassung der Zuletzt ausgeführten Synchronisierung und der Nächsten geplanten Synchronisierung. Täglich ist der häufigste Zeitplan bei unseren Kunden und auch unsere Empfehlung. Tipp: Wählen Sie eine Uhrzeit nach der typischen Bearbeitung von HR-Änderungen durch Ihr HR-Team während des Arbeitstages.
- Statusüberwachung: Die Oberfläche zeigt an, welcher Administrator den Zeitplan zuletzt aktualisiert hat, was das Admin-Team zur Verantwortung zieht.
- Pause/Aktualisierung: Sie können den Zeitplan jederzeit pausieren, zum Beispiel während der Wartung des HR-Systems oder vor einer bedeutenden organisatorischen Umstrukturierung.
4. Validierung mit der Organisationsübersicht
Vor oder nach einer Synchronisierung ist die Organisationsübersicht (unten auf der Konfigurationsseite) Ihr bestes Werkzeug zur Prüfung der Ergebnisse.
- Visuelle Prüfung: Diese Ansicht unterteilt Ihr Netzwerk in Geschäftseinheiten, lokale Abteilungen und Gruppen.
- Detailansicht: Die Auswahl einer Einheit (zum Beispiel "Entwicklung") zeigt eine vollständige Liste der Mitglieder, einschließlich ihrer XID, E-Mail und Name.
- Echtzeitgenauigkeit: Dies ermöglicht eine schnelle Überprüfung, ob Benutzer den richtigen Standorten zugeordnet sind und ob Ihre Zuordnungsregeln die beabsichtigte Struktur erzeugen. Eine gute Gewohnheit: Wählen Sie 10 bis 20 zufällige Benutzer und Gruppen aus und überprüfen Sie, ob diese korrekt sind.
5. Manuelle Synchronisierung beim Hochladen von Dateien
Wenn Ihr Netzwerk eine dateibasierte Synchronisierung anstelle eines direkten API-Connectors verwendet, sehen Sie die Option Synchronisierung beim Hochladen der Datei aktivieren. Dies löst eine Synchronisierung sofort aus, sobald eine neue Mitarbeiter-Exportdatei auf dem sicheren Speakap-Server erkannt wird.
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an technicalimplementations@speakap.nl mit dem Namen Ihres Netzwerks und der Option oder dem Zeitplan, den Sie konfigurieren, und wir helfen Ihnen weiter.