Zusammenfassung: User Sync automatisiert das Management des Mitarbeiterlebenszyklus, indem es Ihr HR-System mit Speakap verbindet. Diese Anleitung richtet sich an Administratoren und IT-Teams. Sie führt durch das User Sync-Dashboard, die Konfigurations- und Mapping-Logik sowie die Validierungstools, mit Links zur ausführlichen Anleitung zu jedem Thema.
Erste Schritte und Anmeldung
Speakap bietet Administratoren direkten Zugriff auf ihr User Sync-Dashboard, sodass Sie Ihre Konfigurationen selbst verwalten können.
- Zugriff: Gehen Sie zum User Sync-Portal und melden Sie sich mit Ihren Speakap-Zugangsdaten an.
- Berechtigungen: Der Zugriff kann von Ihrem Customer Success Manager gewährt werden, der die notwendige Schulung und Einladungen organisiert, damit Sie Ihre Konfigurationen sicher verwalten können.
- Netzwerkübersicht: Nach der Anmeldung sehen Sie ein Dashboard mit einer oder mehreren Konfigurationen. Jede Konfiguration ist eine Quelle, die User Sync für das Benutzer-, Gruppen- und Berechtigungsmanagement verwendet. Zum Beispiel, wenn Sie HR System 1 in den USA und ein anderes HR System 2 in Europa haben, können Sie zwei Konfigurationen erstellen: eine für die USA und eine für die EU. Hinweis: Jeder Benutzer sollte nur in einer Quelle sein, um Datenkonflikte zu vermeiden.
Konfiguration und Connectoren
Jeder Sync beginnt mit einem Connector, der definiert, woher die Daten stammen.
- Quellenvielfalt: Speakap unterstützt Dutzende vorgefertigte Connectoren für beliebte HR-Tools (wie Workday, AFAS, ADP, Oracle, SAP und Paycor) sowie sichere Dateiübertragungen (SFTP).
- Datenüberprüfung: Innerhalb einer Konfiguration können Sie die rohen Daten, die aus Ihrem HR-System importiert wurden, vor der Anwendung auf Speakap in der Vorschau ansehen. So können Sie überprüfen, ob Felder wie E-Mail, Nachname, Arbeitsort und Mitarbeiterstatus korrekt übertragen werden. Sie können so viele Felder hinzufügen, wie Sie für die Gruppenzuweisung und Profilinformationen benötigen.
- Export für Prüfungen: Sie können Ihre Quelldaten (die aus Ihrem HR-System importierten Daten) jederzeit als CSV-Datei herunterladen, um die von Speakap empfangenen Datensätze manuell zu prüfen.
Die Mapping-Logik
Mapping ist die Übersetzungsschicht, die Speakap mitteilt, wie Ihre HR-Daten interpretiert werden sollen. Es gibt drei Typen:
- Spalten-Mapping verknüpft Ihre HR-Felder mit Speakap-Profilfeldern. Hier legen Sie die XID fest (den erforderlichen, dauerhaften Kontoveranker), normalisieren Datenformate und definieren, welche E-Mail-Adresse primär ist. Vollständige Anleitung: Verstehen des Spalten-Mappings und seiner Optionen in User Sync.
- Gruppen-Mapping definiert die organisatorische Platzierung und Gruppenmitgliedschaft pro Nutzer, mit Regeln basierend auf beliebigen importierten Feldern (Abteilung, Division, Berufsbezeichnung, Eintrittsdatum oder einer Kombination). Vollständige Anleitung: Verstehen des Gruppen-Mappings und seiner Optionen in User Sync.
- Rollen-Mapping bestimmt die administrativen Berechtigungen, die ein Nutzer erhält, von globalen Netzwerk-Admin-Rollen bis zu lokalen Business-Unit-Admin-Rollen. Vollständige Anleitung: Verstehen des Rollen-Mappings und seiner Optionen in User Sync.
Alle drei Mapping-Typen können benutzerdefinierte Ausdrücke für flexible Regeln verwenden. Siehe Anleitung zu benutzerdefinierten Ausdrücken in User Sync.
Optionen, Einladungen und Zeitpläne
User Sync beinhaltet Sicherheitsprüfungen und Anpassungseinstellungen, um Massenfehler zu verhindern, wie etwa einen Sicherheitsabbruch, der den Sync pausiert, wenn zu viele Konten gleichzeitig geändert würden, anpassbare Einladungsnachrichten, Einstellungen für Identity Provider (SSO) und die Option "XID-Änderung bei Reaktivierung erlauben". Sie können auch den Zeitplan (typischerweise täglich) festlegen, damit der Sync automatisch läuft, oder einen Lauf manuell auslösen. Vollständige Anleitung: Konfigurieren von Optionen, Einladungen und Zeitplänen in User Sync.
Die Organisationsübersicht
Vor dem Ausführen eines Syncs können Sie die Organisationsübersicht in einem neuen Tab öffnen. Sie bietet eine Übersicht über Ihre Netzwerkstruktur und zeigt, wie viele Nutzer jeder Business Unit, lokalen Abteilung und Themen-Gruppe zugeordnet sind. Sie können in jede Gruppe klicken, um die Namen und XIDs der aktuellen Mitglieder zu sehen.
Validierung: der Trockenlauf
Der Trockenlauf ist der wichtigste Schritt, bevor importierte Daten auf Ihr Netzwerk angewendet werden. Er simuliert den Sync und fasst die erwarteten Ergebnisse zusammen: wie viele Nutzer hinzugefügt, geändert oder als inaktiv markiert werden, plus Warnungen für ungültige E-Mails, fehlende Namen oder nicht erkannte Abteilungscodes. Sie können einzelne Nutzer genauer ansehen, um die exakte Datenaktualisierung zu überprüfen, bevor Sie etwas anwenden. Vollständige Anleitung: Verwendung des Trockenlaufs zur Validierung und Anwendung von Sync-Änderungen.
Bevor Sie live gehen
Zwei weitere Ressourcen runden die Reihe ab:
- Eine praktische Checkliste vor dem Start: Checkliste vor dem Ausführen des User Sync.
- Ein Glossar aller User Sync-Begriffe: User Sync Glossar der Begriffe.
Immer noch Fragen?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an technicalimplementations@speakap.nl mit Ihrem Netzwerknamen, der Konfiguration, an der Sie arbeiten, und Ihrer Frage, und wir helfen Ihnen gerne weiter.