Zusammenfassung: Die XID ist das wichtigste Datenelement für die automatisierte Benutzerverwaltung in Speakap. Dieser Leitfaden richtet sich an Administratoren und IT-Teams. Er erklärt, was eine XID ist, wie User Sync sie als dauerhaften Anker für jedes Konto verwendet und wie man eine XID manuell nachschlägt oder bearbeitet.
Was ist eine XID?
Eine XID ist eine eindeutige Kennung, die einem einzelnen Benutzer in Speakap zugewiesen wird. Man kann sie sich wie einen digitalen Fingerabdruck vorstellen: Sie kann nicht dupliziert werden und muss für eine Person im gesamten Netzwerk einzigartig bleiben. Hinweis: Idealerweise sollte sie sich im Laufe der Zeit für dieselbe Person auch niemals ändern.
- Format und Werte: Eine XID kann ein numerischer Wert sein (wie eine Mitarbeiter-ID oder Telefonnummer aus Ihrem HR- oder Gehaltssystem) oder eine E-Mail-Adresse.
- Beständigkeit: Sobald eine XID zugewiesen ist, sollte sie niemals geändert werden. Wenn sich die XID eines Benutzers ändert, kann das System diesen Benutzer nicht mehr eindeutig identifizieren.
- Zweck: Speakap verwendet die XID als primären Anker, um Updates, Änderungen und Synchronisationsaktionen dem richtigen Benutzerkonto zuzuordnen.
Wie die XID mit User Sync funktioniert
User Sync verlässt sich vollständig auf die XID für die automatisierte Benutzerverwaltung. Wenn Ihr HR-System Daten an Speakap sendet, prüft die Synchronisation die XID, um zu entscheiden, was zu tun ist:
- Wenn die XID neu ist: erstellt das System ein neues Konto und sendet eine Einladung oder erstellt ein SSO-Konto.
- Wenn die XID existiert: wendet das System Änderungen (Updates) auf dieses Konto an, wie z. B. eine neue Berufsbezeichnung oder eine Versetzung an einen anderen Standort, in eine andere Abteilung und/oder Gruppe.
- Wenn eine XID in der HR-Datei fehlt: schließt das System, dass der Mitarbeiter ausgeschieden ist, und entfernt ihn aus dem Netzwerk. Hinweis: Das Konto wird für 30 Tage gesperrt und kann in dieser Zeit wiederhergestellt werden. Die Wiederherstellung funktioniert in beide Richtungen: Die Synchronisation verbindet einen zurückkehrenden Mitarbeiter über seine XID wieder (die Option „XID-Änderung bei Reaktivierung erlauben“ deckt Fälle ab, in denen sich der Identifikator geändert hat), und eine erneute Einladung des Benutzers mit derselben E-Mail-Adresse stellt das Konto ebenfalls wieder her. Nach 30 Tagen muss ein neues Konto erstellt werden. Siehe Was mit einem Konto passiert, wenn ein Benutzer gelöscht wird.
Wie man eine XID nachschlägt
Netzwerkadministratoren können die XID eines Benutzers direkt in der Plattform überprüfen:
- Gehen Sie zu Netzwerkeinstellungen und wählen Sie den Reiter Benutzer.
- In der Suchleiste können Sie gezielt nach XID suchen, indem Sie XID: gefolgt von der Kennung eingeben (z. B. XID:12345).
- Klicken Sie auf den Namen des Benutzers, um dessen Profildetails zu öffnen.
- Schauen Sie unten links im Profilfenster, um die zugewiesene XID zu sehen.
Wie man eine XID manuell verknüpft oder bearbeitet
Wenn ein Benutzer manuell erstellt wurde und jetzt mit User Sync verknüpft werden muss oder wenn eine falsche Kennung eingegeben wurde, können Sie die XID bearbeiten:
- Gehen Sie zu Netzwerkeinstellungen > Benutzer.
- Suchen Sie den Benutzer nach Namen oder E-Mail-Adresse und klicken Sie, um dessen Profil zu öffnen.
- Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol neben den aktuellen Details, um den Bearbeitungsmodus zu aktivieren.
- Geben Sie den korrekten Wert im Feld XID ein und drücken Sie Enter auf Ihrer Tastatur.
- Klicken Sie auf OK, um zu bestätigen und zu speichern.
Warnung: Das Ändern der XID eines Benutzers, der bereits Teil einer aktiven User Sync ist, kann beim nächsten Synchronisationslauf zur Erstellung eines doppelten Kontos führen. Koordinieren Sie XID-Änderungen immer mit Ihrem IT- oder HR-Datenteam. Wenn die eingegebene XID nicht eindeutig ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Häufige automatisierte Updates (Mutationen)
Da die XID einen stabilen Anker bietet, kann User Sync diese Aufgaben täglich sicher automatisieren:
- Einladen neuer Mitarbeiter.
- Entfernen ehemaliger Mitarbeiter.
- Hinzufügen und Entfernen von Benutzern aus Geschäftseinheiten und Abteilungen.
- Hinzufügen und Entfernen von Benutzern aus Gruppen.
- Zuweisen oder Aktualisieren von Netzwerkrollen und lokalen Berechtigungen (Administrator/ Mitglied).
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an technicalimplementations@speakap.nl mit Ihrem Netzwerknamen, der XID des Benutzers und was Sie ändern möchten, und wir helfen Ihnen weiter.