Zusammenfassung: User Sync ist ein Automatisierungstool, das Ihr Speakap-Netzwerk mit Ihren HR-Daten abgleicht. Diese Anleitung richtet sich an Administratoren, IT- und HR-Teams, die verstehen möchten, was User Sync bewirkt: automatische Einladungen, Profilaktualisierungen, Abteilungswechsel und Kontolöschungen.
Warum User Sync verwenden?
Gutes Benutzermanagement ist die Grundlage für ein erfolgreiches Speakap-Netzwerk. Manuelle Verwaltung funktioniert gut bei kleineren Organisationen, aber größere Unternehmen benötigen eine skalierbare Lösung. User Sync nimmt Ihnen die Arbeit ab, jeden neuen Mitarbeiter manuell einzuladen und Profile bei Rollenwechseln zu aktualisieren.
Durch die Automatisierung dieser Prozesse stellen Sie sicher, dass:
- Neue Mitarbeiter am ersten Tag eine Einladung zum Netzwerk erhalten.
- Interne Versetzungen automatisch Zugang zum Feed, zur Wissensdatenbank, zu Dateien, Nachrichten und mehr ihres neuen Standorts, ihrer neuen Abteilung und/oder Gruppe erhalten.
- Ausgeschiedene Mitarbeiter sofort den Zugang zur Plattform verlieren, sobald sie das Unternehmen verlassen, wodurch Ihr Netzwerk sicher bleibt.
Wie es funktioniert
User Sync fungiert als Brücke zwischen Ihrem HR-System (der „Quelle der Wahrheit“) und Speakap. Es überprüft regelmäßig Ihre Mitarbeiterdaten und übersetzt Änderungen in Aktionen in Ihrem Netzwerk.
Es basiert auf zwei Kernkomponenten:
- Der Mitarbeiterdatensatz: ein Datenexport oder API-Feed aus Ihrem HR-Tool mit allen aktiven Mitarbeitern und deren organisatorischen Daten (zum Beispiel: Filial-ID, Abteilungsname, Funktion).
- Mapping-Regeln: Logik, die Speakap sagt, wie Ihre HR-Daten interpretiert werden sollen. Zum Beispiel: „Wenn ein Mitarbeiter im HR-System die Abteilungs-ID ‚102‘ hat, ordne ihn der Abteilung ‚Supply Chain‘ in Speakap zu.“
Für eine vollständige Einführung in das User Sync-Dashboard und seine Einstellungen siehe Eine Einführung in User Sync und seine Optionen.
Wichtige automatisierte Aktionen
Nach der Einrichtung verwaltet User Sync diese Lebenszyklusphasen:
- Onboarding: Es erkennt neue Datensätze und versendet Einladungen per E-Mail oder SMS (wenn konfiguriert) oder erstellt Zugangsdaten für druckbare Einladungen.
- Mutationen: Wenn sich die Daten eines Mitarbeiters ändern (Namensänderung, neue Berufsbezeichnung, Versetzung an einen anderen Standort), aktualisiert User Sync das Speakap-Profil und passt die Gruppenmitgliedschaften an.
- Offboarding: Wenn ein Mitarbeiter nicht mehr im aktiven Mitarbeiterdatensatz erscheint, löscht oder anonymisiert User Sync sein Konto automatisch gemäß den Netzwerkeinstellungen. Hinweis: Das Konto bleibt 30 Tage lang gesperrt, falls eine Wiederherstellung nötig ist. Innerhalb dieses Zeitfensters funktioniert die Reaktivierung in beide Richtungen: In User Sync-Netzwerken ist das Konto an die XID gebunden (mit der Option „Allow XID change on reactivation“, falls sich der Identifikator geändert hat), und eine erneute Einladung des Nutzers mit derselben E-Mail-Adresse stellt das Konto ebenfalls wieder her. Siehe Was mit einem Konto passiert, wenn ein Nutzer gelöscht wird.
Best Practices für die Implementierung
- Vermeiden Sie manuelle Änderungen. Wenn User Sync aktiv ist und Sie Benutzer manuell zu zusätzlichen Organisationseinheiten in Speakap hinzufügen, werden diese zusätzlichen Mitgliedschaften beim nächsten Sync nicht überschrieben. Zum Beispiel können Sie einen Benutzer manuell einer zusätzlichen Geschäftseinheit oder Abteilung hinzufügen, wenn dies seiner tatsächlichen Arbeitssituation entspricht; User Sync verwaltet diese manuellen Ergänzungen nicht. Gut zu wissen: Sie können Mitgliedschaften, die von User Sync verwaltet werden, nicht manuell entfernen. Nur Aktualisierungen in Ihrem HR-System ändern die primäre Geschäftseinheit, Abteilung und Gruppen in Speakap.
- Daten konsistent halten. Stellen Sie sicher, dass die organisatorischen Namen oder IDs in Ihrem HR-System exakt mit den Mapping-Regeln in der User Sync-Konfiguration übereinstimmen. Je sauberer Ihre HR-Daten sind, desto besser werden sie in Speakap übernommen.
- Überwachen Sie den Sync. Prüfen Sie regelmäßig Ihre Synchronisationsberichte, um Nutzer zu erkennen, die aufgrund fehlender Daten (z. B. fehlende E-Mail-Adresse, Name oder ein nicht erkannter Abteilungscode) nicht verarbeitet werden konnten.
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an technicalimplementations@speakap.nl mit dem Namen Ihres Netzwerks und Ihrer Frage zur Einrichtung oder Nutzung von User Sync, und wir helfen Ihnen gerne weiter.