Zusammenfassung: Diese Anleitung richtet sich an Administratoren und IT-Administratoren, die Speakap mit UKG Dimensions verbinden möchten. Mit der Integration können Mitarbeiter ihre aktuelle Schicht einsehen, Schichttausch-Anfragen einreichen, Schichttausch-Anfragen von Kollegen annehmen und offene Schichten übernehmen – alles direkt in Speakap.
Was die Integration bewirkt
Die UKG Dimensions-Integration bringt Ihren UKG-Dienstplan in Speakap. Nehmen wir ACME Retail, ein fiktives Unternehmen, das alle Laden-Schichten in UKG Dimensions plant. Mit aktivierter Integration öffnen die Ladenmitarbeiter von ACME Speakap und:
- sehen ihren persönlichen Arbeitsplan.
- reichen eine Schichttausch-Anfrage für eine zukünftige Schicht ein.
- nehmen eine Schichttausch-Anfrage an, die ein Kollege eingereicht hat.
- übernehmen eine offene Schicht, die ein Manager zur Verfügung gestellt hat.
Was Sie vor Beginn benötigen
Für die Installation der Integration werden folgende Zugangsdaten von Ihrer Organisation und UKG benötigt:
- UKG Portal-URL
- App-Schlüssel
- Client-ID
- Client Secret
- Name des Anfrage-Subtyps
Noch eine wichtige Information: Das Teilen von Konten ist in dieser Integration nicht möglich. Jeder Benutzer meldet sich mit seinem eigenen UKG-Konto an.
Schritt 1: Legen Sie den Sichtbarkeitszeitraum für Mitarbeiter in UKG fest
Damit die Funktionalität des Schichttausches wie erwartet funktioniert, müssen in UKG bestimmte Sichtbarkeitszeiteinstellungen für den mit der Integration verknüpften Schichtanforderungs-Subtyp (derselbe Subtyp, den Sie in Schritt 4 eingeben) konfiguriert werden.
- Melden Sie sich als Administrator in Ihrer UKG-Umgebung an.
- Wählen Sie im Menü Mitarbeiter-Sichtbarkeitszeiträume aus.
- Überprüfen Sie die Sichtbarkeitszeiträume, die dem von Ihnen für die Integration verwendeten Open Shift-Anfrage-Subtyp zugewiesen sind. Folgende Einstellungen sind erforderlich:
- Alle Heimat für die Mitarbeiterabfrage.
- Jede Zeit und Jedes Datum für alle Datums- und Zeitspalten.
- Falls diese Zeile nicht existiert, erstellen Sie den Sichtbarkeitszeitraum, indem Sie oben links auf Zeitraum hinzufügen klicken.
- Erstellen Sie den neuen Zeitraum mit den in Schritt 3 beschriebenen Werten.
Schritt 2: Konfigurieren Sie die App-Einstellungen in Speakap
In den App-Einstellungen der UKG Dimensions-Integration in Speakap:
- Allgemein: Geben Sie die UKG Dimensions Tenant-ID und URL ein.
- Zugangsdaten: Geben Sie den UKG Dimensions App-Schlüssel, die Client-ID und das Client Secret ein.
- Schichttausche: Aktivieren Sie Schichttausche, wenn Sie diese nutzen möchten. Wenn aktiviert, geben Sie den Anfrage-Subtypnamen aus UKG ein, der die Einstellungen für Schichttausche in Speakap steuert.
- Offene Schichten: Aktivieren Sie Offene Schichten, wenn Sie diese nutzen möchten. Wenn aktiviert, geben Sie den Anfrage-Subtypnamen aus UKG ein, der die Einstellungen für Offene Schichten in Speakap steuert. Hier wird auch ein Admin-Konto (Benutzername und Passwort) benötigt, damit Speakap die Offenen Schichten abrufen kann.
- Speichern Sie die Einstellungen.
Schritt 3: Mitarbeiter melden sich an
Nachdem die App-Einstellungen konfiguriert sind, klicken die Nutzer im Speakap-Menü auf UKG und melden sich mit ihrem eigenen UKG-Benutzernamen und Passwort an. Die Sitzung dauert 2 Wochen und wird bei jeder Aktivität innerhalb von 2 Wochen erneuert, sodass der Nutzer praktisch dauerhaft angemeldet bleibt.
Sobald sich ein Nutzer anmeldet, verschwindet der Anmeldebutton und sein persönlicher Dienstplan wird angezeigt.
Wie Schichttausche funktionieren
Schichttausche müssen in den App-Einstellungen (Schritt 2) aktiviert sein. So funktioniert es bei unserem fiktiven ACME Retail:
- Ein Mitarbeiter öffnet die UKG-Integration in Speakap (erster Tab oben), klickt auf das i bei einer zukünftigen Schicht und wählt aus, mit wem er diese Schicht tauschen möchte.
- Der Mitarbeiter wählt die Schicht aus, mit der er tauschen möchte.
- Der Kollege, der für die ursprüngliche Schicht eingeteilt ist, erhält eine Benachrichtigung über die Tausch-Anfrage.
- Alle Tausch-Anfragen werden im Bereich Schichttausche (zweiter Tab oben) angezeigt.
- Nach Genehmigung werden beide Dienstpläne automatisch aktualisiert, um den Tausch widerzuspiegeln. Wenn zwei ACME-Kollegen ihre Freitag- und Samstagsschichten tauschen, sehen beide die Änderung sofort in ihrem Dienstplan.
Wie Offene Schichten funktionieren
Offene Schichten müssen in den App-Einstellungen (Schritt 2) aktiviert sein.
- Ein Manager entfernt einen Nutzer aus dem Dienstplan in UKG. Dadurch entsteht eine offene Schicht.
- Berechtigte Personen erhalten eine Benachrichtigung in Speakap und sehen die offene Schicht in der UKG-Integration (dritter Tab). Welche offenen Schichten ein Nutzer sieht, hängt von den Einstellungen ab.
- Der Nutzer übernimmt die Schicht in der Übersicht der offenen Schichten und erhält eine Bestätigung, wenn dies erfolgreich war.
- Der Dienstplan wird automatisch aktualisiert. Bei ACME Retail kann eine vom Manager am Dienstagmorgen freigegebene Schicht innerhalb von Minuten von einem anderen Ladenmitarbeiter direkt aus Speakap übernommen werden.
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an technicalimplementations@speakap.nl mit Ihrem Netzwerknamen, Ihrer UKG Portal-URL und einer Beschreibung, wo die Einrichtung hakt, und wir helfen Ihnen weiter.