Zusammenfassung: Die Gruppen-Zuordnung automatisiert die Verteilung der Nutzer innerhalb der Organisationsstruktur Ihres Unternehmens (Geschäftseinheiten und Abteilungen) sowie themenbasierter Gruppen wie HR-News, Operations-News, Neueinstellungen oder Management-Team. Gruppen können öffentlich, eingeschränkt, privat oder geheim sein und dürfen nur von Nutzern mit den entsprechenden Berechtigungen erstellt werden. Diese Anleitung erklärt, wie Sie Regeln erstellen, die Nutzer basierend auf ihren HR-Daten in die richtigen Geschäftseinheiten, Abteilungen und Gruppen einordnen.
1. Überblick über die Gruppen-Zuordnung
Das Dashboard zur Gruppen-Zuordnung bietet Ihnen eine zentrale Übersicht über alle aktiven Regeln in Ihrer Synchronisationskonfiguration. Es zeigt die Zielgruppe, die verwendete Logik (Ausdruck) zur Auswahl der Nutzer, die zugewiesenen Rollen sowie die Gesamtanzahl der aktuell von jeder Regel betroffenen Nutzer.
- Gruppen-Hierarchie: Aktivieren Sie den Schalter Gruppenregeln nach übergeordnetem Element, um Ihre Regeln nach Ihrer Organisationsstruktur zu organisieren (zum Beispiel alle lokalen Abteilungen unter ihrer übergeordneten Geschäftseinheit).
- Massenverwaltung: Von diesem Dashboard aus können Sie alle Regeln löschen, Ihre aktuelle Zuordnung als CSV-Datei exportieren oder neue Regeln aus einer externen CSV-Datei für Massenaktualisierungen importieren.
2. Erstellen einer neuen Gruppen-Zuordnungsregel
Das Einrichten einer Regel folgt einem strukturierten Fünf-Schritte-Prozess, sodass Sie die Genauigkeit überprüfen können, bevor etwas live geschaltet wird.
Schritt 1: Zielgruppe auswählen. Wählen Sie die Zielgruppe aus Ihrem Netzwerk aus. Sie können alle öffentlichen und privaten Gruppen durchsuchen. Das System blendet bereits zugewiesene Gruppen aus, um Ihnen die Organisation zu erleichtern.
Schritt 2: Zuordnungsregeln konfigurieren. Entscheiden Sie, welche Nutzer zur ausgewählten Gruppe gehören sollen:
- Alle Nutzer: Fügt automatisch jede Person in Ihrer HR-Datei dieser Gruppe hinzu (nützlich für unternehmensweite Gruppen).
- Spezifische Regeln: Verwenden Sie den Ausdruckseditor, um eine Reihe logischer Regeln zu erstellen. Sie können nach Attributen wie Abteilung, Division, Externer ID oder Stellenbezeichnung filtern. Während Sie eine Regel erstellen, zeigt der Editor eine Echtzeitvorschau der Nutzer, die Ihren Kriterien entsprechen. Mehr zu Ausdrücken finden Sie in Leitfaden zu benutzerdefinierten Ausdrücken in User Sync.
Schritt 3: Rollen definieren. Legen Sie die Berechtigungsstufe fest, die Nutzer innerhalb dieser spezifischen Gruppe haben sollen:
- Mitglied: Nutzer mit dieser Rolle haben Standardzugriff.
- Admin: Nutzer mit dieser Rolle erhalten administrative Rechte über die Gruppe.
- Bedingte Rollen: Sie können eine Logik erstellen, um die Admin-Rolle nur bestimmten Nutzern innerhalb dieser Gruppe zuzuweisen (zum Beispiel: „Wenn Stellenbezeichnung ‚Filialleiter‘ ist, als Gruppen-Admin festlegen“).
Gut zu wissen: Die Rollen-Zuordnung ist der bevorzugte Mechanismus zur Vergabe von Berechtigungen in Geschäftseinheiten, Abteilungen und Gruppen. Siehe Verständnis der Rollen-Zuordnung und ihrer Optionen in User Sync.
Schritt 4: Verpflichtender Status. Bestimmen Sie, wie viel Kontrolle Nutzer über ihre Mitgliedschaft haben:
- Ja (gesperrt): Der Nutzer wird in die Gruppe aufgenommen und kann sie nicht manuell verlassen.
- Nein (entsperrt): Der Nutzer wird automatisch hinzugefügt, kann die Gruppe aber bei Wunsch verlassen.
- Bedingte Regeln: Sie können eine Logik erstellen, sodass bestimmte Nutzer innerhalb der Gruppe die Gruppe nicht verlassen können (zum Beispiel: „Wenn Stellenbezeichnung ‚Filialleiter‘ ist, als verpflichtend festlegen“).
Schritt 5: Überprüfung. Die letzte Phase zeigt einen direkten Vergleich der Aktualisierten Regel gegenüber der Ursprünglichen Regel. So können Sie die Auswirkungen Ihrer Änderungen auf einzelne Nutzer prüfen, bevor Sie speichern.
3. Erweiterte Mapping-Ausdrücke
Die Ausdrucks-Engine von Speakap unterstützt komplexe „und/oder“-Logik für differenzierte organisatorische Anforderungen. Zum Beispiel kann eine einzelne Regel mehrere Abteilungen gleichzeitig ansprechen:
department == "Customer Success Team" or department == "Tech Support Team"
Dies sorgt dafür, dass bereichsübergreifende Gruppen gefüllt bleiben, auch wenn sich die internen Abteilungsnamen ändern. Mehr zu Ausdrücken finden Sie in Leitfaden zu benutzerdefinierten Ausdrücken in User Sync.
4. Warnung bei nicht zugeordneten Nutzern
Oben im Dashboard zur Gruppen-Zuordnung zeigt Speakap eine Benachrichtigung an, wenn es basierend auf Ihrer aktuellen Feldauswahl nicht zugeordnete Nutzer gibt. Klicken Sie auf Felder konfigurieren, um sicherzustellen, dass die Synchronisation die richtigen HR-Datenpunkte berücksichtigt und die Anzahl der Nutzer minimiert wird, die ohne Gruppen-Zuordnung bleiben. Das ist wichtig: Je nach Ihren Einstellungen können nicht zugeordnete Nutzer komplett vom Erhalt eines Kontos in Speakap ausgeschlossen werden. Eine korrekte Zuordnung ist auch erforderlich, um die richtigen Personen mit den passenden Inhalten anzusprechen.
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an technicalimplementations@speakap.nl mit dem Namen Ihres Netzwerks und der Regel, an der Sie arbeiten, und wir helfen Ihnen gerne weiter.