Zusammenfassung: Das Empfängerauswahltool ist der Bildschirm, den Sie verwenden, um auszuwählen, wem eine Aufgabe zugewiesen wird. Diese Anleitung erklärt, wie das Auswahltool funktioniert, welche Auswahlbeschränkungen gelten und wie Sie den CSV-Upload verwenden.
1. Wofür das Empfängerauswahltool gedacht ist
Das Empfängerauswahltool ist der Ort, an dem Sie die Beauftragten Ihrer Aufgabe auswählen. Sowohl einzelne als auch geteilte Aufgaben erlauben die Auswahl mehrerer Empfänger, aber was mit diesen Auswahlen geschieht, unterscheidet sich je nach Aufgabentyp. Für eine vollständige Übersicht über einzelne versus geteilte Aufgaben siehe Wie man eine Aufgabe erstellt.
2. Die drei Bereiche des Empfängerauswahltools
Der Auswahlbildschirm ist in drei Bereiche unterteilt, die von links nach rechts angeordnet sind:
| Publikumstypen (links) | Personen (Mitte) | Ihre Auswahl (rechts) | |
| Was angezeigt wird | Eine Suchleiste und vier Registerkarten: Regionen, Teams, Alle Gruppen, Meine Gruppen. Unter jeder Registerkarte eine Checkbox-Liste beginnend mit Gesamtes Netzwerk (Globus-Symbol, Gesamtmitgliederzahl), gefolgt von Geschäftseinheiten und Lokalen Abteilungen, jeweils mit einer Checkbox, einem Symbol, einer Mitgliederzahl und einem Pfeil zum Aufklappen. | Eine Suchleiste und eine Überschrift mit dem Text „Personen aus [Name]“, die die einzelnen Mitglieder der aktuell im linken Bereich geöffneten Geschäftseinheit, Lokalen Abteilung, Teams oder Gruppe auflistet. | Jedes Publikum, jede Abteilung, jedes Team oder jede Person, die Sie ausgewählt haben, jeweils mit einem X-Symbol daneben, plus ein Link „Alle löschen“. Ein „+“ (Datei) Symbol oben öffnet den CSV/XLSX-Upload. |
| Was Sie dort tun | Durchsuchen oder suchen Sie nach der Geschäftseinheit, Lokalen Abteilung, dem Team oder der Gruppe, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen zur Auswahl. | Aktivieren oder deaktivieren Sie einzelne Personen, um genau festzulegen, wer aus dieser Liste die Aufgabe erhält. Es ist nicht erforderlich, zuerst eine Gruppe auszuwählen – Sie können auch nur einzelne Personen direkt in diesem Bereich auswählen. | Überprüfen Sie alles, was Sie bisher ausgewählt haben, entfernen Sie einzelne Elemente mit dem X, löschen Sie die gesamte Auswahl oder laden Sie eine Datei hoch, um Geschäftseinheiten oder Lokale Abteilungen in großer Zahl auszuwählen. |
Unten auf dem Bildschirm klicken Sie auf Zurück oder Änderungen verwerfen, um ohne Speichern Ihrer Auswahl zu verlassen, oder klicken Sie auf Übernehmen, um die Auswahl zu bestätigen. Übernehmen bleibt ausgegraut, bis mindestens ein Empfänger ausgewählt ist.
3. Wie sich die Auswahl einer Geschäftseinheit oder Lokalen Abteilung auf deren Unterelemente auswirkt
Das Aktivieren des Kontrollkästchens neben einer Geschäftseinheit oder Lokalen Abteilung wählt diese gesamte Einheit als Empfänger aus und wählt automatisch auch alles darin enthaltene aus:
- Alle Abteilungen oder Teams darin erscheinen als Akkordeonelemente direkt darunter im linken Bereich und werden ebenfalls automatisch aktiviert.
- Jede einzelne Person darin erscheint in der Personenliste im mittleren Bereich als ausgewählt.
- Die Einheit selbst sowie alle darin enthaltenen Abteilungen oder Teams erscheinen jeweils als eigene separate Einträge im Auswahlbereich rechts.
Sie können dies nachträglich feinjustieren: Deaktivieren Sie eine bestimmte Abteilung, ein Team oder eine einzelne Person, während alles andere ausgewählt bleibt. Die ursprünglich ausgewählte Einheit bleibt ausgewählt, auch wenn Sie ein untergeordnetes Element entfernt haben.
Sie können jedes ausgewählte Element entweder durch Klicken auf das X daneben im Auswahlbereich entfernen oder indem Sie es dort oder im linken oder mittleren Bereich erneut deaktivieren.
4. Auswahlbeschränkungen
Einige Kombinationen sind bei der Erstellung Ihrer Empfängerliste nicht erlaubt:
- Geheime Gruppen können nicht mit anderen kombiniert werden. Wenn Sie eine geheime Gruppe auswählen, muss diese der einzige Empfänger der Aufgabe sein. Sie können keine geheime Gruppe zusammen mit anderen Personen, Gruppen, Geschäftseinheiten oder Lokalen Abteilungen hinzufügen.
- Gesamtes Netzwerk kann nicht mit anderen kombiniert werden. Die Auswahl von Gesamtes Netzwerk als Empfänger ist ebenfalls exklusiv – Sie können Gesamtes Netzwerk nicht zusammen mit einem anderen spezifischen Publikum auswählen.
- Sie können sich nicht zusammen mit anderen Empfängern auswählen. Eine Aufgabe, die „an Sie selbst“ zugewiesen wird, ist ausschließlich für Sie bestimmt. In diesem Zusammenhang: Wenn Sie eine Aufgabe an eine Gruppe zuweisen, deren Mitglied Sie persönlich sind, erhalten Sie diese Aufgabe selbst nicht. Die Gruppen-Aufgabenzuweisung schließt den Ersteller aus, behalten Sie dies im Hinterkopf, wenn Sie Teil der Gruppe sind, der Sie zuweisen, und erwarten, die Aufgabe ebenfalls zu erhalten.
5. Massen-Auswahl mit einer CSV-, XLSX- oder TXT-Datei
Statt einzelne Kontrollkästchen manuell zu aktivieren, können Sie eine Datei hochladen, um mehrere Geschäftseinheiten oder Lokale Abteilungen gleichzeitig auszuwählen.
- Klicken Sie auf das „+“ (Datei) Symbol oben im Auswahlbereich, um die Upload-Option zu öffnen.
- Sie sehen zwei separate Upload-Schaltflächen: eine für das Hochladen von Geschäftseinheiten, eine für das Hochladen von Lokalen Abteilungen.
- Die Datei muss eine CSV-, XLSX- oder TXT-Datei sein, codiert in UTF-8, die eine Liste der genauen Namen der Geschäftseinheiten oder Lokalen Abteilungen enthält, die Sie auswählen möchten.
- Dieser Upload funktioniert nur für Geschäftseinheiten und Lokale Abteilungen. Er kann nicht verwendet werden, um Personen oder Gruppen in großer Zahl auszuwählen.
- Nach dem Hochladen der Datei werden alle darin enthaltenen Einträge automatisch ausgewählt. Sie können danach weiterhin manuell Elemente hinzufügen oder entfernen, um das Ergebnis anzupassen.
- Nach Abschluss des Uploads zeigt das Auswahltool an, wie viele Übereinstimmungen gefunden wurden. Nutzen Sie dies, um zu überprüfen, ob Namen in Ihrer Datei nicht mit Einträgen in Ihrem Netzwerk übereinstimmen, damit Sie diese korrigieren und bei Bedarf erneut hochladen können.
- Diese Funktion wird auf Anfrage aktiviert. Kontaktieren Sie den Speakap-Support unter support@speakap.com, um sie für Ihr Netzwerk freischalten zu lassen.
- Dieser Upload ist nur im Web verfügbar. Er ist in den mobilen Apps nicht verfügbar.
Häufig gestellte Fragen
Warum kann ich eine geheime Gruppe nicht zusammen mit anderen Personen auswählen?
Geheime Gruppen müssen der einzige Empfänger einer Aufgabe sein. Wenn Sie auch andere Personen oder Gruppen benachrichtigen möchten, erstellen Sie eine separate Aufgabe für diese.
Wenn ich eine Aufgabe an eine Gruppe zuweise, der ich angehöre, warum erhalte ich die Aufgabe nicht ebenfalls?
Die Gruppen-Aufgabenzuweisung schließt den Ersteller automatisch aus, auch wenn Sie Mitglied dieser Gruppe sind. Weisen Sie sich eine separate Aufgabe individuell zu, wenn Sie auch eine persönliche Kopie erhalten möchten.
Kann ich den CSV-Upload verwenden, um einzelne Personen auszuwählen?
Nein. Der CSV/XLSX-Upload funktioniert nur für die Massen-Auswahl von Geschäftseinheiten oder Lokalen Abteilungen. Personen und Gruppen müssen immer manuell im Auswahltool ausgewählt werden.
Die Schaltflächen für den Massen-Upload werden bei mir nicht angezeigt. Warum?
Diese Funktion wird auf Anfrage aktiviert und ist nicht standardmäßig eingeschaltet. Kontaktieren Sie den Speakap-Support, um sie für Ihr Netzwerk anzufordern.
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit Ihrem Netzwerknamen, was Sie auszuwählen versucht haben und einem Screenshot, und wir helfen Ihnen weiter.