Zusammenfassung: Dieser Leitfaden erklärt, wer in Speakap Aufgaben erstellen, zuweisen, sehen und verwalten kann: die Standard-Berechtigungsstufen, die Gruppen-/Geschäftseinheit-Einstellung, die es normalen Mitgliedern erlaubt, Aufgaben für ihre eigene Gruppe zu verwalten, sowie die fünf Aufgabenberechtigungsoptionen, die Netzwerkadministratoren über Rollen zuweisen können. Er richtet sich an Netzwerkadministratoren sowie Geschäftsbereichs-, Abteilungs- oder Gruppenadministratoren.
1. Standard-Berechtigungsstufen
- Jeder: kann eine Aufgabe für sich selbst erstellen. Diese persönliche To-do-Funktion ist nicht an eine Admin-Berechtigung gebunden.
- Netzwerkadministratoren: können jede Aufgabe sehen, zuweisen, bearbeiten und löschen, die im Netzwerk zugewiesen wurde, egal ob sie von ihnen selbst oder anderen an Einzelpersonen, Geschäftseinheiten, Abteilungen oder Gruppen vergeben wurde.
- Geschäftseinheiten-Admins und Gruppen-Admins: haben dieselbe volle Kontrolle – sehen, zuweisen, bearbeiten, löschen – innerhalb ihres eigenen Bereichs, also ihrer Geschäftseinheit oder Gruppe.
Für eine vollständige Anleitung zum Empfänger-Auswahlfenster und wie die Auswahl einer Gruppe die darunterstehenden Personen beeinflusst, siehe: Verwendung des Empfänger-Auswahlfensters bei Aufgaben
2. Gruppenmitglieder Aufgaben für ihre eigene Gruppe verwalten lassen
Standardmäßig können nur Administratoren Aufgaben für eine Gruppe, Geschäftseinheit oder lokale Abteilung zuweisen, bearbeiten oder löschen. Ein Netzwerkadministrator oder der zuständige Gruppen-/Geschäftseinheiten-Admin kann dies für jedes reguläre Mitglied dieser spezifischen Einheit freischalten:
- Gehen Sie zur Gruppe, Geschäftseinheit oder lokalen Abteilung.
- Klicken Sie auf Einstellungen, dann Gruppe verwalten (oder die entsprechende Option für eine Geschäftseinheit oder lokale Abteilung).
- Öffnen Sie den Reiter „Präferenzen“.
- Aktivieren Sie unter „Aufgaben zuweisen“ die Option „Mitglieder dieser Gruppe dürfen Aufgaben für die gesamte Gruppe sehen, zuweisen, bearbeiten und löschen.“
Sobald diese Einstellung aktiviert ist, erhalten alle Mitglieder dieser Einheit dieselben Aufgabenberechtigungen wie deren Administratoren: Sie können jede für die Gruppe erstellte Aufgabe sehen, auch Aufgaben, die nicht ihnen zugewiesen sind, und sie können jede Aufgabe zuweisen, bearbeiten und löschen.
Diese Einstellung gilt jeweils nur für eine Gruppe, Geschäftseinheit oder Abteilung – aktivieren Sie sie separat für jede Einheit, in der Mitglieder diesen Zugriff erhalten sollen.
3. Aufgabenberechtigungen in Rollen (netzwerkweit)
Die oben genannte Einstellung betrifft nur jeweils eine Gruppe. Für netzwerkweite, benutzerbezogene Aufgabenberechtigungen können Netzwerkadministratoren dies stattdessen als Teil einer Rolle konfigurieren:
Gehen Sie zu Netzwerkeinstellungen > Rollen, öffnen Sie eine Rolle und wählen Sie den Reiter Aufgaben. Unter „Welche Aktionen sind erlaubt?“ wählen Sie jede Option aus, die Sie diesem Benutzer zuweisen möchten – diese schließen sich nicht gegenseitig aus.
| Option | Was die Rolle kann |
| Alle Aufgaben sehen, zuweisen und verwalten, die einer gesamten Gruppe, Geschäftseinheit oder Abteilung zugewiesen sind. | Benutzer mit dieser Rolle können Aufgaben für jede Gruppe im Netzwerk erstellen. Sie müssen zuerst eine Gruppe, Geschäftseinheit oder Abteilung als Bereich auswählen – dadurch werden automatisch alle Mitglieder ausgewählt, und sie können dann einzelne Personen abwählen, aber sie können keine einzelnen Personen auswählen, ohne zuerst eine Gruppe zu wählen. Sie können jede Aufgabe sehen, bearbeiten und löschen, die einer Gruppe im gesamten Netzwerk zugewiesen ist. |
| Alle Aufgaben sehen, zuweisen und verwalten, die einzelnen Personen im gesamten Netzwerk zugewiesen sind. | Benutzer mit dieser Rolle weisen Aufgaben an Einzelpersonen statt an Gruppen zu und können jede Aufgabe sehen und verwalten, die einer einzelnen Person im gesamten Netzwerk zugewiesen ist. Sie können im Empfänger-Auswahlfenster keine Gruppen durchsuchen oder auswählen – nur Gruppen, die sie persönlich administrieren (oder für die sie andere Berechtigungen haben), sind für sie sichtbar. Da diese Rolle nur Einzelpersonen ansprechen kann, kann sie nicht verwendet werden, um Gemeinsame Aufgaben zu erstellen, da diese Gruppen vorbehalten sind. |
| Aufgaben an Einzelpersonen im gesamten Netzwerk zuweisen. Nur Aufgaben sehen und verwalten, die ihnen zugewiesen sind oder die sie selbst erstellt haben. | Benutzer mit dieser Rolle können Aufgaben an Einzelpersonen zuweisen, jedoch ohne Verwaltungsrechte über Aufgaben anderer Personen – ein Benutzer mit dieser Rolle sieht und verwaltet nur Aufgaben, die er selbst erstellt hat. Wie bei der vorherigen Option kann sie nicht verwendet werden, um Gemeinsame Aufgaben zu erstellen, da sie keine Gruppen ansprechen kann. |
| Aufgaben an ganze Gruppen, Geschäftseinheiten oder Abteilungen zuweisen. Nur Aufgaben sehen und verwalten, die ihnen zugewiesen sind oder die sie selbst erstellt haben. | Benutzer mit dieser Rolle können Aufgaben an Gruppen, Geschäftseinheiten oder Abteilungen zuweisen, jedoch ohne Verwaltungsrechte über Aufgaben anderer Personen – ein Benutzer mit dieser Rolle sieht und verwaltet nur Aufgaben, die er selbst erstellt hat. |
| Aufgaben nur an das gesamte Netzwerk zuweisen. Nur Aufgaben sehen und verwalten, die ihnen zugewiesen sind oder die sie selbst erstellt haben. | Benutzer mit dieser Rolle können Aufgaben nur mit dem gesamten Netzwerk als Empfänger zuweisen, nicht an spezifische Gruppen oder Einzelpersonen. Im Empfänger-Auswahlfenster können sie nur Gruppen durchsuchen und auswählen, die sie persönlich administrieren. Sie haben keine Verwaltungsrechte über Aufgaben anderer Personen – nur über ihre eigenen. |
Sie können diese Berechtigungen jedem Benutzer nach Bedarf zuweisen, indem Sie sie kombinieren. Jede hier ausgewählte Option kombiniert sich mit anderen Auswahlen sowie mit Gruppen- oder Geschäftseinheiten-Berechtigungen, wie in Punkt 2 beschrieben.
Keine dieser fünf Rollenoptionen gewährt die Berechtigung, Aufgaben zu verwalten, die dem gesamten Netzwerk als Empfänger zugewiesen sind – die Verwaltung netzwerkweiter Aufgaben bleibt ausschließlich den vollständigen Netzwerkadministratoren vorbehalten.
Wie Rollen und Berechtigungen generell funktionieren, einschließlich wie man eine Rolle erstellt und zuweist, siehe: Erstellen und Verwalten von Rollen & Berechtigungen
Wie man jemandem Admin-Rechte über eine einzelne Gruppe, Geschäftseinheit oder Abteilung statt einer netzwerkweiten Rolle gibt, siehe: Zuweisen von Element-Admins – Benutzern mehr oder weniger Rechte geben
Häufig gestellte Fragen
Welche Benutzer können nicht direkt einzelne Personen über den Reiter „Personen“ auswählen?
Netzwerkadministratoren, Benutzer mit Aufgabenberechtigungen, die über eine Rolle vergeben wurden, sowie Geschäftsbereichs- oder Gruppenadministratoren müssen alle zuerst einen Bereich auswählen, bevor sie einzelne Personen auswählen können. Keiner von ihnen kann direkt zum Reiter „Personen“ springen und jemanden direkt suchen – sie müssen zuerst ihre Geschäftseinheit, lokale Abteilung oder Gruppe als Bereich wählen. Von dort aus können sie die Auswahl auf einzelne Personen verfeinern.
Wer kann Aufgabenberechtigungen ändern?
Nur Netzwerkadministratoren können Aufgabenberechtigungen ändern – sowohl die gruppenbezogene Einstellung „Mitglieder dürfen Aufgaben für die gesamte Gruppe verwalten“ als auch die netzwerkweiten Rollenoptionen.
Kann ein Geschäftsbereichs- oder Gruppenadmin eine Aufgabe direkt an eine bestimmte Person zuweisen, ohne zuerst eine Gruppe auszuwählen?
Nein. Geschäftsbereichs- und Gruppenadmins müssen zuerst ihre Geschäftseinheit, lokale Abteilung oder Gruppe als Bereich auswählen. Von dort aus können sie einzelne Personen abwählen, aber sie können niemanden direkt über den Reiter „Personen“ auswählen, ohne zuvor eine Gruppe auszuwählen.
Warum können manche Rollen keine Gemeinsamen Aufgaben erstellen?
Gemeinsame Aufgaben benötigen eine Gruppe, da ein Mitglied die Aufgabe im Namen aller erledigt. Rollen, die nur Aufgaben an Einzelpersonen zuweisen können, nicht aber an Gruppen, können aus diesem Grund keine Gemeinsamen Aufgaben erstellen.
Noch Fragen?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit Ihrem Netzwerknamen, der betreffenden Rolle oder Gruppe und einem Screenshot, und wir helfen Ihnen gerne weiter.