Zusammenfassung: Durch das Archivieren wird eine Aufgabe aus Ihrer aktiven Liste entfernt, ohne sie zu löschen, sodass Ihr Arbeitsbereich übersichtlich bleibt. Jeder, der Verwaltungsberechtigungen für eine Aufgabe hat, kann eine Aufgabe manuell archivieren. Administratoren können außerdem eine automatische Archivierung einrichten, die auf der Anzahl der Tage nach dem Fälligkeitsdatum basiert. Archivierte Aufgaben bleiben in einem eigenen Archiv vollständig zugänglich. Sobald eine Aufgabe jedoch archiviert wurde, kann die Archivierung nicht mehr rückgängig gemacht werden.
1. Was das Archivieren bewirkt
Durch das Archivieren können Sie Aufgaben, die nicht mehr relevant sind, aus Ihrer aktiven Aufgabenliste entfernen, sodass Sie leichter finden, was Sie gerade erledigen müssen. Eine archivierte Aufgabe wird nicht gelöscht: Sie wird in ein separates Archiv verschoben, wo sie weiterhin durchsuchbar und vollständig zugänglich bleibt.
Jeder, der Verwaltungsberechtigungen für eine Aufgabe hat, kann sie manuell archivieren. Administratoren können außerdem die automatische Archivierung einrichten, sodass alte Aufgaben nach einer festgelegten Anzahl von Tagen nach dem Fälligkeitsdatum automatisch archiviert werden (siehe Abschnitt 5).
2. So archivieren Sie eine Aufgabe manuell
Wenn Sie Verwaltungsberechtigungen für eine Aufgabe haben, können Sie sie im Web oder auf dem Mobilgerät archivieren:
- Öffnen Sie das Dreipunktmenü auf der Aufgabenkarten oder innerhalb der Aufgabendetailansicht.
- Wählen Sie Archivieren aus.
- Bestätigen Sie im Pop-up-Fenster. Das Archivieren kann später nicht rückgängig gemacht werden. Daher werden Sie vor der Durchführung um eine Bestätigung gebeten.
- Nachdem Sie bestätigt haben, wird Ihnen noch kurze Zeit die Option Rückgängig angezeigt – im Web oben rechts auf dem Bildschirm oder auf dem Mobilgerät in einer Toast-Benachrichtigung. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie eine Aufgabe versehentlich archiviert haben.
Sobald die Option „Rückgängig“ nicht mehr angezeigt wird, ist die Aufgabe dauerhaft archiviert. Die Archivierung kann nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Profi-Tipp: Wenn Sie die Aufgabe wieder benötigen, duplizieren Sie sie stattdessen (siehe Abschnitt 3).
Sobald eine Aufgabe archiviert wurde, wird in ihrer Detailansicht oben ein Banner angezeigt, das bestätigt, dass sie archiviert ist und ihr Status nicht mehr geändert oder die Archivierung nicht mehr rückgängig gemacht werden kann.
3. Was Sie mit einer archivierten Aufgabe weiterhin tun können
Eine archivierte Aufgabe ist nicht gesperrt. Sie können weiterhin:
- Kommentare dazu hinzufügen.
- Sie bearbeiten, vorbehaltlich Ihrer üblichen Verwaltungsberechtigungen.
- Sie löschen, wenn Sie den Eintrag nicht mehr benötigen.
- Duplizieren: Dies ist die beste Möglichkeit, eine weiterhin relevante archivierte Aufgabe wiederzuverwenden. Beim Duplizieren wird standardmäßig eine neue, aktive Aufgabe mit demselben Inhalt und denselben Bearbeitern erstellt – all diese Angaben können Sie vor dem Speichern bearbeiten. Der Fortschritt und die Kommentare der ursprünglichen Aufgabe werden nicht übernommen; die duplizierte Aufgabe beginnt neu.
4. Das Archiv finden
Im Web befindet sich das Archiv unten im Navigationsbereich „Aufgaben“, unter „Mir zugewiesen“, „Von mir erstellt“ und „Alle Aufgaben“.
Auf dem Mobilgerät finden Sie es im Dropdown-Navigationsmenü unten auf dem Aufgabenbildschirm.
Im Archiv können Sie genau wie in Ihrer regulären Aufgabenliste suchen und filtern.
5. Im Aufgabenarchiv suchen
Die Suche im Archiv funktioniert genauso wie die Aufgabensuche an allen anderen Stellen: gleiche Relevanzsortierung, gleiche Toleranz gegenüber Tippfehlern und gleiches Filterverhalten. Der einzige Unterschied ist der Suchbereich: Die Suche im Archiv ist vollständig von der Suche nach aktiven Aufgaben getrennt. Bei einer Suche in Ihrer aktiven Aufgabenliste wird niemals eine archivierte Aufgabe angezeigt, und bei einer Suche im Archiv wird niemals eine aktive Aufgabe angezeigt. Um eine archivierte Aufgabe zu finden, müssen Sie direkt im Archiv suchen.
6. Automatische Archivierung einrichten
Durch die automatische Archivierung werden alte Aufgaben aus der aktiven Liste entfernt, ohne dass sie jemand manuell archivieren muss. So richten Sie sie ein:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Öffnen Sie Aufgabenverwaltung.
- Legen Sie die gewünschte Anzahl der Tage nach dem Fälligkeitsdatum fest, nach der Aufgaben archiviert werden sollen.
Diese Einstellung kann auf einen Zeitraum von 1 bis 365 Tagen angepasst werden. 365 Tage ist auch der Standardwert.
Hinweis: Wenn Sie die Einstellungen ändern, werden Aufgaben, die älter als die Frist für die automatische Archivierung sind, über Nacht und nicht sofort archiviert.
Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum werden niemals automatisch archiviert. Für sie ist nur die manuelle Archivierung möglich.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich die Archivierung einer Aufgabe rückgängig machen?
Nein. Das Archivieren ist dauerhaft. Wenn Sie den Inhalt einer archivierten Aufgabe wieder benötigen, duplizieren Sie sie, um eine neue, aktive Aufgabe zu erstellen.
Werden beim Duplizieren einer archivierten Aufgabe ihre Kommentare oder ihr Fortschritt übernommen?
Nein. Eine Duplikation ist eine neue Aufgabe mit demselben Inhalt und standardmäßig denselben Bearbeitern. Wenn Sie eine archivierte Aufgabe duplizieren, können Sie den Inhalt und die Bearbeiter nach Belieben bearbeiten. Die neue Aufgabe beginnt ohne Kommentare und ohne Fortschritt – unabhängig davon, welchen Status die ursprüngliche Aufgabe beim Archivieren hatte.
Werden Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum automatisch archiviert?
Nein. Die automatische Archivierung gilt nur für Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum. Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum bleiben in der aktiven Liste, bis sie jemand manuell archiviert.
Kommen Sie trotzdem nicht weiter?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit dem Namen Ihres Netzwerks und der Aufgabe, um die es geht. Wir helfen Ihnen gerne weiter.