Ein Tool wie Speakap in Ihrer Organisation einzuführen, kann enorme Vorteile für die Mitarbeiterbindung und Produktivität haben. Daher ermutigen wir Sie (und helfen Ihnen), sicherzustellen, dass die Akzeptanzraten in Ihrem Netzwerk immer optimiert sind und dass Ihre Mitarbeiter sich so oft wie möglich anmelden.

In einigen Fällen muss der Zugang zur Plattform jedoch etwas eingeschränkter und kontrollierter sein, um zu verhindern, dass Mitarbeiter zu oft online sind.

Wenn dies in Ihrer Organisation der Fall ist, könnte ein Blick auf unsere Funktionen zur Aktivitätskontrolle Ihnen dabei helfen!

Aktivitätsaufzeichnung

Die Aktivitätsaufzeichnung ist ein Tool, um die Aktivität einzelner Benutzer auf Ihrer Plattform zu verfolgen. Es erfasst, wann ein Benutzer online war, wie lange dieser Benutzer online war und auf welcher Plattform der Benutzer online war. Mit dieser Aufzeichnung ist es möglich zu sehen, wie viel Zeit einzelne Benutzer an einem bestimmten Tag oder über einen bestimmten Zeitraum auf Speakap verbracht haben.

Aktivitätsaufzeichnung aktivieren

Wenn Sie die Funktion zur Aktivitätsaufzeichnung in Ihrem Netzwerk aktivieren möchten, können Sie dies in den Netzwerkeinstellungen Ihres Netzwerks tun.

1. Gehen Sie zu Netzwerkeinstellungen
2. Gehen Sie zum Abschnitt Rechtliches
3. Wählen Sie die Registerkarte Aktivitätskontrolle
4. Aktivieren Sie die Option Aktivitätskontrolle

Überprüfung der Aktivitätsaufzeichnung eines einzelnen Benutzers

Wenn Sie die Aktivität eines einzelnen Benutzers auf der Plattform überprüfen möchten, finden Sie die Aktivitätsaufzeichnung dieses Benutzers im Abschnitt Benutzer der Netzwerkeinstellungen. 

1. Gehen Sie zu den Netzwerkeinstellungen
2. Gehen Sie zum Abschnitt Benutzer
3. Verwenden Sie die Suche oder scrollen Sie einfach, um den gesuchten Benutzer zu finden
4. Klicken Sie auf die Zeile für diesen Benutzer in der Tabelle
5. Klicken Sie im sich öffnenden Dialog auf die Registerkarte Aktivität 

Hier können Sie die Aktivitätsaufzeichnung für diesen einzelnen Benutzer sehen, die einige wichtige Elemente und Funktionen enthält

Datumsbereich
 

Wählen Sie den Datumsbereich aus, für den Sie die Aktivitätsaufzeichnung sehen möchten. Derzeit unterstützen wir die folgenden Voreinstellungen:

• Letzte 7 Tage
• Letzte Woche
• Letzte 2 Wochen
• Letzter Monat

Aktivitätsaufzeichnung
 

Die Aktivitätsaufzeichnung zeigt Ihnen die gesamte Zeit, die der Benutzer an jedem einzelnen Tag im ausgewählten Zeitraum verbracht hat, sowie die insgesamt auf der Plattform verbrachte Zeit über den gesamten Zeitraum.

Sie können die einzelnen Sitzungen für einen bestimmten Tag sehen, indem Sie auf diesen Tag klicken. Sie können die folgenden Informationen sehen:

• Auf welchem Gerätetyp der Benutzer aktiv war
• Die Startzeit der Sitzung
• Die Endzeit der Sitzung
• Die Gesamtdauer der Sitzung
• Ob die Sitzung in einer anderen Zeitzone als Ihrer stattgefunden hat

Daten exportieren

Wenn Sie diese Daten außerhalb des Speakap-Produkts verwenden möchten, bieten wir die Möglichkeit, diese Daten zu exportieren und auf Ihrem Computer zu speichern. Sie können diese Daten dann in Ihrer eigenen Software verwenden oder für jeden Zweck nutzen, den Sie benötigen.

Sie können die Daten, die zur aktuellen Auswahl gehören, exportieren, indem Sie auf das  Symbol in der Aktivitätsaufzeichnung klicken und die Option Als CSV herunterladen auswählen.

Aktivitätskontrolle

Die Aktivitätskontrolle hilft Ihnen, die Zeit, die Ihre Mitarbeiter auf der Speakap-Plattform verbringen, zu begrenzen. Sie ermöglicht es Ihnen, eine tägliche Grenze festzulegen und zeigt Ihren (ausgewählten) Mitarbeitern eine Nachricht an, wenn sie diese Grenze überschreiten.

Aktivitätskontrolle aktivieren

Wenn Sie die Funktion zur Aktivitätskontrolle in Ihrem Netzwerk aktivieren möchten, können Sie dies in den Netzwerkeinstellungen Ihres Netzwerks tun.

1. Gehen Sie zu Netzwerkeinstellungen
2. Gehen Sie zum Abschnitt Rechtliches
3. Wählen Sie die Registerkarte Aktivitätskontrolle
4. Aktivieren Sie die Option Benutzer um Zustimmung bitten
5. Geben Sie die Anzahl der Minuten ein, die Sie als tägliche Grenze festlegen möchten
6. Geben Sie eine benutzerdefinierte Nachricht ein
7. Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken

Tägliche Grenze

Sobald sie aktiviert ist, können Sie die tägliche Grenze für die Aktivitätskontrolle in Ihrem Netzwerk festlegen. Diese Grenze ist die Anzahl der Minuten, die ein Benutzer auf der Plattform verbringen darf, bevor er mit Ihrer benutzerdefinierten Nachricht aufgefordert wird.

Für jede neue Sitzung, die der Benutzer außerhalb der täglichen Grenze startet, wird dem Benutzer dieselbe benutzerdefinierte Nachricht angezeigt.

Eine benutzerdefinierte Nachricht festlegen

Wie oben erwähnt, wird dem Benutzer eine Nachricht angezeigt, wenn er die tägliche Grenze überschreitet. Da wir nicht wissen, welche Richtlinien Sie haben oder was Sie in dieser Nachricht sagen möchten, erlauben wir Ihnen, hier Ihre eigene Nachricht festzulegen. Fühlen Sie sich frei, alles, was auf Ihre Situation zutrifft, in diesem Dialog einzufügen.

Anwendbare Benutzer auswählen

Innerhalb Ihrer Organisation kann es verschiedene Arten von Mitarbeitern mit unterschiedlichen vertraglichen Vereinbarungen geben. Daher könnte eine Funktion wie die Aktivitätskontrolle nicht für alle Ihre Mitarbeiter gelten. Sie können genau konfigurieren, welche Benutzer in die Aktivitätskontrolle einbezogen werden sollen und welche nicht.

Neue Benutzer einladen

Der einfachste Weg, einen Benutzer als anwendbar für die Aktivitätskontrolle zu kennzeichnen, ist während des Einladungsprozesses. Sie können einfach das Kontrollkästchen für Anwendbar für die Aktivitätskontrolle aktivieren, wenn Sie einen oder mehrere Benutzer einladen.

Wenn Sie mit unserer Benutzer-Synchronisation verbunden sind, ist es sogar möglich, dies basierend auf einem bestimmten Satz von Geschäftsregeln automatisch zu aktivieren. Bitte sprechen Sie mit Ihrem Customer Success Manager über die Implementierung.

Einzelne Benutzer ändern

Wenn Sie die Anwendbarkeit eines einzelnen Benutzers ändern möchten, können Sie dies tun, indem Sie zu diesem bestimmten Benutzer im Abschnitt Benutzer der Netzwerkeinstellungen gehen:

1. Gehen Sie zu Netzwerkeinstellungen
2. Gehen Sie zum Abschnitt Benutzer
3. Verwenden Sie die Suche oder scrollen Sie einfach, um den gesuchten Benutzer zu finden
4. Klicken Sie auf die Zeile für diesen Benutzer in der Tabelle
5. Klicken Sie im sich öffnenden Dialog auf die Registerkarte Benutzertyp
6. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option Anwendbar für die Aktivitätskontrolle