Resumen del artículo: Cuando su organización se expande o reestructura, su espacio de trabajo digital debe reflejar esos cambios. Esta guía explica cómo verificar estructuras existentes, crear nuevas Unidades de Negocio o Departamentos, y asignar empleados ya sea manualmente o automáticamente usando reglas de mapeo de grupos de User Sync.
1. Verifique si el grupo ya existe
Antes de crear una nueva estructura, verifique si el departamento, puesto o rol ya tiene un grupo existente en su red Speakap.
- Si el grupo ya existe: No necesita recrearlo. Puede saltar directamente a agregar usuarios manualmente (Opción A) o actualizar sus reglas de User Sync para apuntar el nuevo valor de RRHH a este grupo existente (Opción B).
- Si el grupo no existe: Primero debe crear la estructura vacía antes de que se puedan asignar usuarios (Proceda al Paso 2).
2. Cree la nueva Unidad de Negocio o Departamento (si es necesario)
Asegúrese de tener los permisos de administrador necesarios antes de comenzar.
- Haga clic en el ícono de engranaje y navegue a Configuración de la organización (si es una Unidad de Negocio o Departamento) o Configuración de grupo (si será un Grupo).
- Para Unidades de Negocio: Vaya a la pestaña Unidad de Negocio y haga clic en el botón + Unidad de Negocio para crearla. (A veces la definición puede ser diferente, por ejemplo División, Región, Ubicación o Tienda)
- Para Departamentos: Vaya a la pestaña Departamento (a veces etiquetada como Departamentos, Ubicación o División) y haga clic en + Departamento para crearlo.
- Vinculación: Si el nuevo departamento pertenece a una Unidad de Negocio específica, abra esa Unidad de Negocio, navegue a su pestaña Departamento y agregue el departamento recién creado debajo haciendo clic en el botón ‘Agregar’.
3. Opción A: Agregar usuarios manualmente
Si no utiliza un User Sync automatizado, debe agregar los usuarios al grupo nuevo o existente manualmente:
- Abra la Unidad de Negocio o Departamento y verá la lista de usuarios.
- Haga clic en el botón + Agregar.
- Busque y seleccione usuarios uno por uno, o seleccione varios usuarios a la vez.
- Usando la columna Rol, seleccione si cada usuario es un Miembro estándar o un Administrador de ese grupo.
- Consejo: revise las preferencias para permitir que los miembros publiquen contenido o no.
4. Opción B: Agregar usuarios automáticamente vía User Sync
Si tiene un proceso de User Sync implementado, puede automatizar la asignación de usuarios basándose en los nuevos datos provenientes de su sistema de RRHH.
Para mapear el nuevo valor de RRHH a un grupo:
- Navegue a su panel de control de User Sync.
- Vaya a la sección Mapeo de grupos y haga clic en el ícono + para agregar una nueva regla.
- Seleccionar grupo: Busque y seleccione el grupo recién creado o existente de la lista.
- Reglas de mapeo: Elija "Solo usuarios que cumplan reglas específicas".
- Agregar expresión: Cree una regla que coincida con el nuevo valor específico proveniente de su sistema de RRHH. Por ejemplo, configure la expresión para que si el perfil de RRHH de un usuario lista su departamento como el nuevo rol, se agregue automáticamente a este grupo.
- Complete la configuración definiendo los Roles y si el grupo es Obligatorio, luego haga clic en Crear nuevas reglas.
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Ejecute el User Sync. A partir de ese momento, los empleados con el nuevo valor de RRHH serán asignados automáticamente al departamento designado.
Consejo: revise las preferencias para permitir que los miembros publiquen contenido o no.