Resumen: Esta guía está dirigida a administradores de red, jefes de departamento y líderes de proyecto que necesitan configurar espacios de colaboración dedicados en Speakap. Los grupos te permiten mantener las discusiones organizadas, gestionar entregas de proyectos y mantener conectados de forma segura a los segmentos adecuados de tu fuerza laboral.
Crear un nuevo grupo
Ya sea que estés configurando un grupo de trabajo temporal y multifuncional, un centro departamental local permanente o un grupo social informal, crear un nuevo espacio solo toma unos pocos clics.
Debido a que la infraestructura de grupos cambia la estructura de tu red, debes completar este proceso en la plataforma web de escritorio:
- Haz clic en tu avatar en la esquina superior derecha de la pantalla y selecciona Configuración.
- En el menú de configuración, elige Configuración de grupos.
- Haz clic en el icono de más (+) en la parte superior del panel de configuración a la izquierda.
- Completa los datos básicos:
- Nombre del grupo: Mantén un nombre claro y reconocible para tus empleados.
- Descripción: Explica el propósito exacto del espacio.
- Ubicación en la red: Asigna su lugar estructural dentro de tu organigrama.
- Elige la visibilidad y los límites de privacidad seleccionando uno de los cuatro tipos de grupo: Público, Restringido, Privado o Secreto. Para una comparación completa de lo que significa cada tipo, consulta Grupos: Tipos y Configuración de Visibilidad.
- (Opcional) Sube una imagen personalizada para el perfil del grupo. Especificación de imagen: Para un renderizado óptimo tanto en feeds de escritorio como en pantallas de bloqueo móviles, asegúrate de que la imagen subida tenga al menos 250 x 250 píxeles.
- Haz clic en Crear para activar el grupo en tu red.
Gestionar tu grupo
Una vez que tu grupo esté activo, aparecerá en el panel izquierdo de tu panel de Configuración de grupos. Al hacer clic en el grupo se abre una vista central de gestión dividida en cinco pestañas:
- Miembros: Visualiza un conteo en vivo de cada empleado que actualmente pertenece al grupo.
- Invitaciones: Supervisa las invitaciones pendientes enviadas a usuarios internos o externos que aún no se han unido.
- Solicitudes: Revisa, aprueba o rechaza las solicitudes de membresía entrantes de empleados.
- Widgets: Personaliza el diseño de la página de tu grupo. Puedes reordenar los bloques interactivos o eliminar widgets no usados para mantener limpia la barra lateral.
- Preferencias: Accede a los controles centrales de moderación. Aquí decides si los miembros estándar del grupo pueden publicar actualizaciones en la línea de tiempo o si el feed está restringido solo a anuncios de administradores.
Eliminar un grupo de forma segura
Si un proyecto concluye o una estructura de equipo se disuelve, puedes eliminar el espacio completamente de tu red.
Para eliminar un grupo, ve a Configuración de grupos, selecciona el grupo objetivo en el panel izquierdo y desplázate hasta la parte inferior de la pestaña General. Haz clic en la opción Eliminar grupo.
Advertencia: eliminar un grupo es permanente. Eliminar un grupo es completamente irreversible. No solo oculta el espacio; elimina instantáneamente todo de nuestros servidores, incluyendo todas las actualizaciones históricas de la línea de tiempo, comentarios de empleados, archivos multimedia compartidos y documentos adjuntos. Haz una copia de seguridad local de cualquier archivo empresarial crítico antes de confirmar la eliminación.
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear o configurar un nuevo grupo usando la app móvil?
No. Para evitar reestructuraciones accidentales del directorio, la creación de grupos y las herramientas de administración backend son funciones estrictamente para escritorio. Inicia sesión en un navegador web para crear, configurar o eliminar grupos.
¿Cuál es la diferencia entre un grupo Privado y un grupo Secreto?
Ambos protegen tu contenido interno de no miembros, pero se comportan de manera diferente en el directorio. Un grupo Privado aún puede verse en los resultados de búsqueda por no miembros (permitiéndoles enviar una solicitud para unirse), mientras que un grupo Secreto es completamente invisible en toda la red. Los usuarios solo pueden encontrar un grupo Secreto si un administrador los invita explícitamente. Consulta Grupos: Tipos y Configuración de Visibilidad para el desglose completo.
¿Puedo invitar clientes o proveedores externos a mis grupos de proyecto?
Sí. Las pestañas Invitaciones y Solicitudes te permiten invitar explícitamente direcciones de correo electrónico externas a tu grupo, lo que lo convierte en una buena herramienta para la alineación segura con proveedores o el seguimiento de proyectos con terceros.
¿Qué sucede con mis archivos corporativos si elimino un grupo obsoleto?
En el momento en que haces clic en "Eliminar grupo", se activa una eliminación completa en nuestros servidores de archivos. Cada documento, widget de diseño y hilo de conversación vinculado a ese espacio es destruido instantáneamente. Si necesitas conservar esos registros para cumplimiento o auditoría de RR.HH., recomendamos silenciar las notificaciones del grupo o deshabilitar los privilegios de publicación de miembros en la pestaña Preferencias en lugar de eliminar el espacio.
¿Qué pasa con los miembros de un grupo si ese grupo tiene una Unidad de Negocio padre?
Permanecen en la Unidad de Negocio padre. Eliminar un departamento (un grupo con una Unidad de Negocio padre) elimina el grupo en sí, pero sus miembros no son eliminados de la red, simplemente permanecen como miembros de la Unidad de Negocio padre en adelante.
¿Aún tienes dudas?
Envíanos un correo a support@speakap.com con el nombre de tu red y el grupo que estás configurando o eliminando, y te ayudaremos.