Resumen: La función Archivos ofrece a tu red un lugar central para compartir documentos y medios. Esta guía explica las tres pestañas de Archivos, quién puede ver qué archivos y cómo crear, subir, renombrar, mover y eliminar archivos y carpetas.
Navegando por la sección de Archivos
Haz clic en Archivos en el menú de navegación principal para abrir la vista general de Archivos. Hay tres pestañas:
- Todos los archivos — Muestra todas las carpetas a las que tienes acceso, organizadas según su origen: Unidades de Negocio, Departamentos Locales/Globales, Grupos y la carpeta del Centro de Ayuda a nivel organizacional. Cada elemento aquí es una carpeta; ábrela para ver los archivos dentro.
- Mis grupos — Muestra solo las carpetas que pertenecen a Grupos y Unidades de Negocio en los que eres miembro activo. Esto excluye las carpetas a nivel organizacional.
- Recientes — Muestra una lista plana de archivos subidos individualmente (no carpetas) en una tabla, con columnas para Ubicación (en qué carpeta se encuentra el archivo), Tipo, Tamaño, Fecha de subida y Subido por. Este es un acceso directo a los archivos añadidos recientemente en todas tus carpetas, no un lugar para navegar por carpetas.
Búsqueda de archivos
Usando la barra de búsqueda global en la parte superior de la plataforma, puedes encontrar documentos rápidamente escribiendo palabras clave relevantes, como el nombre del archivo. Los resultados de búsqueda se ajustan automáticamente según tus membresías activas y el nivel de privacidad del lugar donde se encuentra el archivo.
Importante: La búsqueda coincide solo con el título del archivo, no con el contenido dentro del archivo. Si no puedes encontrar un documento buscando una frase que aparece en él, busca (parte de) el nombre del archivo en su lugar.
Quién puede ver qué archivos
La siguiente tabla detalla quién puede ver y buscar archivos según el lugar donde fueron subidos:
| Ubicación de subida | Quién puede acceder / ver archivos |
| Unidad de Negocio / Departamento Local o Global | Miembros activos de esa Unidad/Departamento |
| Grupos Restringidos, Privados y Secretos | Miembros activos de ese grupo específico |
| Grupos Públicos | Todos en la red |
| Feed de perfil | Todos en la red |
| Feed de red | Todos en la red |
Restricción para usuarios externos
Los usuarios externos invitados tienen una visibilidad más estricta. Solo pueden ver y buscar archivos subidos dentro de las Unidades de Negocio específicas, Departamentos Locales/Globales y grupos regulares donde tienen una membresía activa.
Cómo crear una carpeta y subir un archivo
Solo puedes subir un archivo o crear una carpeta desde dentro de una carpeta específica.
Haz clic en Archivos en el menú de navegación principal.
- Abre la carpeta a la que quieres añadir (por ejemplo, una carpeta de Unidad de Negocio o Grupo) desde la pestaña Todos los archivos o Mis grupos.
- Haz clic en el botón azul + Añadir nuevo en la esquina superior derecha.
- Elige tu acción del menú desplegable:
- Para subir un archivo: selecciona Subir archivo, busca en tu computadora para seleccionar el documento y haz clic en Abrir para comenzar la subida.
- Para crear una carpeta: selecciona Crear carpeta. Aparecerá una fila "Nueva carpeta" con el campo de nombre ya seleccionado — escribe el nombre de tu carpeta y presiona Enter para guardarla.
Gestionar archivos y carpetas existentes
Cada archivo o carpeta tiene un menú de tres puntos al lado derecho de su fila. Haz clic para:
- Renombrar — editar el nombre del archivo o carpeta.
- Mover — trasladar el archivo o carpeta a una ubicación diferente.
- Eliminar — eliminar permanentemente el archivo o carpeta. Aparecerá una ventana de confirmación ("¿Estás seguro de que quieres eliminar este archivo? Esta acción no se puede deshacer.") — haz clic en Eliminar para confirmar o en Cancelar para cancelar.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no puedo seleccionar archivos de diferentes ubicaciones al mismo tiempo?
Los archivos en diferentes carpetas pertenecen a distintos lugares en la red, y cada lugar tiene sus propios permisos y propietarios. Acciones como mover o eliminar solo funcionan dentro de una única ubicación, por lo que no es posible seleccionar archivos de dos carpetas diferentes.
¿Por qué no veo un botón Añadir nuevo?
El botón + Añadir nuevo solo aparece cuando has abierto una carpeta específica — no está disponible en las pestañas Todos los archivos, Mis grupos o Recientes. Si has abierto una carpeta y aún no lo ves, la gestión de archivos está ligada a tus permisos: debes ser administrador de ese grupo, unidad de negocio o ubicación específica, o tu perfil debe tener un permiso personalizado para subir archivos en toda la red. Contacta con el administrador de tu red Speakap para ajustar los ajustes de tu rol.
¿Puedo deshacer una eliminación?
No. Eliminar un archivo o carpeta es permanente una vez confirmado en la ventana emergente.
¿Aún tienes problemas?
Primero consulta con el administrador de tu red, ya que la mayoría de los problemas con archivos se deben a permisos. Si eso no lo soluciona, envíanos un correo a support@speakap.com con el nombre de tu red y una captura de pantalla de lo que ves, y te ayudaremos.