Resumen: La función Archivos ofrece a tu red un lugar central para compartir documentos y medios. Esta guía explica cómo buscar archivos, quién puede ver qué archivos y cómo crear carpetas, subir archivos y eliminarlos.
Búsqueda de archivos
Usando la barra de búsqueda global en la parte superior de la plataforma, puedes encontrar documentos rápidamente escribiendo palabras clave relevantes, como el nombre del archivo. Los resultados de búsqueda se ajustan automáticamente según tus membresías activas y el nivel de privacidad del lugar donde se encuentra el archivo.
Es bueno saber: La búsqueda coincide solo con el título del archivo, no con el contenido dentro del archivo. Si no puedes encontrar un documento buscando una frase que aparece en él, busca (parte del) nombre del archivo en su lugar.
Quién puede ver qué archivos
La tabla a continuación detalla quién puede ver y buscar archivos según dónde se hayan subido:
| Ubicación de la carga | Quién puede acceder / ver archivos |
| Unidad de Negocio / Departamento Local o Global | Miembros activos de esa Unidad/Departamento |
| Grupos Restringidos, Privados y Secretos | Miembros activos de ese Grupo específico |
| Grupos Públicos | Todos en la red |
| Líneas de tiempo de perfil | Todos en la red |
| Feed de la red | Todos en la red |
Restricción para usuarios externos
Los usuarios invitados externos tienen una visibilidad más estricta. Solo pueden ver y buscar archivos subidos dentro de las Unidades de Negocio específicas, Departamentos Locales/Globales y grupos regulares donde tienen una membresía activa.
Cómo crear una carpeta y subir un archivo
Para organizar tus documentos:
- Haz clic en Archivos en el menú de navegación principal.
- Asegúrate de estar en la pestaña Red, luego haz clic en el botón + en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Elige tu acción en el menú desplegable:
- Para crear una carpeta: Selecciona Crear carpeta, escribe el nombre de tu nueva carpeta y presiona Enter en tu teclado para guardarla.
- Para subir archivos: Selecciona Subir archivos, busca en tu computadora para seleccionar el/los documento(s) y haz clic en Abrir para iniciar la subida.
Eliminar archivos o carpetas
Si un documento o carpeta está desactualizado, los usuarios autorizados pueden eliminarlo:
- Haz clic en Archivos en el menú de navegación principal.
- Haz clic en el botón + en la esquina superior derecha de la pantalla dentro de la pestaña Red.
- Marca las casillas para seleccionar uno o más archivos o carpetas que desees eliminar.
- Haz clic en el icono de flecha inmediatamente a la izquierda del botón +.
- Selecciona Eliminar de la lista de opciones.
- Aparece una ventana emergente de confirmación; haz clic en Eliminar para borrar permanentemente los elementos seleccionados.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no puedo subir archivos o crear carpetas?
La gestión de archivos está ligada a tus permisos. Si las opciones de subida están deshabilitadas o no aparecen, no tienes el nivel de acceso requerido. Para gestionar archivos, debes ser administrador de ese grupo, unidad de negocio o ubicación específica, o tu perfil debe tener un permiso personalizado de subida de archivos a nivel de red. También asegúrate de no estar en la pestaña Recientes al intentar subir; la subida no está disponible en esa pestaña. Contacta al administrador de tu red Speakap para ajustar la configuración de tu rol.
¿Aún tienes problemas?
Primero consulta con el administrador de tu red, ya que la mayoría de los problemas con archivos se deben a permisos. Si eso no lo soluciona, envíanos un correo a support@speakap.com con el nombre de tu red y una captura de pantalla de lo que ves, y te ayudaremos.