Resumen: A veces, el conteo de usuarios que ves en la interfaz de Speakap no coincide con los números en un archivo CSV o Excel descargado. Este artículo explica por qué sucede esto (usuarios activados versus pendientes) y cómo auditar y conciliar tu lista de usuarios.
1. El problema principal: conteos de usuarios que no coinciden
Puedes notar que las métricas de usuarios mostradas dentro de la plataforma no siempre coinciden con las filas en un archivo CSV o Excel descargado.
- Ejemplo: Una Unidad de Negocio muestra 100 miembros dentro de la aplicación, pero una exportación descargada contiene 125 usuarios.
Esto no es un error ni una señal de datos faltantes. Se debe a cómo diferentes funciones filtran los estados de activación de las cuentas de usuario.
2. Entendiendo los estados de activación de usuario
Es útil observar cómo se divide la lista de usuarios:
- Usuarios activados: Empleados que recibieron su correo de invitación a Speakap o detalles de inicio de sesión, hicieron clic en el enlace de activación y accedieron exitosamente por primera vez.
- Usuarios no activados (pendientes): Empleados que han sido añadidos al sistema y asignados a sus grupos (a menudo automáticamente mediante una integración de sincronización de usuarios de RRHH) pero que aún no han completado su incorporación o iniciado sesión.
3. Por qué difieren los números
La diferencia existe porque la interfaz de la plataforma y los diversos informes tienen propósitos diferentes:
- Interfaz de la plataforma (grupos y redes): El conteo de usuarios mostrado en un grupo o departamento en vivo se centra típicamente en cuentas activadas. Te muestra exactamente quién puede ver activamente o participar en el Feed de ese grupo.
- Exportaciones de datos y análisis: Muchas exportaciones de datos e informes analíticos combinan usuarios activados y no activados. Debido a que los usuarios pendientes aún no han generado actividad en la plataforma, completado sus perfiles o aceptado los términos de servicio, esto altera los números. Dependiendo del tipo de informe, incluir a estos usuarios puede hacer que el conteo de filas en la exportación sea mayor, mientras que los informes basados estrictamente en actividad pueden hacer que parezca menor.
4. Cómo verificar y conciliar los estados de usuario
Si quieres auditar tu lista de usuarios y ver exactamente qué cuentas explican la diferencia, exporta una visión completa del estado:
- Ve a Configuración de red.
- Selecciona Usuarios en el menú.
- Usa la opción de exportación incorporada para generar una hoja de cálculo completa de empleados que contenga todos los registros (tanto activados como no activados).
- Filtra y compara los perfiles marcados como "Activo" contra los señalados como "Invitado" o "Pendiente". Tus conteos en la plataforma en vivo deberían coincidir estrechamente con la columna de usuarios "Activos".
¿Aún tienes dudas?
Envíanos un correo a support@speakap.com con el nombre de tu red, el grupo o informe donde difieren los números y el archivo de exportación, y te ayudaremos.