Resumen: Cuando su organización se expande o reestructura, su red Speakap debe reflejar esos cambios. Esta guía explica cómo verificar si una estructura ya existe, crear nuevas Unidades de Negocio o Departamentos, y asignar empleados manualmente o automáticamente utilizando reglas de mapeo de grupos de User Sync.
Paso 1: Verificar si el grupo ya existe
Antes de crear algo nuevo, compruebe si el nuevo departamento, puesto o rol ya tiene un grupo correspondiente activo en su red Speakap.
- Si el grupo ya existe: No es necesario recrearlo. Omita la configuración estructural y pase directamente a añadir sus usuarios manualmente (Opción A) o a actualizar sus reglas automatizadas de User Sync para dirigir el nuevo valor de datos de RRHH a este grupo (Opción B).
- Si el grupo no existe: Primero cree el contenedor organizacional vacío antes de poder añadir usuarios a él.
Paso 2: Crear la nueva estructura en Speakap
Antes de comenzar, asegúrese de que su cuenta tenga permisos de Administrador de Red.
- Haga clic en el icono de engranaje administrativo.
- Vaya a Configuración de la organización (si está creando una Unidad de Negocio o Departamento) o a Configuración de grupos (si está creando un Grupo independiente).
- Para Unidades de Negocio: Abra la pestaña Unidad de Negocio y haga clic en el botón + Unidad de Negocio. (Nota: dependiendo del esquema de nombres personalizado de su red, esta pestaña puede estar etiquetada como División, Región, Ubicación o Tienda.)
- Para Departamentos: Abra la pestaña Departamento (a veces etiquetada como Departamentos, Ubicación o División) y haga clic en el botón + Departamento.
- Vinculación de estructuras: Si su nuevo departamento está bajo una Unidad de Negocio específica, después de crear el Departamento, abra el perfil de esa Unidad de Negocio, vaya a su pestaña Departamento y haga clic en el botón Añadir para anidar el departamento debajo de ella. Repita esto para cada Unidad de Negocio que necesite este Departamento debajo (por ejemplo, Cajeros que están bajo Nueva York, Ámsterdam, Bruselas y Berlín deben añadirse bajo cada una de las 4 ubicaciones).
Para una explicación completa sobre cómo construir Unidades de Negocio y Departamentos, consulte Creación de su Estructura Organizacional.
Opción A: Añadir usuarios manualmente
Si su empresa no utiliza una integración automatizada de User Sync, gestiona los usuarios y sus membresías de grupo manualmente:
- Abra Configuración de la organización, luego la Unidad de Negocio o Departamento, para ver su lista de Usuarios.
- Haga clic en el botón + Añadir.
- Busque y seleccione usuarios uno por uno, o seleccione múltiples perfiles de empleados a la vez.
- Use el menú desplegable de la columna Rol para especificar si cada usuario se une como un Miembro estándar o como Administrador del grupo.
- Para Grupos, abra en cambio Configuración de Grupos, busque el grupo en la lista y haga clic en la pestaña Miembros para añadir o eliminar personas y asignar permisos.
Consejo: Tómese un momento para revisar las configuraciones de preferencias del grupo y decidir si los miembros estándar deben poder publicar actualizaciones libremente en el Feed, o si la publicación debe estar restringida.
Opción B: Añadir usuarios automáticamente mediante User Sync
Si su plataforma tiene User Sync activo, puede automatizar completamente las asignaciones de empleados basándose en los datos que provienen de su sistema externo de RRHH.
Para mapear un nuevo valor de RRHH a un grupo de la red:
- Vaya a su panel central de User Sync.
- Vaya a la sección Mapeo de grupos y haga clic en el icono + (más) para crear una nueva regla.
- Seleccionar grupo: Busque y seleccione su grupo objetivo recién creado o preexistente de la lista.
- Reglas de mapeo: Elija la opción "Solo usuarios que coincidan con reglas específicas".
- Añadir expresión: Construya una regla precisa que coincida con el nuevo valor de datos enviado por su plataforma de RRHH. Por ejemplo, configure la expresión para que si el perfil de RRHH entrante de un empleado lista su departamento como el nuevo rol, el sistema lo dirija automáticamente a este grupo.
- Completar configuración: Defina los roles básicos de usuario, especifique si la membresía del grupo es Obligatoria para las personas que coincidan, y haga clic en Crear nuevas reglas.
Una vez guardada la regla, ejecute User Sync. A partir de ese momento, cualquier empleado incorporado o actualizado con el nuevo valor de datos de RRHH aterrizará automáticamente en el departamento designado de la red.
Consejo: Al igual que con la configuración manual, recuerde revisar los interruptores de preferencias del grupo para controlar si los miembros sincronizados automáticamente tienen permitido publicar contenido.
¿Aún tiene dudas?
Envíenos un correo electrónico a support@speakap.com con el nombre de su red, el nuevo departamento o rol, y cómo se gestionan sus usuarios (manualmente o mediante User Sync), y le ayudaremos.