Creación de la Estructura de su Organización

Resumen: Cada organización tiene su propia jerarquía. Speakap le permite reflejar la estructura de su organización en el mundo real con Unidades de Negocio y Departamentos, para que los empleados vean comunicaciones relevantes y tengan acceso a los recursos adecuados. Esta guía cubre el diseño de su estructura, la personalización de la terminología y la creación y gestión de Unidades de Negocio y Departamentos.

1. Requisitos previos y visión general de la estructura

Para gestionar la jerarquía de su organización y configurar estos ajustes, necesita:

• Nivel de cuenta: Una cuenta Enterprise de Speakap.
• Permiso de usuario: Un rol de Administrador de Red.

Al mapear la disposición física de su empresa en Speakap, mantiene el control total sobre qué canales de comunicación pueden acceder sus empleados y qué contenido está abierto para partes específicas de su fuerza laboral.

2. Diseño de la estructura y personalización de términos

Por defecto, Speakap clasifica las divisiones estructurales en Unidades de Negocio y Departamentos. Debido a que las tiendas minoristas llaman a sus estructuras con nombres diferentes que las plantas de manufactura u oficinas corporativas, puede cambiar estas etiquetas para que coincidan con la terminología cotidiana de su empresa.

Para personalizar sus etiquetas:

1. Inicie sesión en su red.
2. Haga clic en su avatar en la esquina superior derecha y seleccione Configuración de la organización.
3. En los campos de etiquetado personalizado, seleccione los nombres preferidos para sus Unidades de Negocio y Departamentos.

Nota: En el momento en que actualice y guarde estas etiquetas, el cambio se aplicará en toda la plataforma. El menú de navegación lateral izquierdo y el visualizador Ejemplo de su organización se actualizarán instantáneamente para reflejar sus términos personalizados (por ejemplo, cambiar Unidad de Negocio a Región y Departamento a Ubicación).

3. Creación de una Unidad de Negocio

Una Unidad de Negocio es el bloque principal de nivel superior de la estructura de su red, que a menudo representa una tienda, ubicación, territorio regional o división corporativa.

1. Vaya a Configuración de la organización a través de su avatar en la esquina superior derecha.
2. Haga clic en Unidad de Negocio en el panel de configuración.
3. Haga clic en el botón + Unidad de Negocio en la esquina superior derecha.
4. Ingrese el Nombre de su nueva unidad.
5. Opcional, asignar a grupo existente: Use este campo si ya tiene un grupo de usuarios independiente en su red y desea migrar el historial y los miembros de ese grupo existente directamente a esta nueva Unidad de Negocio oficial. Tenga en cuenta estas reglas de migración:

• Retención de datos: La migración traslada el grupo existente y sus datos a la nueva estructura.
• Solo en una dirección: Solo puede migrar de un grupo a una unidad estructural, no al revés.
• Acción única: La migración solo se puede realizar una vez para una Unidad de Negocio, Departamento o Departamento Local específico bajo una Unidad de Negocio.

6. Opcional, deshabilitar publicaciones en la Cronología: Marque esta casilla si desea que el Feed de esta unidad sea de arriba hacia abajo y solo para anuncios, evitando que los empleados estándar publiquen actualizaciones de texto.
7. Haga clic en Crear.

4. Gestión y configuración de Unidades de Negocio

Una vez que existe una Unidad de Negocio, puede ajustar sus detalles, gestionar su personal y modificar funciones a través de cinco pestañas de gestión.

Para abrir la vista de gestión, vaya a Configuración de la organización > Unidades de Negocio en el menú izquierdo y haga clic en el nombre de la unidad.

• Pestaña General: Actualice o cambie el nombre público de la unidad. Esta pestaña también contiene el campo Identificación Externa. Si su fuerza laboral se gestiona automáticamente mediante una sincronización automática de usuarios de RRHH, ingrese aquí el código identificador externo exacto. Speakap usa este ID único para agregar o eliminar usuarios automáticamente de esta unidad. El código también puede usarse para referenciar la unidad dentro de extensiones de aplicaciones de terceros.
• Pestaña Usuarios: Haga clic en el botón Agregar para añadir manualmente miembros de la red a esta unidad. Escriba el nombre del individuo, asigne su rol específico en la unidad y elija a qué departamentos pertenece.
• Pestaña Departamentos: Añada subgrupos localizados bajo esta unidad específica. Si ya ha creado sus departamentos, simplemente selecciónelos aquí para crear instantáneamente una rama de "departamento local" bajo la Unidad de Negocio en la que se encuentra. (Si aún no ha creado sus departamentos, siga primero las instrucciones de configuración en la Sección 5 a continuación.)
• Pestaña Preferencias: Controle los derechos de publicación en el Feed. Por defecto, todos los miembros de la red asignados a esta unidad pueden publicar en el Feed de la unidad. Puede desactivar esta opción aquí si es necesario. Los administradores siempre pueden publicar independientemente de esta configuración.
• Pestaña Widgets: Controle el contenido de la barra lateral. Desde aquí, puede añadir, eliminar o reorganizar el orden de visualización de los widgets activos de escritorio junto al Feed de esta unidad.

5. Creación de un Departamento maestro

Los Departamentos son componentes organizativos secundarios que puede anidar bajo sus Unidades de Negocio (como Cajeros, Gerentes o subequipos técnicos especializados).

1. Vaya a Configuración de la organización desde su avatar en la esquina superior derecha.
2. Haga clic en Departamentos en el panel de navegación izquierdo.
3. Haga clic en el botón + Departamento.
4. Ingrese el Nombre del departamento.
5. Opcional, asignar a grupo existente: Seleccione esto si está migrando un grupo antiguo preexistente a este nuevo departamento maestro oficial. Se aplican las mismas reglas de migración que para las Unidades de Negocio: los datos del grupo se trasladan a la nueva estructura, la migración solo funciona de un grupo a una unidad estructural (no al revés) y solo se puede hacer una vez por Departamento.
6. Haga clic en Crear.

Una vez creado su departamento maestro, estará disponible para asignarse bajo una Unidad de Negocio. Abra las Unidades de Negocio en Configuración de la organización y haga clic en Departamentos para agregarlos localmente allí. Esto convierte al departamento en una rama de departamento local bajo su Unidad de Negocio. Repita este proceso para otros departamentos y hágalo para cada Unidad de Negocio.

Nota: Si su organización tiene cientos o miles de Unidades de Negocio y Departamentos, también podemos importarlos por usted. Envíenos un correo electrónico a support@speakap.com para obtener ayuda.

¿Aún tiene dudas?

Envíenos un correo electrónico a support@speakap.com con el nombre de su red y una breve descripción de la estructura que desea construir, y le ayudaremos.