Resumen: Las normativas laborales y de privacidad de datos varían según la región, por lo que Speakap no proporciona acuerdos de cumplimiento genéricos y universales. En cambio, los administradores de la red pueden crear, personalizar y mantener hasta tres tipos de documentos legales localizados directamente en la plataforma: Términos y Condiciones, una Declaración de Privacidad y un Aviso Legal.
1. Los tres tipos de documentos legales
La plataforma ofrece espacio para hasta tres documentos legales separados. Se comportan de manera diferente en cuanto al registro de usuarios y las notificaciones de la plataforma:
| Tipo de documento | ¿Requerido en el registro? | ¿Se requiere reaceptación tras actualización? | Propósito principal y caso de uso |
| Términos y Condiciones (Términos de Servicio / Uso) | Sí | Sí | Describe los derechos activos del usuario, responsabilidades, reglas de seguridad de la plataforma y responsabilidades operativas. |
| Declaración de Privacidad (Política de Privacidad) | Sí | No | Documenta formalmente cómo su organización recopila, procesa, almacena, comparte y protege los datos de los empleados. |
| Aviso Legal (Imprint / Impressum) | No | No | Muestra archivos del registro corporativo, datos de IVA y detalles de la entidad (legalmente obligatorio para herramientas digitales en países como Alemania, Austria y Suiza). |
2. Crear y personalizar su contenido
Cuando su equipo legal o de cumplimiento haya finalizado el texto, puede crear los documentos directamente dentro de la plataforma:
- Haga clic en su avatar en la esquina superior derecha de la interfaz de escritorio, luego en el icono de engranaje (Configuración).
- Vaya a Configuración de red > Configuración legal.
- Utilice el Editor de texto enriquecido incorporado para redactar o pegar su texto legal. El editor le permite formatear su texto con:
- Encabezados y párrafos normales
- Estilo de texto (negrita, cursiva y subrayado)
- Listas (numeradas o con viñetas)
- Hipervínculos web externos
Nombrar sus documentos
Puede sobrescribir los títulos técnicos predeterminados con sus propios nombres para mostrar (por ejemplo, cambiar "Términos y Condiciones" por "Nuestro Código de Conducta Comunitario").
- Vista del usuario final: Los empleados ven su título personalizado durante las solicitudes de registro y dentro de su panel de configuración.
- Vista del administrador: Las pantallas de configuración de administrador siguen mostrando los títulos predeterminados del sistema, para que la configuración sea fácil de rastrear.
3. Publicar y gestionar actualizaciones
Guardar vs. habilitar
Estas son dos cosas diferentes, y la distinción es importante:
- Guardar un borrador: Hacer clic en Guardar almacena sus ediciones sin publicarlas. Los nuevos usuarios que se registren o los usuarios existentes que naveguen por el Feed no verán el documento actualizado.
- Habilitar un documento: El documento solo se publica y solicita a los usuarios cuando usted lo cambia explícitamente a Habilitado.
Emitir actualizaciones a usuarios activos
Cuando actualice un Términos y Condiciones o una Declaración de Privacidad activos, puede activar una notificación opcional. Esta alerta solicita a los usuarios activos que vean el texto modificado. Dependiendo del tipo de documento, el sistema requiere un clic para aceptar los términos o muestra un aviso para revisión informativa.
Deshabilitar documentos individuales
Si necesita eliminar un documento de su flujo de incorporación, vaya a la pestaña Configuración en la sección Legal para deshabilitar documentos individualmente.
Advertencia de cumplimiento: Si un documento está deshabilitado, los nuevos usuarios pueden completar el registro sin revisar o aceptar las políticas de su organización. Deshabilitar estos documentos puede generar brechas de cumplimiento o riesgos legales. Speakap no puede asumir responsabilidad por la falta de cobertura regulatoria resultante de configuraciones deshabilitadas.
¿Todavía tiene dudas?
Envíenos un correo electrónico a support@speakap.com con el nombre de su red y el documento en el que está trabajando, y le ayudaremos.