Resumen: Registro y Control de Actividad ayuda a los Administradores de Red a ver cuándo y cuánto tiempo han estado activos los usuarios en Speakap, y a establecer un límite de tiempo diario para que los empleados no estén en línea con demasiada frecuencia. Esta guía cubre cómo habilitar la función, revisar los registros de actividad por usuario, establecer un umbral diario con un mensaje personalizado y elegir a qué empleados se aplica.
1. La herramienta Registro de Actividad
El Registro de Actividad es un registro interno que rastrea la actividad en la plataforma de usuarios individuales. Registra cuándo un usuario ha estado en línea, por cuánto tiempo y en qué plataforma de dispositivo inició su sesión. Con este registro, puedes ver fácilmente cuánto tiempo total han pasado los usuarios individuales en Speakap en un solo día o durante un período específico.
Protección de privacidad de datos: Cuando el Registro de Actividad está habilitado, la plataforma monitorea estrictamente métricas de conexión activa a la red, como marcas de tiempo y duraciones de sesión. El sistema nunca rastrea, registra ni monitorea qué acciones específicas, mensajes, archivos o contenido interactúa el usuario mientras usa la plataforma.
Cómo habilitar el Registro de Actividad
Solo los Administradores de Red pueden activar el seguimiento:
- Ve a tus Configuraciones de Red.
- Haz clic en la sección Legal.
- Selecciona la pestaña Control de Actividad.
- Activa el interruptor principal de Control de Actividad.
Ten en cuenta que la recopilación de datos comienza en el momento de la activación. La plataforma no puede generar registros retroactivos o históricos para períodos anteriores a la habilitación de la función, y el seguimiento se detiene instantáneamente si el interruptor se apaga.
2. Revisar registros de actividad de usuarios
Puedes revisar la actividad individual de un usuario directamente desde la lista de usuarios:
- Ve a Configuraciones de Red y selecciona la sección Usuarios.
- Desplázate por la lista de usuarios o usa la barra de búsqueda para encontrar al empleado.
- Haz clic en la fila del usuario en la tabla para abrir su diálogo de perfil.
- Haz clic en la pestaña Actividad para ver su historial de conexión.
Lo que encontrarás allí:
- Filtros por rango de fechas: Filtra el registro con preajustes incorporados: Últimos 7 días, Semana pasada, Últimas 2 semanas y Último mes.
- Desglose de sesiones: La vista muestra el tiempo total que el usuario pasó cada día en el período seleccionado. Haz clic en cualquier día del gráfico para ampliar la vista y ver los detalles diarios de la sesión, incluyendo tipos de dispositivo, horas exactas de inicio y fin de sesión, y duraciones.
- Manejo de zona horaria: Las sesiones siempre se muestran en la zona horaria del empleado. Si la zona horaria de su dispositivo difiere de tu región local, el registro marca el elemento con un indicador de sesión para evitar confusiones.
Consejo: puedes descargar el registro de actividad de un usuario en formato csv para análisis adicionales si lo deseas.
3. Establecer límites con umbrales de Control de Actividad
Control de Actividad ayuda a tu organización a limitar el tiempo que los empleados pasan en Speakap aplicando un umbral diario. Una vez que un usuario supera este límite, se le muestra inmediatamente un banner de notificación obligatorio.
Para configurar un umbral:
- Ve a Configuraciones de Red > Legal.
- Abre la pestaña Control de Actividad.
- Activa el interruptor "Pedir consentimiento al usuario".
- Introduce el límite diario permitido en minutos.
- Escribe la declaración de política de tu organización en el cuadro de texto del mensaje personalizado.
- Haz clic en Guardar para aplicar el umbral en toda la red.
Por cada nueva sesión que el usuario inicie más allá de su umbral diario, el sistema bloquea el acceso hasta que revise y reconozca tu mensaje de notificación personalizado.
4. Elegir a qué empleados se aplica el Control de Actividad
Diferentes tipos de empleados trabajan bajo distintos acuerdos contractuales, por lo que el seguimiento de Control de Actividad podría no aplicarse a toda tu fuerza laboral. Puedes establecer exactamente qué usuarios están incluidos o excluidos de tres maneras:
- Durante la incorporación: Al enviar manualmente nuevas invitaciones, marca la casilla "Aplicable para control de actividad" antes de enviar el correo electrónico de invitación.
- Para usuarios existentes: Ve a Configuraciones de Red > Usuarios, localiza al individuo, haz clic en la pestaña Tipo de usuario y activa o desactiva la opción "Aplicable para control de actividad".
- Automáticamente vía Sincronización de Usuarios: Si tu red usa nuestra conexión automatizada de Sincronización de Usuarios, esta bandera puede habilitarse automáticamente según un conjunto específico de tus reglas internas de negocio. Escríbenos a support@speakap.com para configurar esta conexión.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo rastrear las horas de inicio de sesión y revisar el registro de duración de sesión de un empleado?
Ve a Configuraciones de Red > Usuarios, localiza el perfil y abre la pestaña Actividad. Haz clic en cualquier fila de día individual para ver la duración exacta de inicio de sesión, tipo de dispositivo y marcas de tiempo de la sesión.
¿Puedo usar esto para apoyar el cumplimiento de la legislación laboral o un mensaje de equilibrio entre trabajo y vida personal?
Sí. Al activar la opción de consentimiento de umbral en la pestaña de Configuraciones legales, puedes evitar que los empleados usen la plataforma en exceso fuera del horario laboral. Mantienes control total sobre el mensaje de cumplimiento personalizado que se muestra a los usuarios cuando exceden sus minutos diarios asignados.
¿Cómo puedo descargar el registro de actividad de un usuario como archivo CSV?
Dentro de la pestaña Actividad del usuario individual, haz clic en el icono de exportar dentro de la vista del registro de actividad y selecciona la opción Descargar como CSV para guardar los registros en bruto en tu computadora. Los metadatos completos de zona horaria se incluyen automáticamente en esta exportación. En esta exportación encontrarás el registro de actividad del usuario.
¿Puedo automatizar las asignaciones de Control de Actividad usando la API de Sincronización de Usuarios?
Sí. Si tu red usa la integración automatizada de Sincronización de Usuarios de Speakap, puedes pasar automáticamente la bandera de control de actividad basada en las reglas internas de tu base de datos de RRHH. Para configurar esta automatización, configura tu carga útil de aprovisionamiento de usuarios para activar parámetros de usuario, o escríbenos a support@speakap.com para asistencia paso a paso.
¿Puedo obtener el tiempo que un empleado ha pasado en segundos por período de pago, para fines de nómina?
Sí, tenemos endpoints disponibles para que recuperes el tiempo empleado y lo uses para fines de nómina según lo consideres adecuado.
¿Aún tienes dudas?
Envíanos un correo a support@speakap.com con el nombre de tu red y lo que intentas configurar, y te ayudaremos.