Resumen: Esta guía muestra a los Administradores de Red cómo habilitar, crear y gestionar invitaciones imprimibles para empleados que no tienen una dirección de correo electrónico laboral o cuando compartir direcciones de correo electrónico está restringido por razones legales.
1. ¿Qué son las invitaciones imprimibles?
Por defecto, Speakap necesita una dirección de correo electrónico para invitar a los usuarios y para gestionar la recuperación de contraseñas. Si su organización no puede proporcionar direcciones de correo electrónico a los empleados, el flujo de invitaciones imprimibles le permite generar cartas de activación físicas con credenciales únicas y temporales. Los empleados las usan para activar sus cuentas manualmente.
Integración de sincronización de usuarios: su sincronización automática de usuarios también puede usar este método, donde la sincronización define los valores del nombre de usuario y la contraseña temporal (por ejemplo, nombre de usuario = ID de empleado y contraseña temporal = su apellido).
Además de repartir cartas de activación individuales, también puede usar un cartel o folleto de la empresa con códigos QR para las aplicaciones móviles, junto con instrucciones claras que expliquen cómo los usuarios pueden determinar sus credenciales (por ejemplo, nombre de usuario = ID de empleado, contraseña = Apellido + ID de empleado).
2. Habilitar el flujo de invitaciones imprimibles
Esta función está desactivada por defecto y debe ser habilitada primero por un Administrador de Red.
- Vaya a Configuración de red.
- Abra la sección Preferencias.
- Seleccione la pestaña Gestión de usuarios.
- Marque la casilla Habilitar invitaciones imprimibles para usuarios sin dirección de correo electrónico.
- Revise la advertencia de seguridad y haga clic en Entiendo para confirmar.
Aviso de seguridad: habilitar este flujo añade una responsabilidad de seguridad, porque su equipo administrativo manejará y entregará físicamente los códigos de acceso a su fuerza laboral.
3. Creación de invitaciones imprimibles
Una vez que la función esté activada, puede generar las credenciales de activación desde la página de invitaciones.
- Vaya a Configuración de red > Invitaciones.
- Haga clic en la pestaña Invitaciones imprimibles.
- Haga clic en el botón + Invitar miembros.
- Complete los detalles:
- Tipo de usuario: usuario interno o externo.
- Nombre: ingrese el nombre o nombres de los usuarios (separe varios usuarios con una coma).
- Rol en la red: elija un rol del menú desplegable (Miembro es el predeterminado).
- Unidades organizativas (opcional): asigne a los usuarios a Unidades de Negocio principales o a Departamentos subyacentes específicos.
- Grupos (opcional): asigne a los usuarios a Grupos independientes específicos.
- Mensaje personal (opcional): agregue instrucciones personalizadas o una nota de bienvenida que se imprima directamente en la carta.
- Haga clic en Crear invitación(es).
4. Gestión y distribución de invitaciones
Después de generar las invitaciones, puede descargarlas, revisarlas y entregarlas.
| Nivel de acción | Comando | Descripción |
| Acciones individuales (encuentre al usuario en la lista y haga clic en el icono de tres puntos) | Descargar invitación | Genera la carta oficial de activación en PDF para ese usuario específico. |
| Regenerar contraseña | Úselo si se pierde una carta; invalida inmediatamente las credenciales antiguas y crea una contraseña nueva, requiriendo una descarga nueva. | |
| Mostrar detalles | Muestra exactamente a qué grupos, departamentos o unidades de negocio se unirá automáticamente el usuario al activar su cuenta. | |
| Eliminar invitación | Elimina permanentemente la invitación pendiente. | |
| Acciones masivas (seleccione varios usuarios mediante las casillas a la izquierda) | Descargar / Regenerar | Ejecuta el comando seleccionado para todo el lote de usuarios marcados a la vez. |
Nota técnica: para un mejor rendimiento, ejecute acciones masivas en grupos de 100 usuarios o menos a la vez.
5. Restablecer contraseñas para usuarios sin correo electrónico
Estos usuarios no tienen una dirección de correo electrónico registrada, por lo que las solicitudes automáticas de "Olvidé mi contraseña" no funcionarán. Como administrador, debe restablecer su contraseña manualmente:
- Vaya a Configuración de red > Usuarios.
- Busque y seleccione al usuario bloqueado.
- Abra la pestaña Restablecer contraseña en la configuración de su cuenta.
- Haga clic en Generar una nueva contraseña y confirme.
- Descargue el nuevo documento y entregue la carta física de restablecimiento de contraseña. En su próximo inicio de sesión, al usuario se le solicitará automáticamente establecer una nueva contraseña permanente.
¿Aún tiene problemas?
Envíenos un correo electrónico a support@speakap.com con el nombre de su red y lo que está intentando hacer, y le ayudaremos.