Resumen: Esta guía explica cómo habilitar y usar la gestión descentralizada de usuarios en Speakap. Las organizaciones con una base de datos centralizada de empleados suelen depender de nuestra sincronización automática de usuarios, pero las empresas con franquicias o estructuras descentralizadas necesitan más flexibilidad. Con esta configuración, los administradores de red permiten que los administradores locales inviten y eliminen usuarios dentro de sus propias Unidades de Negocio o Departamentos Locales.
1. Cuándo usar la gestión descentralizada de usuarios
Para empresas con una base de datos centralizada de sus empleados, la función de Sincronización de Usuarios suele ser todo lo que necesitan para gestionar automáticamente sus usuarios de Speakap. Pero si no tienes una base de datos así, o trabajas con muchas franquicias, un enfoque centralizado podría no ser posible.
Para estos casos, Speakap te permite descentralizar la gestión de usuarios, de modo que los gerentes locales manejen directamente la incorporación y baja de sus propios miembros del equipo.
2. Configuración del rol (para Administradores de Red)
Antes de que un administrador de Unidad de Negocio o Departamento Local pueda gestionar usuarios, un Administrador de Red debe otorgar a su rol el permiso adecuado:
- Ve a tus Configuraciones de red.
- Selecciona la sección Roles en el menú.
- Abre el rol que deseas editar o crea un nuevo rol.
- Ve a la pestaña Configuraciones de red dentro de la configuración del rol.
- Activa el permiso "Gestionar usuarios e invitaciones dentro de grupos organizacionales gestionados".
- Haz clic en Guardar para actualizar el rol.
Asignar el rol: para asignar este rol al o los administradores locales adecuados, vuelve a la pantalla de Roles, pasa el cursor sobre el rol, haz clic en el icono de configuración a la derecha, selecciona Agregar miembros y haz clic en Guardar.
Para roles y permisos en general, consulta Creación y Gestión de Roles y Permisos.
3. Invitar nuevos usuarios (para Administradores Locales)
Una vez que un administrador de Unidad de Negocio o Departamento Local tiene el permiso adecuado, puede invitar nuevos usuarios a su unidad de negocio y departamentos subyacentes por correo electrónico:
- Ve a tus Configuraciones de la organización específicas (por ejemplo, tu Unidad de Negocio o Departamento Local).
- Selecciona la sección Invitaciones.
- Haz clic en el botón + Invitar.
- Introduce la(s) dirección(es) de correo electrónico del usuario o usuarios que deseas invitar. Nota: puedes copiar y pegar múltiples direcciones de correo electrónico a la vez, separadas por espacios o comas.
- Selecciona la Unidad de Negocio y/o el/los Departamento(s) Local(es) para asignar al usuario, y establece si es administrador o no.
- (Opcional) Añade un mensaje personal al correo de invitación.
- Haz clic en Invitar para enviar.
Nota importante sobre el acceso a la red: con este permiso, los administradores locales invitan a nuevos usuarios a toda la red de Speakap, no solo al grupo local. Los usuarios invitados también podrán ver e interactuar con los mensajes publicados en el Feed principal de la red.
4. Eliminar usuarios (para Administradores Locales)
Cuando un empleado deja la empresa o cambia de ubicación, su acceso también debe modificarse. Como administrador local con los permisos adecuados, verás dos opciones al eliminar un usuario de tu Unidad de Negocio o Departamento Local:
- Eliminar de la Unidad de Negocio: elimina al usuario de tu Unidad de Negocio o Departamento Local específico, pero no de la plataforma Speakap. El usuario aún puede iniciar sesión, leer publicaciones del Feed de toda la red y acceder a otros grupos de los que es miembro. Usa esta opción para empleados que se trasladan a una ubicación diferente de la empresa.
- Eliminar de la Red: elimina completamente al usuario de la red de Speakap. El usuario ya no podrá iniciar sesión ni acceder a ninguna información de la empresa. Usa esta opción cuando un empleado deja la empresa por completo.
¿Sigues atascado?
Envíanos un correo a support@speakap.com con el nombre de tu red y el rol o Unidad de Negocio involucrados, y te ayudaremos.