Resumen: Esta guía ayuda a los Administradores de Red a configurar un espacio seguro para socios externos, como contratistas, proveedores, propietarios de franquicias o consultores, sin sacrificar la privacidad de la red. Cubre lo que los usuarios externos pueden y no pueden hacer, y cómo Speakap protege la información sensible de la empresa para evitar divulgaciones accidentales.
1. Manteniendo seguro tu entorno de trabajo
Restringir el acceso de terceros significa que los usuarios externos pueden comunicarse eficazmente con tu equipo, sin ver la información sensible de la empresa compartida a nivel de toda la red.
Protección contra divulgaciones accidentales: cuando un empleado interno comienza a escribir una actualización en un grupo que contiene miembros externos, Speakap muestra un mensaje de advertencia claro dentro del compositor de texto. Esta alerta en tiempo real recuerda al autor revisar su texto y evitar publicar documentos internos, informes financieros o datos sensibles en ese espacio compartido.
Para invitar usuarios externos, consulta Cómo invitar usuarios.
2. Lo que los usuarios externos PUEDEN hacer
Dentro de sus grupos asignados, los usuarios externos tienen la misma experiencia fluida que tu propio personal. Dentro de los límites de su grupo, pueden:
- Publicar actualizaciones: compartir publicaciones, dar reconocimientos y participar en conversaciones abiertas del grupo. Solo si está habilitado en las preferencias del grupo.
- Ver compañeros: ver los nombres y perfiles de otros miembros del mismo grupo exacto.
- Iniciar conversaciones: enviar mensajes directos o iniciar chats grupales con usuarios que compartan su membresía de grupo. Solo si está habilitado en los permisos.
- Leer contenido: leer noticias específicas del grupo y abrir carpetas o archivos compartidos.
- Buscar: buscar y acceder a resultados limitados estrictamente a su propio grupo.
3. Lo que los usuarios externos NO PUEDEN hacer
Para proteger la privacidad de tu red, la plataforma aplica restricciones estrictas a todos los tipos de cuentas externas. Los usuarios externos tienen completamente bloqueado:
- El directorio de colegas: la información global del perfil de la empresa está oculta para los usuarios externos.
- Visión general de grupos: no pueden ver la lista completa de todos los grupos de la empresa en el panel de descubrimiento o visión general.
- Comunicación entre grupos: no pueden iniciar un chat grupal ni enviar mensajes directos a empleados fuera de sus grupos asignados.
- Contenido fuera de sus grupos: no pueden ver artículos de noticias, ver resultados de búsqueda ni abrir carpetas pertenecientes a la red, unidades de negocio, departamentos o grupos donde no son miembros.
- Unirse o salir de grupos: los usuarios externos no pueden unirse ni salir de grupos de la empresa por sí mismos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo evita Speakap que los empleados compartan información sensible de la empresa con usuarios externos?
La plataforma muestra una advertencia automática en tiempo real cada vez que un usuario regular comienza a publicar una actualización en un grupo que incluye socios externos, para que el autor revise su texto en busca de datos sensibles antes de publicarlo.
¿Pueden los usuarios externos iniciar un chat grupal con cualquier persona en el directorio de la empresa?
No. Los usuarios externos solo pueden enviar mensajes a compañeros que sean miembros del mismo grupo exacto. El resto del directorio de tu organización permanece completamente invisible para ellos.
¿Se les permite a los usuarios externos unirse o salir de grupos por su cuenta?
No. Los usuarios externos no pueden unirse o salir de grupos de forma independiente. Añadirlos o eliminarlos debe ser gestionado por un administrador autorizado de la red.
¿Qué puede ver un usuario externo dentro de su grupo asignado?
Pueden leer noticias, descargar archivos compartidos, ver a los miembros del grupo, participar en la conversación en las actualizaciones y realizar búsquedas dentro del grupo, siempre que ese contenido esté publicado directamente dentro del grupo al que pertenecen.
¿Aún tienes dudas?
Envíanos un correo a support@speakap.com con el nombre de tu red y lo que intentas configurar para tus usuarios externos, y te ayudaremos.