Resumen: Esta guía muestra a los Administradores de Red cómo crear roles personalizados, configurar permisos, editar roles existentes y asignar roles a los usuarios. Con los roles adecuados, todos obtienen exactamente las funciones que necesitan, y nada que no.
1. Cómo funcionan los roles y permisos
Gestionar una fuerza laboral activa significa decidir con precisión quién puede publicar actualizaciones, anuncios y mensajes de la empresa, acceder a integraciones o crear contenido de Journeys. Speakap maneja esto con un sistema de permisos flexible.
Al crear roles personalizados, te aseguras de que los empleados de primera línea, supervisores de turno, gerentes regionales y socios externos puedan hacer exactamente lo que su trabajo requiere, sin exponer configuraciones de toda la red o contenido confidencial de la empresa a cambios accidentales.
Sólo escritorio: configurar roles, editar permisos y gestionar asignaciones de roles son tareas exclusivas para escritorio. Para proteger tu red de errores de configuración, estas pestañas administrativas están ocultas en las aplicaciones móviles.
2. Crear un nuevo rol personalizado
Si los roles predeterminados estándar no se ajustan a tu organización, puedes crear un nuevo rol desde cero:
- Inicia sesión en la versión web de escritorio de Speakap.
- Haz clic en tu avatar en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Selecciona Configuración de red en el menú desplegable.
- Haz clic en Roles en el menú de la izquierda.
- Haz clic en el botón + Rol en la parte superior.
- Escribe un nombre claro y distinto en el campo Nombre del rol.
- Revisa las pestañas individuales de funciones (por ejemplo, Actualizaciones, Noticias, Journeys, Configuración de Red) y marca o desmarca los permisos específicos que el rol necesita.
- Haz clic en Crear rol para guardar y publicar el nuevo rol en tu red.
3. Editar un rol existente
A medida que cambian tus necesidades de comunicación, es posible que desees actualizar los permisos de un rol existente:
- Abre Configuración de red y vuelve a la página de Roles.
- Coloca el cursor sobre la fila del rol que deseas actualizar. Aparecerá un icono de engranaje de configuración a la derecha de la fila.
- Haz clic en el icono de engranaje y selecciona Editar.
- Agrega o elimina permisos en las categorías según sea necesario.
- Haz clic en Guardar rol en la parte inferior para aplicar tus cambios en toda la red.
4. Asignar roles a los usuarios
Una vez que un rol está listo, puedes asignarlo a los empleados de dos maneras:
Método A: en masa, a través del menú Roles
Ideal cuando quieres asignar el mismo rol a varias personas a la vez.
- En el menú Roles, coloca el cursor sobre el rol y haz clic en el icono de engranaje que aparece.
- Selecciona Agregar miembros en el desplegable.
- Usa la barra de búsqueda para encontrar a tus empleados, marca las casillas junto a sus nombres y haz clic en Agregar.
Método B: individualmente, a través de la tarjeta de usuario
Mejor para revisiones individuales, promociones o ajustes puntuales.
- Ve a Configuración de red y abre Usuarios.
- Encuentra al empleado y haz clic en su nombre para abrir su Tarjeta de usuario.
- Haz clic en la pestaña Tipo de usuario.
- Abre el campo de rol, selecciona el rol en el desplegable y guarda.
Consejo: también podemos conectar roles a valores únicos provenientes de tu sistema HR-IS o de nómina, para que los empleados obtengan automáticamente el rol correcto. Por ejemplo, si el código de trabajo 1 pertenece a supervisores, podemos mapear el código de trabajo 1 al rol de Supervisor en Speakap. Envía un correo electrónico a technicalimplementations@speakap.nl para configurar esto.
5. Roles de red vs administradores de elementos
Un rol de red otorga permisos amplios en toda la plataforma. Si en cambio quieres darle a alguien derechos de administrador sobre una única Unidad de Negocio, Departamento o Grupo, haz que sea un administrador de elemento. Consulta Asignar administradores de elementos: otorgar a los usuarios más o menos derechos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo editar los permisos de un usuario desde la app iOS o Android?
No. Las modificaciones de roles y otros ajustes de backend deben hacerse a través de la versión web de escritorio. Las aplicaciones móviles no muestran estos módulos administrativos.
¿Qué sucede con los empleados activos si modifico los permisos del rol que tienen actualmente?
Los cambios guardados en un rol existente surten efecto casi al instante. Si eliminas la capacidad de publicar artículos de noticias de un rol personalizado, todos los usuarios con ese rol pierden sus botones de creación en toda la plataforma en tiempo real.
¿Es posible eliminar o sobrescribir el rol predeterminado incorporado de Administrador?
No. Los roles del sistema incorporados (como el Administrador o Invitado predeterminados) son una parte permanente de la plataforma, para evitar bloqueos accidentales de la red. No puedes eliminarlos, pero puedes crear roles personalizados para necesidades sub-administrativas específicas.
¿Cuál es la diferencia entre cambiar el rol de un usuario y convertirlo en Administrador de Grupo?
Un rol de red otorga permisos amplios en toda la plataforma (como crear encuestas o ver métricas globales de la plataforma). Convertir a alguien en administrador de un elemento organizativo (una Unidad de Negocio, Departamento o Grupo específicos) limita su poder administrativo a ese único lugar. Consulta Asignar administradores de elementos: otorgar a los usuarios más o menos derechos.
¿Sigues atascado?
Envíanos un correo a support@speakap.com con el nombre de tu red y el rol o permiso en el que estás trabajando, y te ayudaremos.