Resumen: La gestión automática de usuarios en Speakap depende del acceso a los registros de empleados de su organización. Esta guía cubre cómo estructurar los campos de datos de sus empleados, cómo elegir entre una conexión API y una conexión SFTP, y cómo establecer la frecuencia de sincronización.
Para gestionar automáticamente su fuerza laboral dentro de Speakap, la plataforma necesita acceso directo a los registros corporativos de empleados. Speakap utiliza la información en este registro maestro para invitar, eliminar y gestionar de forma segura a sus empleados en toda la red.
1. Estructuración de su registro de empleados
Para aprovisionar y agregar nuevos usuarios a su red con éxito, su registro de empleados debe contener puntos de datos obligatorios específicos junto con campos opcionales altamente recomendados.
| Tipo de Campo | Campo de Datos | Propósito y Requisitos Técnicos |
| Obligatorio (para invitar y eliminar) | ID de Empleado | Se utiliza para identificar de manera única a los usuarios individuales dentro de sus registros internos y para emparejarlos con precisión con los perfiles de usuario en Speakap. Este valor debe ser único para cada individuo. |
| Opcional (para gestión de grupos) | Ubicación(es) | Se utiliza para colocar automáticamente al usuario en el/los grupo(s) de unidad(s) de negocio localizadas adecuadas dentro de Speakap. Esto puede ser una descripción o un código. |
| Opcional (para gestión de grupos) | Departamento(s) | Se utiliza para colocar automáticamente al usuario dentro del/los grupo(s) estructurales de departamento adecuados dentro de Speakap. Esto puede ser una descripción o un código. |
| Opcional | Nombre | Se utiliza para rellenar previamente el nombre que se mostrará del empleado. Estos datos deberían preferentemente separarse en campos distintos de Nombre y Apellido. |
| Opcional | Título del Puesto | Se utiliza para rellenar previamente el campo del título del puesto en el perfil público del empleado. Este campo también puede usarse para determinar dinámicamente el rol del usuario dentro de la red. |
| Opcional | Número de Teléfono | Se utiliza para rellenar previamente el campo de contacto telefónico en el perfil del empleado. |
| Opcional | UPN | Este campo es estrictamente obligatorio si su organización utiliza Inicio de Sesión Único (SSO). |
2. Métodos técnicos para acceder a los registros
Speakap soporta dos soluciones técnicas estándar para acceder a sus archivos externos de empleados.
Método A: Conexión basada en API
Muchas herramientas modernas de gestión de recursos humanos tienen una API integrada o un conector que permite a terceros como Speakap obtener programáticamente sus registros de empleados. Por ejemplo, la plataforma de RRHH AFAS soporta esto a través de su conector nativo "Get Connector".
Para este método, su organización proporciona credenciales de acceso válidas para su herramienta o conector de RRHH específico para que Speakap pueda acceder a los datos.
Método B: Conexión SFTP
Si su herramienta de RRHH no tiene una API activa, o la API no puede usarse para su implementación, Speakap ofrece un servidor SFTP seguro para la sincronización de datos.
- Opciones de autenticación: Speakap puede configurar una cuenta SFTP para usted usando autenticación segura por clave, o su organización puede proporcionar a Speakap las credenciales para conectarse directamente a una ubicación SFTP alojada internamente y obtener los datos.
- Formatos de archivo: el registro de empleados puede entregarse en múltiples formatos comunes de archivo, que van desde .xls hasta .csv y .xml.
- Plantillas de formato: puede modelar su esquema de datos con base en nuestras plantillas de ejemplo de registro de empleados (CSV y XLS): [ENLACE NECESARIO: descarga de plantilla de registro de empleados].
Para una conexión SFTP, la división de responsabilidades es simple. Usted proporciona la(s) dirección(es) IP específicas desde donde se iniciará la conexión SFTP de su sistema, y usted sube regularmente el registro actual de empleados al servidor SFTP. Speakap genera y proporciona las credenciales de acceso únicas para su cuenta SFTP designada.
3. Alternativas personalizadas y frecuencia de sincronización
- Soluciones personalizadas alternativas: si ni la conexión API ni el método del servidor SFTP son compatibles con su infraestructura IT, Speakap trabajará con usted para explorar métodos alternativos de intercambio de datos. Por ejemplo, podría subir archivos manualmente en la Sincronización de Usuarios de Speakap. Por favor, tenga en cuenta que diseñar una solución alternativa puede tener un gran impacto en sus plazos; vea Cronogramas de Implementación de Sincronización de Usuarios.
- Frecuencia de procesamiento: una vez que Speakap tenga acceso a su registro de empleados, debe acordarse una frecuencia de procesamiento continua. La preferencia técnica de Speakap es sincronizar los datos diariamente. Sin embargo, si sus operaciones requieren que los archivos se procesen con más o menos frecuencia, informe a nuestro equipo y ajustaremos la configuración de Sincronización de Usuarios en consecuencia.
¿Aún tiene dudas?
Envíenos un correo electrónico a technicalimplementations@speakap.nl con el nombre de su red, su sistema de RRHH y su método de conexión preferido (API o SFTP), y le ayudaremos.