Resumen: Más allá del mapeo de datos, User Sync te ofrece configuraciones de seguridad, mensajes de invitación personalizables y una vista organizacional en tiempo real. Esta guía cubre cómo finalizar la configuración de tu sincronización, adaptar las invitaciones a audiencias específicas y programar actualizaciones automáticas.
1. Opciones globales de User Sync
La pestaña Opciones contiene los interruptores que regulan cómo Speakap maneja anomalías de datos y seguridad.
- Mecanismo de seguridad (Abortar por demasiados cambios): establece un umbral porcentual (por ejemplo, 10%). Si la sincronización detecta cambios que superan este límite, se aborta automáticamente. Esto previene eliminaciones masivas o invitaciones accidentales causadas por un archivo de RRHH corrupto.
- Gestión de XID: habilitar Permitir cambio de XID en reactivación permite que el sistema reconecte a un empleado que regresa con su cuenta antigua incluso si su identificador ha cambiado.
- Flexibilidad organizacional:
- Permitir usuarios sin Unidad de Negocio (BU): útil para el personal de la sede que no pertenece a una ubicación o sucursal específica.
- No permitir usuarios sin grupos: asegura que cada usuario sincronizado tenga al menos un destino social o funcional en la red.
- Limpieza de datos y cuentas:
- Combinar XIDs duplicados: ofrece al sistema flexibilidad para manejar posibles registros duplicados.
- Permitir nombre/email vacío: permite registros incompletos de RRHH, siempre que los usuarios puedan ser identificados por otros identificadores.
- Generar nombre de usuario y contraseña temporal: útil para la incorporación de trabajadores de primera línea que no tienen correo electrónico corporativo. Esto genera automáticamente nombres de usuario y contraseñas. Nota: en el Mapeo de columnas también puedes configurar el nombre de usuario y la contraseña basados en los datos de RRHH.
- Inicio de sesión único (Usar proveedor de identidad): para redes que usan SSO (por ejemplo Okta o Azure AD), habilita la opción Usar proveedor de identidad e ingresa el nombre único de tu proveedor. Esto asegura que los usuarios sincronizados sean dirigidos a la página de inicio de sesión de tu organización en lugar de usar las credenciales estándar de Speakap.
2. Mensajes de invitación personalizados
Puedes personalizar el mensaje de bienvenida predeterminado en la sección Mensajes de invitación.
- Mensaje predeterminado: el saludo estándar enviado a todos los usuarios nuevos.
- Invitaciones basadas en expresiones: haz clic en Agregar mensaje de invitación y usa el Editor de expresiones para dirigirte a audiencias específicas. Por ejemplo: crea un mensaje de bienvenida en español para usuarios donde división == "España", o una nota de incorporación específica para usuarios en el departamento de "Gerencia".
- Vista previa del mensaje: puedes editar el texto completo de la invitación para que el tono de voz esté alineado con tu marca.
3. Programación automatizada
La sección Programación define cuándo y con qué frecuencia se actualiza tu red.
- Horario activo: una vez habilitado, el panel muestra un resumen claro de la Última sincronización ejecutada y la Próxima sincronización programada. Diario es el horario más común entre nuestros clientes y también nuestro consejo. Consejo: elige un horario después de que tu equipo de RRHH normalmente procese los cambios durante la jornada laboral.
- Monitoreo de estado: la interfaz muestra qué administrador actualizó el horario por última vez, lo que mantiene la responsabilidad del equipo administrativo.
- Pausar/actualizar: puedes pausar la programación en cualquier momento, por ejemplo, durante mantenimiento del sistema de RRHH o antes de una reestructuración organizacional significativa.
4. Validación con la vista organizacional
Antes o después de una sincronización, la Vista organizacional (al final de la página de configuración) es tu mejor herramienta para auditar los resultados.
- Auditoría visual: esta vista desglosa tu red en Unidades de Negocio, Departamentos Locales y Grupos.
- Detalle: seleccionar una unidad (por ejemplo "Desarrollo") muestra una lista completa de miembros, incluyendo su XID, Email y Nombre.
- Precisión en tiempo real: esto te permite verificar rápidamente que los usuarios estén asignados a las ubicaciones correctas y que tus reglas de mapeo produzcan la estructura deseada. Un buen hábito: elige entre 10 y 20 usuarios y grupos aleatorios y verifica que sean correctos.
5. Sincronización manual al cargar archivo
Si tu red utiliza una sincronización basada en archivos en lugar de un conector API directo, verás una opción Habilitar sincronización al cargar archivo. Esto activa una sincronización inmediatamente cada vez que se detecta un nuevo archivo de exportación de empleados en el servidor seguro de Speakap.
¿Aún tienes dudas?
Envíanos un correo a technicalimplementations@speakap.nl con el nombre de tu red y la opción o programación que estás configurando, y te ayudaremos.