Resumen: User Sync automatiza la gestión del ciclo de vida de los empleados conectando su sistema de RRHH con Speakap. Esta guía es para administradores y equipos de TI. Explica el panel de User Sync, la configuración y la lógica de mapeo, y las herramientas de validación, con enlaces a la guía detallada de cada tema.
Primeros pasos e inicio de sesión
Speakap ofrece a los administradores acceso directo a su panel de User Sync, para que puedan gestionar sus configuraciones por sí mismos.
- Acceso: vaya al portal de User Sync e inicie sesión con sus credenciales de Speakap.
- Permisos: el acceso puede ser concedido por su Customer Success Manager, quien organizará la formación necesaria y las invitaciones para que pueda gestionar sus configuraciones de forma segura.
- Visión general de la red: una vez que inicie sesión, verá un panel con una o más Configuraciones. Cada Configuración es una fuente que User Sync utiliza para la gestión de usuarios, grupos y permisos. Por ejemplo, si tiene el Sistema de RRHH 1 en EE. UU. y un Sistema de RRHH 2 diferente en Europa, puede crear dos Configuraciones: una para EE. UU. y otra para la UE. Nota: cada usuario debe estar solo en una fuente para evitar conflictos de datos.
Configuración y conectores
Cada sincronización comienza con un Conector, que define de dónde provienen los datos.
- Diversidad de fuentes: Speakap soporta docenas de conectores preconstruidos para herramientas populares de RRHH (como Workday, AFAS, ADP, Oracle, SAP y Paycor), así como transferencias de archivos seguras (SFTP).
- Verificación de datos: dentro de una configuración, puede previsualizar los datos en bruto importados desde su sistema de RRHH antes de aplicarlos a Speakap. Esto le permite comprobar que campos como Email, Apellido, Lugar de Trabajo y Estado del Empleado se importan correctamente. Puede añadir tantos campos como necesite para la asignación de grupos e información del perfil.
- Exportación para auditoría: puede descargar sus datos fuente (los datos importados desde su sistema de RRHH) como un archivo CSV en cualquier momento, para auditar manualmente los registros que recibe Speakap.
La lógica de mapeo
El mapeo es la capa de traducción que indica a Speakap cómo interpretar sus datos de RRHH. Hay tres tipos:
- Mapeo de columnas vincula sus campos de RRHH con los campos del perfil en Speakap. Aquí es donde configura el XID (el ancla permanente y obligatoria de la cuenta), normaliza los formatos de datos y define cuál es la dirección de correo electrónico principal. Guía completa: Entendiendo el mapeo de columnas y sus opciones en User Sync.
- Mapeo de grupos define la ubicación organizacional y la pertenencia a grupos por usuario, con reglas basadas en cualquier campo importado (departamento, división, título del puesto, fecha de inicio o una combinación). Guía completa: Entendiendo el mapeo de grupos y sus opciones en User Sync.
- Mapeo de roles determina los permisos administrativos que recibe un usuario, desde roles globales de Administrador de Red hasta roles locales de Administrador de Unidad de Negocio. Guía completa: Entendiendo el mapeo de roles y sus opciones en User Sync.
Los tres tipos de mapeo pueden usar expresiones personalizadas para reglas flexibles. Vea Guía de expresiones personalizadas en User Sync.
Opciones, invitaciones y horarios
User Sync incluye controles de seguridad y configuraciones personalizables para prevenir errores masivos, como una abortación de seguridad que pausa la sincronización cuando demasiadas cuentas cambiarían a la vez, mensajes de invitación personalizables, configuraciones de Proveedor de Identidad (SSO) y la opción "Permitir cambio de XID en reactivación". También puede establecer el horario (normalmente diario) para que la sincronización se ejecute automáticamente o activar una ejecución manualmente. Guía completa: Configurando opciones, invitaciones y horarios en User Sync.
Visión general organizacional
Antes de ejecutar una sincronización, puede abrir la Visión general organizacional en una nueva pestaña. Ofrece una vista general de la estructura de su red, mostrando cuántos usuarios están asignados a cada Unidad de Negocio, Departamento Local y Grupo Temático. Puede hacer clic en cualquier grupo para ver los nombres y XIDs de sus miembros actuales.
Validación: la ejecución de prueba
La ejecución de prueba es el paso más importante antes de aplicar los datos importados a su red. Simula la sincronización y resume los resultados esperados: cuántos usuarios serán añadidos, modificados o marcados como inactivos, además de alertas por correos electrónicos inválidos, nombres faltantes o códigos de departamento no reconocidos. Puede profundizar en usuarios individuales para revisar la actualización exacta de datos antes de aplicar cualquier cambio. Guía completa: Uso de la ejecución de prueba para validar y aplicar cambios de sincronización.
Antes de ponerlo en marcha
Dos recursos más completan la serie:
- Una lista de verificación práctica previa al lanzamiento: Lista de verificación antes de ejecutar la sincronización de usuarios.
- Un glosario de todos los términos de User Sync: Glosario de términos de User Sync.
¿Aún tiene dudas?
Envíenos un correo electrónico a technicalimplementations@speakap.nl con el nombre de su red, la configuración en la que está trabajando y su pregunta, y le ayudaremos.