Resumen: El XID es el dato más importante para la gestión automatizada de usuarios en Speakap. Esta guía es para administradores y equipos de TI. Explica qué es un XID, cómo User Sync lo utiliza como ancla permanente para cada cuenta y cómo buscar o editar un XID manualmente.
¿Qué es un XID?
Un XID es un identificador único asignado a un usuario individual en Speakap. Piénsalo como una huella digital: no puede duplicarse y debe mantenerse único para una persona en toda la red. Nota: idealmente tampoco debería cambiar para la misma persona con el tiempo.
- Formato y valores: un XID puede ser un valor numérico (como un ID de empleado o número de teléfono de tu sistema de RRHH o nómina) o una dirección de correo electrónico.
- Permanencia: una vez asignado, un XID nunca debe cambiar. Si el XID de un usuario cambia, el sistema ya no puede identificar de forma única a ese usuario.
- Propósito: Speakap usa el XID como ancla principal para aplicar actualizaciones, cambios y acciones de sincronización a la cuenta de usuario correcta.
Cómo funciona el XID con User Sync
User Sync depende completamente del XID para la gestión automatizada de usuarios. Cuando tu sistema de RRHH envía datos a Speakap, la sincronización revisa el XID para decidir qué hacer:
- Si el XID es nuevo: el sistema crea una nueva cuenta y envía una invitación, o crea una cuenta SSO.
- Si el XID existe: el sistema aplica mutaciones (actualizaciones) a esa cuenta, como un nuevo título laboral o un traslado a una ubicación, departamento y/o grupo diferente.
- Si falta un XID en el archivo de RRHH: el sistema concluye que el empleado se ha ido y lo elimina de la red. Nota: la cuenta se suspende por 30 días, y durante ese tiempo puede recuperarse. La recuperación funciona en ambos sentidos: la sincronización reconecta a un empleado que regresa mediante su XID (la opción "Permitir cambio de XID en reactivación" cubre los casos donde el identificador cambió), y volver a invitar al usuario con la misma dirección de correo electrónico también restaura la cuenta. Después de 30 días, debe crearse una nueva cuenta. Consulta Qué sucede con una cuenta cuando un usuario es eliminado.
Cómo buscar un XID
Los administradores de la red pueden consultar el XID de un usuario directamente en la plataforma:
- Ve a Configuración de red y selecciona la pestaña Usuarios.
- En la barra de búsqueda, puedes buscar específicamente por XID escribiendo XID: seguido del identificador (por ejemplo, XID:12345).
- Haz clic en el nombre del usuario para abrir los detalles de su perfil.
- Mira en la parte inferior izquierda de la ventana del perfil para ver el XID asignado.
Cómo vincular o editar un XID manualmente
Si un usuario fue creado manualmente y ahora necesita vincularse a User Sync, o si se ingresó un identificador incorrecto, puedes editar el XID:
- Ve a Configuración de red > Usuarios.
- Busca al usuario por nombre o dirección de correo electrónico y haz clic para abrir su perfil.
- Haz clic en el icono de lápiz junto a sus detalles actuales para entrar en modo edición.
- Introduce el valor correcto en el campo XID y presiona Enter en tu teclado.
- Haz clic en OK para confirmar y guardar.
Advertencia: cambiar el XID de un usuario que ya forma parte de una sincronización activa puede causar que se cree una cuenta duplicada durante la próxima ejecución de la sincronización. Siempre coordina los cambios de XID con tu equipo de TI o datos de RRHH. Si el XID que ingresas no es único, verás un mensaje de error.
Actualizaciones automatizadas comunes (mutaciones)
Gracias a que el XID proporciona un ancla estable, User Sync puede automatizar estas tareas diariamente con seguridad:
- Invitar a nuevos empleados.
- Eliminar a empleados antiguos.
- Agregar y eliminar usuarios de Unidades de Negocio y Departamentos.
- Agregar y eliminar usuarios de Grupos.
- Asignar o actualizar Roles de Red y permisos locales (administrador/miembro).
¿Sigues atascado?
Envíanos un correo electrónico a technicalimplementations@speakap.nl con el nombre de tu red, el XID del usuario y lo que intentas cambiar, y te ayudaremos.