Resumen: User Sync es una herramienta de automatización que mantiene tu red Speakap alineada con tus registros de RRHH. Esta guía es para administradores, equipos de TI y RRHH que quieran entender qué hace User Sync: invitaciones automáticas, actualizaciones de perfil, transferencias departamentales y eliminaciones de cuentas.
¿Por qué usar User Sync?
Una buena gestión de usuarios es la base de una red Speakap exitosa. La gestión manual funciona bien para organizaciones pequeñas, pero las empresas más grandes necesitan algo que escale. User Sync elimina el trabajo de invitar manualmente a cada nuevo empleado y actualizar los perfiles cada vez que alguien cambia de rol.
Al automatizar estos procesos, te aseguras de que:
- Los nuevos empleados sean invitados a la red en su primer día.
- Las transferencias internas obtengan automáticamente acceso al Feed, base de conocimientos, archivos, noticias y más de su nueva ubicación, departamento y/o grupo.
- Los empleados que salen pierdan inmediatamente el acceso a la plataforma cuando dejan la empresa, manteniendo segura tu red.
Cómo funciona
User Sync actúa como un puente entre tu sistema de RRHH (la "fuente de verdad") y Speakap. Revisa periódicamente tus registros de empleados y traduce los cambios en acciones dentro de tu red.
Se basa en dos componentes principales:
- El registro de empleados: una exportación de datos o feed API desde tu herramienta de RRHH con todos los empleados activos y sus datos organizacionales (por ejemplo: ID de tienda, nombre de departamento, función).
- Reglas de mapeo: lógica que indica a Speakap cómo interpretar tus datos de RRHH. Por ejemplo: "Si un empleado tiene el ID de Departamento '102' en el sistema de RRHH, colócalo en el departamento 'Cadena de Suministro' en Speakap."
Para un recorrido completo por el panel de User Sync y sus configuraciones, consulta Una guía paso a paso de User Sync y sus opciones.
Acciones automatizadas clave
Una vez configurado, User Sync gestiona estas etapas del ciclo de vida:
- Incorporación: detecta nuevos registros y envía invitaciones por correo electrónico o SMS (si está configurado), o crea credenciales para invitaciones imprimibles.
- Mutaciones: si los datos de un empleado cambian (un cambio de nombre, un nuevo título de trabajo, un traslado a otra ubicación), User Sync actualiza su perfil en Speakap y ajusta sus membresías en grupos.
- Desvinculación: cuando un empleado ya no aparece en el registro de empleados activos, User Sync elimina o anonimiza automáticamente su cuenta según las preferencias de tu red. Nota: la cuenta se mantiene suspendida durante 30 días en caso de que necesites recuperarla. Dentro de ese período, la reactivación funciona en ambas direcciones: en redes User Sync la cuenta está anclada al XID (con la opción "Permitir cambio de XID en reactivación" si el identificador cambió), y volver a invitar al usuario con el mismo correo electrónico también restaura la cuenta. Consulta Qué sucede con una cuenta cuando un usuario es eliminado.
Mejores prácticas para la implementación
- Evita cambios manuales. Cuando User Sync está activo y agregas usuarios manualmente a unidades organizativas adicionales en Speakap, esas membresías adicionales no se sobrescribirán durante la siguiente sincronización. Por ejemplo, puedes añadir manualmente a un usuario a una Unidad de Negocio o Departamento adicional si coincide con su realidad laboral; User Sync no gestionará esas adiciones manuales. Es bueno saber: no puedes eliminar manualmente membresías que son gestionadas por User Sync. Solo las actualizaciones en tu sistema de RRHH cambian la Unidad de Negocio principal, Departamento y Grupos en Speakap.
- Mantén los datos consistentes. Asegúrate de que los nombres organizacionales o IDs en tu sistema de RRHH coincidan exactamente con las reglas de mapeo en la configuración de User Sync. Cuanto más limpios estén tus datos de RRHH, mejor se reflejarán en Speakap.
- Monitorea la sincronización. Revisa regularmente tus informes de sincronización para detectar usuarios que no pudieron ser procesados por datos faltantes (como una dirección de correo electrónico, nombre o código de departamento no reconocido).
¿Aún tienes dudas?
Envíanos un correo a technicalimplementations@speakap.nl con el nombre de tu red y tu pregunta sobre la configuración o el uso de User Sync, y te ayudaremos.