Resumen: Esta guía es para administradores y administradores de TI que desean conectar Speakap con UKG Dimensions. Con la integración, los empleados pueden ver su turno de trabajo actual, enviar solicitudes de intercambio de turno, aceptar solicitudes de intercambio de turno de colegas y tomar turnos abiertos, todo desde dentro de Speakap.
Qué hace la integración
La integración de UKG Dimensions trae tu horario de UKG a Speakap. Tomemos ACME Retail, una empresa ficticia que planifica todos los turnos de tienda en UKG Dimensions. Con la integración habilitada, los empleados de las tiendas de ACME abren Speakap y:
- Ven su horario de trabajo personal.
- Envían una solicitud de intercambio de turno para un turno futuro.
- Aceptan una solicitud de intercambio de turno que un colega ha enviado.
- Toman un turno abierto que un gerente ha puesto a disposición.
Qué necesitas antes de comenzar
Para instalar la integración, se requieren las siguientes credenciales de tu organización y UKG:
- URL del portal UKG
- Clave de la aplicación
- ID de cliente
- Secreto del cliente
- Nombre del subtipo de solicitud
Una cosa más para saber: no es posible compartir cuentas en esta integración. Cada usuario inicia sesión con su propia cuenta UKG.
Paso 1: Establecer el período de visibilidad del empleado en UKG
Para que la funcionalidad de intercambio de turnos funcione como se espera, ciertas configuraciones de período de visibilidad deben configurarse en UKG para el subtipo de solicitud de turno vinculado a la integración (el mismo subtipo que ingresas en el Paso 4).
- Inicia sesión en tu entorno UKG como administrador.
- Selecciona Períodos de visibilidad del empleado en el menú.
- Revisa los períodos de visibilidad asignados al subtipo de solicitud de turno abierto que estás usando para la integración. Necesita estas configuraciones:
- Todo el hogar para la consulta del empleado.
- Cualquier hora y Cualquier fecha para todas las columnas de fecha y hora.
- Si esa línea no existe, crea el período de visibilidad haciendo clic en Agregar período en la parte superior izquierda.
- Crea el nuevo período con los valores descritos en el paso 3.
Paso 2: Configurar los ajustes de la aplicación en Speakap
En los ajustes de la aplicación de la integración UKG Dimensions en Speakap:
- General: Ingresa el ID de inquilino y la URL de UKG Dimensions.
- Credenciales: Ingresa la clave de la aplicación UKG Dimensions, el ID de cliente y el secreto del cliente.
- Intercambios de turno: Habilita los intercambios de turno si deseas usarlos. Si está habilitado, ingresa el Nombre del subtipo de solicitud de UKG que regula los ajustes para intercambios de turno en Speakap.
- Turnos abiertos: Habilita los turnos abiertos si deseas usarlos. Si está habilitado, ingresa el Nombre del subtipo de solicitud de UKG que regula los ajustes para turnos abiertos en Speakap. También se requiere una cuenta de administrador (nombre de usuario y contraseña) aquí, para que Speakap pueda recuperar los turnos abiertos.
- Haz clic en guardar.
Paso 3: Los empleados inician sesión
Después de configurar los ajustes de la aplicación, los usuarios hacen clic en UKG en el menú de Speakap e inician sesión con su propio nombre de usuario y contraseña de UKG. La sesión dura 2 semanas y se actualiza cada vez que el usuario está activo al menos una vez cada 2 semanas, por lo que en la práctica el usuario permanece conectado.
Una vez que un usuario inicia sesión, el botón de inicio de sesión desaparece y se muestra su horario personal.
Cómo funcionan los intercambios de turno
Los intercambios de turno deben estar habilitados en los ajustes de la aplicación (Paso 2). Así es como funciona en nuestra ficticia ACME Retail:
- Un empleado abre la integración UKG en Speakap (primera pestaña en la parte superior), hace clic en la i en un turno futuro y elige intercambiar ese turno con alguien elegible para el intercambio.
- El empleado selecciona el turno con el que quiere intercambiar.
- El colega programado para el turno original recibe una notificación de solicitud de intercambio.
- Todas las solicitudes de intercambio se muestran en la sección Intercambios de turno (segunda pestaña en la parte superior).
- Una vez aprobados, ambos horarios se actualizan automáticamente para reflejar el intercambio. Si dos colegas de ACME intercambian sus turnos del viernes y sábado, ambos ven el cambio en su horario de inmediato.
Cómo funcionan los turnos abiertos
Los turnos abiertos deben estar habilitados en los ajustes de la aplicación (Paso 2).
- Un gerente elimina a un usuario del horario en UKG. Esto crea un turno abierto.
- Las personas elegibles reciben una notificación en Speakap y ven el turno abierto en la integración UKG (tercera pestaña). Los turnos abiertos que un usuario ve dependen de los ajustes.
- El usuario toma el turno en el resumen de turnos abiertos y ve una confirmación si fue exitoso.
- El horario se actualiza automáticamente. En ACME Retail, un turno que un gerente abrió el martes por la mañana puede ser tomado por otro empleado de la tienda en minutos, directamente desde Speakap.
¿Aún tienes problemas?
Envíanos un correo electrónico a technicalimplementations@speakap.nl con el nombre de tu red, la URL de tu portal UKG y una descripción de dónde se atasca la configuración, y te ayudaremos.