Resumen: El selector de destinatarios es la pantalla que usas para elegir a quién se asigna una tarea. Esta guía explica cómo funciona el selector, sus restricciones de selección y cómo usar la carga CSV.
1. Para qué sirve el selector de destinatarios
El selector de destinatarios es donde eliges los asignados de tu tarea. Tanto las tareas individuales como las compartidas permiten seleccionar múltiples entidades, pero lo que sucede con esas selecciones difiere según el tipo de tarea. Para una explicación completa de tareas individuales versus tareas compartidas, consulta Cómo crear una tarea.
2. Las tres secciones del selector de destinatarios
La pantalla del selector está dividida en tres secciones, organizadas de izquierda a derecha:
| Tipos de audiencia (izquierda) | Personas (medio) | Tu selección (derecha) | |
| Qué muestra | Una barra de búsqueda y cuatro pestañas: Regiones, Equipos, Todos los grupos, Mis grupos. Bajo cada pestaña, una lista con casillas de verificación que comienza con Toda la Red (icono de globo, conteo total de miembros), seguida por Unidades de Negocio y Departamentos Locales, cada uno con una casilla, un icono, un conteo de miembros y una flecha para expandir. | Una barra de búsqueda y un encabezado que dice "Personas de [nombre]", listando los miembros individuales de la Unidad de Negocio, Departamento Local, Equipo o grupo que esté abierto en la sección izquierda. | Cada audiencia, departamento, equipo o persona que hayas seleccionado, cada uno con un icono de X al lado, además de un enlace "Borrar todo". Un icono "+" (archivo) en la parte superior abre la carga CSV/XLSX. |
| Qué haces allí | Explora o busca la Unidad de Negocio, Departamento Local, Equipo o grupo al que quieres asignar la tarea, y márcalo para seleccionarlo. | Marca o desmarca personas individuales para afinar exactamente quién de esa lista recibe la tarea. No es obligatorio seleccionar primero un grupo; puedes seleccionar solo personas directamente desde esta sección. | Revisa todo lo que has seleccionado hasta ahora, elimina elementos individuales con la X, borra toda la selección o sube un archivo para seleccionar masivamente Unidades de Negocio o Departamentos Locales. |
En la parte inferior de la pantalla, haz clic en Volver o Descartar cambios para salir sin guardar tu selección, o haz clic en Aplicar para confirmarla. Aplicar permanece deshabilitado hasta que se seleccione al menos un destinatario.
3. Cómo afecta la selección de una Unidad de Negocio o Departamento Local a lo que está debajo
Marcar la casilla junto a una Unidad de Negocio o Departamento Local selecciona toda esa unidad como destinataria, y automáticamente selecciona también todo lo que contiene:
- Cualquier departamento o equipo dentro de ella aparece como elementos desplegables justo debajo en la sección izquierda, y también se marcan automáticamente.
- Cada persona individual dentro de ella aparece marcada en la lista de personas de la sección central.
- La unidad en sí, junto con cualquier departamento o equipo dentro de ella, aparecen como elementos separados en la sección de Selección a la derecha.
Puedes afinar esto después: desmarca un departamento, equipo o persona específica mientras dejas todo lo demás seleccionado. La unidad que seleccionaste originalmente permanece seleccionada aunque hayas quitado algún elemento debajo de ella.
Puedes eliminar cualquier elemento seleccionado haciendo clic en la X junto a él en la sección de Selección, o desmarcándolo nuevamente donde aparezca en la sección izquierda o central.
4. Restricciones de selección
Algunas combinaciones no están permitidas al construir tu lista de destinatarios:
- Los grupos secretos no pueden combinarse con nada más. Si seleccionas un grupo secreto, debe ser el único destinatario de la tarea. No puedes agregar un grupo secreto junto con otra persona, grupo, Unidad de Negocio o Departamento Local.
- Toda la Red no puede combinarse con nada más. Seleccionar Toda la Red como destinatario también es exclusivo: no puedes seleccionar Toda la Red junto con ninguna otra audiencia específica.
- No puedes seleccionarte a ti mismo junto con otros destinatarios. Una tarea asignada a "ti mismo" debe ser exclusivamente para ti. Relacionado con esto: si asignas una tarea a un grupo del que eres miembro, no recibirás esa tarea tú mismo. La asignación de tareas a grupos excluye al creador, así que ten esto en cuenta si formas parte del grupo al que asignas y esperas también recibir una copia de la tarea.
5. Selección masiva con un archivo CSV, XLSX o TXT
En lugar de marcar casillas manualmente, puedes subir un archivo para seleccionar múltiples Unidades de Negocio o Departamentos Locales a la vez.
- Haz clic en el icono "+" (archivo) en la parte superior de la sección de Selección para abrir la opción de carga.
- Verás dos botones de carga separados: uno para subir Unidades de Negocio, otro para subir Departamentos Locales.
- El archivo debe ser CSV, XLSX o TXT, codificado en UTF-8, y contener una lista con los nombres exactos de las Unidades de Negocio o Departamentos Locales que quieres seleccionar.
- Esta carga solo funciona para Unidades de Negocio y Departamentos Locales. No puede usarse para seleccionar masivamente personas o grupos.
- Una vez subido el archivo, cada entrada en él se selecciona automáticamente. Aún puedes agregar o eliminar elementos manualmente después para ajustar el resultado.
- Después de que la carga termine, el selector te muestra cuántas coincidencias se encontraron. Usa esto para verificar si algún nombre en tu archivo no coincidió con nada en tu red, para que puedas corregir y volver a subir si es necesario.
- Esta función se habilita bajo solicitud. Contacta al soporte de Speakap en support@speakap.com para activarla en tu red.
- Esta carga está disponible solo en la web. No está disponible en las aplicaciones móviles.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no puedo seleccionar un grupo secreto junto con otras personas?
Los grupos secretos deben ser el único destinatario de una tarea. Si necesitas notificar también a otras personas o grupos, crea una tarea separada para ellos.
Si asigno una tarea a un grupo en el que estoy, ¿por qué no recibo la tarea yo también?
La asignación de tareas a grupos excluye automáticamente al creador, incluso si eres miembro de ese grupo. Asigna una tarea separada a ti mismo individualmente si también quieres una copia personal.
¿Puedo usar la carga CSV para seleccionar personas individuales?
No. La carga CSV/XLSX solo funciona para seleccionar masivamente Unidades de Negocio o Departamentos Locales. Las personas y grupos siempre deben seleccionarse manualmente en el selector.
Los botones de carga masiva no aparecen para mí. ¿Por qué?
Esta función se habilita bajo solicitud y no está activada por defecto. Contacta al soporte de Speakap para solicitarla para tu red.
¿Aún tienes dudas?
Envíanos un correo a support@speakap.com con el nombre de tu red, lo que intentabas seleccionar y una captura de pantalla, y te ayudaremos.