Resumen: Esta guía explica quién puede crear, asignar, ver y gestionar tareas en Speakap: los niveles de permiso predeterminados, la configuración de grupo/Unidad de Negocio que permite a los miembros regulares gestionar tareas para su propio grupo, y las cinco opciones de permisos de tareas que los Administradores de Red pueden asignar a través de roles. Está dirigida a Administradores de Red y administradores de Unidad de Negocio, Departamento o grupo.
1. Niveles de permiso predeterminados
- Todos: pueden crear una tarea para sí mismos. Esta capacidad personal de tareas no está vinculada a ningún permiso de administrador.
- Administradores de Red: pueden ver, asignar, editar y eliminar cualquier tarea asignada en la red, ya sea asignada por ellos u otros a individuos, unidades de negocio, departamentos o grupos.
- Administradores de unidad de negocio y administradores de grupo: tienen el mismo control total — ver, asignar, editar, eliminar — dentro de su propio ámbito, es decir, su unidad de negocio o grupo.
Para una explicación completa del selector de destinatarios y cómo seleccionar un grupo afecta a las personas debajo de él, consulte: Uso del selector de destinatarios en tareas
2. Permitir que los miembros del grupo gestionen tareas para su propio grupo
Por defecto, solo los administradores pueden asignar, editar o eliminar tareas para un grupo, Unidad de Negocio o Departamento Local. Un Administrador de Red o el administrador del grupo/Unidad de Negocio correspondiente pueden permitir que todos los miembros regulares de esa unidad específica lo hagan:
- Vaya al grupo, Unidad de Negocio o Departamento Local.
- Haga clic en Configuración, luego en Gestionar grupo (o la opción equivalente para una Unidad de Negocio o Departamento Local).
- Abra la pestaña Preferencias.
- Bajo “Asignación de tareas,” active “Los miembros de este grupo pueden ver, asignar, editar y eliminar tareas para todo el grupo.”
Una vez activado, cada miembro de esa unidad obtiene los mismos permisos de tarea que sus administradores: pueden ver todas las tareas creadas para el grupo, incluso las que no están asignadas a ellos, y pueden asignar, editar y eliminar cualquiera de ellas.
Esta configuración se aplica a un grupo, Unidad de Negocio o Departamento a la vez — actívela por separado para cada unidad donde desee que los miembros tengan este acceso.
3. Permisos de tareas en roles (a nivel de red)
La configuración anterior solo afecta a un grupo a la vez. Para permisos de tareas a nivel de red y usuario, los Administradores de Red pueden configurar esto como parte de un rol:
Vaya a Configuración de red > Roles, abra un rol y seleccione la pestaña Tareas. Bajo “¿Qué acciones están permitidas?” elija cualquier opción que desee asignar a ese usuario — estas no son mutuamente excluyentes.
| Opción | Qué puede hacer el rol |
| Ver, asignar y gestionar cualquier tarea asignada a un grupo, Unidad de Negocio o Departamento completo. | Los usuarios con este rol pueden crear tareas para cualquier grupo en la red. Primero deben seleccionar un grupo, Unidad de Negocio o Departamento como ámbito — al hacerlo, se seleccionan automáticamente todos los miembros, y luego pueden deseleccionar personas específicas, pero no pueden elegir personas individuales sin seleccionar primero un grupo. Pueden ver, editar y eliminar cualquier tarea asignada a un grupo en cualquier parte de la red. |
| Ver, asignar y gestionar cualquier tarea asignada a cualquier individuo en toda la red. | Los usuarios con este rol asignan tareas a individuos en lugar de a grupos, y pueden ver y gestionar cualquier tarea asignada a un individuo en toda la red. No pueden navegar ni seleccionar grupos en el selector de destinatarios — solo los grupos que administran personalmente (o sobre los que tienen otros permisos) son visibles para ellos. Debido a que este rol solo puede dirigirse a individuos, no puede usarse para crear tareas Compartidas, ya que estas están reservadas para grupos. |
| Asignar tareas a individuos en toda la red. Ver y gestionar solo tareas asignadas o creadas por ellos. | Los usuarios con este rol pueden asignar tareas a individuos, pero sin permisos de gestión sobre las tareas de otras personas — un usuario con este rol solo ve y gestiona las tareas que él mismo creó. Al igual que esa opción, no puede usarse para crear tareas Compartidas, ya que no puede dirigirse a grupos. |
| Asignar tareas a grupos completos, Unidades de Negocio o Departamentos. Ver y gestionar solo tareas asignadas o creadas por ellos. | Los usuarios con este rol pueden asignar tareas a grupos, Unidades de Negocio o Departamentos, pero sin permisos de gestión sobre las tareas de otras personas — un usuario con este rol solo ve y gestiona las tareas que él mismo creó. |
| Asignar tareas solo a toda la red. Ver y gestionar solo tareas asignadas o creadas por ellos. | Los usuarios con este rol solo pueden asignar tareas con toda la red como destinatario, no grupos o individuos específicos. En el selector de destinatarios, solo pueden navegar y seleccionar grupos que administran personalmente. No tienen permisos de gestión sobre las tareas de otras personas — solo las propias. |
Puede asignar estos permisos a cada usuario según considere apropiado combinándolos. Cada opción que seleccione aquí se combina con otras selecciones, así como con los permisos de grupo o Unidad de Negocio descritos en el punto 2.
Ninguna de estas cinco opciones de rol otorga permiso para gestionar tareas asignadas a toda la red como destinatario — la gestión de tareas a nivel de red sigue siendo exclusiva de los Administradores de Red completos.
Para entender cómo funcionan los roles y permisos en general, incluyendo cómo crear y asignar un rol, consulte: Creación y gestión de roles y permisos
Para otorgar a alguien derechos de administrador sobre un solo grupo, Unidad de Negocio o Departamento en lugar de un rol a nivel de red, consulte: Asignación de administradores de elementos - Otorgar a los usuarios más o menos derechos
Preguntas frecuentes
¿Qué usuarios no pueden seleccionar personas individuales directamente desde la pestaña Personas?
Los Administradores de Red, los usuarios con permisos de tareas otorgados a través de un rol, y los administradores de Unidad de Negocio o grupo deben seleccionar un ámbito antes de elegir personas individuales. Ninguno de ellos puede ir directamente a la pestaña Personas y buscar a alguien — primero deben seleccionar su Unidad de Negocio, Departamento Local o grupo como ámbito. Desde ahí, pueden afinar la selección hasta personas individuales.
¿Quién puede cambiar los permisos de tareas?
Solo los Administradores de Red pueden cambiar los permisos de tareas — tanto la configuración a nivel de grupo “los miembros pueden gestionar tareas para todo el grupo” como las opciones de rol a nivel de red.
¿Puede un administrador de Unidad de Negocio o grupo asignar una tarea directamente a una persona específica sin seleccionar primero un grupo?
No. Los administradores de Unidad de Negocio y grupo deben seleccionar primero su Unidad de Negocio, Departamento Local o grupo como ámbito. Desde ahí pueden deseleccionar personas individuales, pero no pueden seleccionar a alguien directamente desde la pestaña Personas sin pasar primero por un grupo.
¿Por qué algunos roles no pueden crear tareas Compartidas?
Las tareas Compartidas necesitan un grupo, ya que un miembro completa la tarea en nombre de todos los que están en él. Los roles que solo pueden asignar tareas a individuos, no a grupos, no pueden crear tareas Compartidas por esta razón.
¿Aún tienes dudas?
Envíanos un correo a support@speakap.com con el nombre de tu red, el rol o grupo involucrado y una captura de pantalla, y te ayudaremos.