Resumen: Archivar elimina una tarea de tu lista activa sin borrarla, para que tu espacio de trabajo sea fácil de revisar. Cualquier persona con permiso de gestión sobre una tarea puede archivarla manualmente, y los administradores también pueden configurar el archivado automático según los días transcurridos desde la fecha de vencimiento. Las tareas archivadas siguen siendo totalmente accesibles en un Archivo específico, pero una vez archivada una tarea, nunca se puede desarchivar.
1. Qué hace el archivado
El archivado te permite quitar de tu lista de tareas activas las tareas que ya no son relevantes, para que sea más fácil encontrar lo que necesitas hacer ahora mismo. Una tarea archivada no se elimina: pasa a un Archivo separado, donde permanece disponible para búsquedas y es totalmente accesible.
Cualquier persona con permiso de gestión sobre una tarea puede archivarla manualmente. Los administradores también pueden configurar el archivado automático, para que las tareas antiguas se archiven automáticamente después de un número determinado de días desde la fecha de vencimiento (consulta la sección 5).
2. Cómo archivar una tarea manualmente
Si tienes permiso de gestión sobre una tarea, puedes archivarla desde la web o el móvil:
- Abre el menú de tres puntos en la tarjeta de la tarea o desde la vista de detalles de la tarea.
- Selecciona Archivar.
- Confirma en la ventana emergente. El archivado no se puede deshacer más adelante, por lo que se te pedirá que confirmes antes de continuar.
- Después de confirmar, seguirás viendo la opción Deshacer durante un breve periodo: en la esquina superior derecha de la pantalla en la web o en una notificación emergente en el móvil. Úsala si archivaste una tarea por error.
Cuando la opción Deshacer desaparezca, la tarea quedará archivada permanentemente. Nunca se podrá desarchivar.
Consejo profesional: si la necesitas de nuevo, duplícala (consulta la sección 3).
Una vez archivada una tarea, su vista de detalles muestra un banner en la parte superior que confirma que está archivada y que su estado ya no se puede cambiar ni desarchivar.
3. Qué puedes seguir haciendo con una tarea archivada
Una tarea archivada no queda bloqueada. Aún puedes:
- Comentar en ella.
- Editarla, según tus permisos de gestión habituales.
- Eliminarla, si ya no necesitas conservar el registro.
- Duplicarla: es la mejor manera de reutilizar una tarea archivada que siga siendo relevante. Al duplicarla, se crea una tarea nueva y activa con el mismo contenido y las mismas personas asignadas de forma predeterminada; puedes editar todo esto antes de guardarla. La copia no conserva el progreso ni los comentarios originales; comienza desde cero.
4. Cómo encontrar el Archivo
En la web, el Archivo se encuentra en la parte inferior del panel de navegación de Tareas, debajo de Asignadas a mí, Creadas por mí y Todas las tareas.
En el móvil, encuéntralo en el menú de navegación desplegable situado en la parte inferior de la pantalla de Tareas.
Dentro del Archivo, puedes buscar y filtrar exactamente como lo harías en tu lista de tareas habitual.
5. Buscar en el Archivo de tareas
La búsqueda dentro del Archivo funciona igual que la búsqueda de tareas en cualquier otro lugar: el mismo orden de relevancia, la misma tolerancia a errores tipográficos y el mismo comportamiento de los filtros. La única diferencia es el alcance: la búsqueda del Archivo está completamente separada de la búsqueda de tareas activas. Buscar en tu lista de tareas activas nunca mostrará una tarea archivada, y buscar dentro del Archivo nunca mostrará una tarea activa. Para encontrar una tarea archivada, debes buscar desde el propio Archivo.
6. Configurar el archivado automático
El archivado automático permite que las tareas antiguas salgan de la lista activa sin que nadie tenga que archivarlas manualmente. Para configurarlo:
- Ve a Configuración.
- Abre Gestión de tareas.
- Establece el número de días después de la fecha de vencimiento tras el cual quieres que se archiven las tareas.
Puedes personalizar este valor entre 1 y 365 días, que también es el valor predeterminado.
Nota: Cuando cambies la configuración, las tareas que superen el plazo de archivado automático se archivarán durante la noche, no de inmediato.
Las tareas sin fecha de vencimiento nunca se archivan automáticamente. En su caso, solo se aplica el archivado manual.
Preguntas frecuentes
¿Puedo desarchivar una tarea?
No. El archivado es permanente. Si necesitas volver a utilizar el contenido de una tarea archivada, duplícala para crear una tarea nueva y activa.
¿Al duplicar una tarea archivada se recuperan sus comentarios o su progreso?
No. Una copia es una tarea nueva con el mismo contenido y, de forma predeterminada, las mismas personas asignadas. Al duplicar una tarea archivada, puedes editar el contenido y las personas asignadas como quieras. La nueva tarea comienza sin comentarios ni progreso, independientemente del estado que tuviera la original cuando se archivó.
¿El archivado automático archivará una tarea que no tenga fecha de vencimiento?
No. El archivado automático solo se aplica a las tareas con fecha de vencimiento. Las tareas sin fecha de vencimiento permanecen en la lista activa hasta que alguien las archive manualmente.
¿Sigues teniendo problemas?
Escríbenos a support@speakap.com con el nombre de tu red y la tarea sobre la que preguntas, y te ayudaremos.